Excelとどう違う？ Canvaの新機能「スプレッドシート」で業務を効率化する方法：その悩み、生成AIが解決（1/2 ページ）

[酒井麻里子，ITmedia]

連載：その悩み、生成AIが解決

アイデアが浮かばない、こんな無駄な作業なくしたい――。ビジネスパーソンを悩ませる日々のさまざまな困りごと、ChatGPTに聞いてみませんか？　ITジャーナリストの酒井麻里子氏がプロンプトの書き方を伝授する。

Q．データを入れたプレゼン資料を作るのに手間がかかります。楽に制作できるAIツールはありますか？

　デザイン性の高いスライドや画像を制作できるツールとして定評のあるCanvaに、新たにスプレッドシート機能が搭載された。AIを使って作業を効率化できる機能も装備され、表計算ツールの新たな選択肢の一つとなりそうだ。

Canvaの新機能「スプレッドシート」のメリットは？　写真はイメージ（ゲッティイメージズ）

著者プロフィール：酒井麻里子（さかい・まりこ）

ITジャーナリスト／ライター。生成AIやXR、メタバースなどの新しいテクノロジーを中心に取材。その他、技術解説やスマホ・ガジェットなどのレビューも。著書に『趣味のChatGPT』（理工図書）、『先読み！IT×ビジネス講座ChatGPT』（共著・インプレス）など。Yahoo!ニュース公式コメンテーター。株式会社ウレルブン代表。XRと最新テクノロジーのWEBマガジン「TechComm-R」運営。

スライドとスプレッドシートを一元管理できる

　Canvaスプレッドシートが、ExcelやGoogleスプレッドシートと大きく異なるのは、「スライドの1ページとして、シートを挿入できる」点にある。

　プレゼンスライドの中に表やグラフを入れる場合、一般的には、Excelで作成したものをPowerPointに埋め込んだりコピー＆ペーストしたりするなど、2つのツールをまたぐ作業が必要になる。

　一方で、Canvaで新たに採用された「ビジュアルツールキット2.0」と呼ばれるフォーマットでは、スライドや文書、スプレッドシートといった形式の異なるコンテンツを1つのファイルとして管理できる。

　作業中のスライド内で、「ページタイプを追加」から「スプレッドシート」を選べば、表計算のシートが表示される。スライドを作成している画面から移動することなく、データを扱えるというわけだ。

スライド内の1ページとして、スプレッドシートを挿入できる

　もちろん、通常の表計算ツールのように単体のスプレッドシートとして使うことも可能だ。その場合は、ファイルを新規作成する段階で「スプレッドシート」を選べばよい。

表作成もグラフ化もAIで自動化

　Canvaのスプレッドシートは、AIを活用して作業を効率化できる機能が多数導入されている。表を新規作成するときは「アクション」ボタンから「表を作成する」を選び、作りたいものを指示すれば、目的に合った項目名やデータ形式が設定されたシートが提案される。

　この際、「消費税を外税で計算する請求書」や「東京、大阪、名古屋、福岡の拠点別の、2024年の月別売上表」のように、必要な要素や項目を具体的に指定するとよい。手作業で項目名を入力したり、表示形式を指定したりすることなくベースとなる表のフォーマットを準備できるので大変便利だ。

作りたい表をテキストで指示すればフォーマットが提案される

　データを元にグラフを作成する場合には、「マジックグラフ」を利用する。対象となるデータを選択した状態で、「アクション」→「マジックグラフ」を選ぶと、そのデータに適した形式のグラフが生成される。

　グラフは表と同じページ内に追加することも、新しいページにスライドとして追加することも可能だ。

「マジックグラフ」からワンクリックでグラフを作成できる

　作成されたグラフは、表示する値や集計方法、ラベルの凡例表示の有無などを設定したり、色を変更したりといった編集が可能。設定画面のインターフェイスが分かりやすく、直感的に操作できるのもメリットだ。

表示対象の値やグラフの色のほか、凡例表示の有無などを設定可能

　新規ページに追加したグラフは通常のスライド同様に扱われるので、アニメーションを追加できる。グラフに対して個別に設定することも可能だが、スライドの全ページに自動でアニメーションを設定できるAI機能「マジックアニメーション」を使うと効率的だ。