会議の資料をわざわざ出力 「紙への郷愁」そろそろやめませんか：その作業ムダムダ（2/3 ページ）

[元山文菜，ITmedia]

　また、外出先で急に資料が必要になったときにも職場に「紙」で保管されている場合には、わざわざ取りに行くか諦めるしか方法が残されていません。

　紙代、印刷代、印刷機器の費用、保管するためのスペース費用、ファイル代にホッチキス代に、郵送費、印紙税、そしてそれらを作成したり購入するのにかかる私たちの人件費……。多大なコストがかかっています。盗難や災害でなくなったりなどのセキュリティ面での不安も残ります。

　そして、いつでもどこでも閲覧できない働き方への制約も無視できません。

（提供：ゲッティイメージズ）

　どうでしょうか、「わざわざ出力」は私たちを苦しくさせるムダ作業だと言わざるを得ません。

　オフィスで働く私たちの仕事は驚くほど変化しています。その大きな理由は新しいソフトウェア製品やサービスが業務のプロセスに使われるようになったからです。

　ソフトウェアとは、凄く簡単に言うとパソコンやスマホなどを動かすプログラムです。目に見えて存在しているものではありません。

　WindowsやChromeなどから、ExcelやWordなどの書類作成ソフト、Outlookなどのメールソフト、会計アプリ、顧客管理アプリなど、無数に存在しています。とにかく手に取って触ることができないものをイメージしてください。

　ソフトウェアと反対に存在するのがハードウェアです。

　パソコンやスマホ、キーボードやプリンターなどの物理的に存在する機器のことで、手に取って触れることができます。ハードウェアだけがあっても何もできません。それを動かすために、必要不可欠なのがソフトウェアです。

　1970年代にパソコンが登場してオフィスワークの仕事はどんどん変化していきました。沢山のソフトウェアが登場して仕事に活用される流れは留まることを知りません。毎日のようにクラウド型のソフトウェア（SaaS）が、どこかで登場しては消えていっています。

　これにより、手作業による繰り返し作業はどんどん自動化できるようになりました。同時に起こっている大きな変化として、大量のデータが集められるようになったことがあります。そして、そのデータをバクバクと食べて学習する人工知能（AI）が出現しました。

　今までの「紙」へのこだわりを持ったままでは現代の仕事についていけません。そんなことを言っている場合ではないというのが正直なところです。「紙」にこだわった仕事の進め方は、ソフトウェアが業務プロセスの根幹となっている現代とは完全に相性が悪いのです。