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» 2005年09月02日 18時00分 公開

事例でみる!:グループウェア「desknet's」がもたらすアップ&ダウン (1/2)

ネオジャパンが提供するWebベースのグループウェア「desknet's」。そのdesknet'sが企業の抱えるさまざまな問題をどのように解決してくれるのか、いくつかの事例を見ながら紹介しよう。

[ITmedia]

 グループウェア(コラボレーションウェアとも呼ばれる)をご存じだろうか。その名前どおりネットワークを利用して複数のメンバーで情報を共有し、生産性をアップさせたりコストをダウンさせたりするものだ。

 グループウェアの概念は1960年代に米国で生まれた。いまでこそ多くの企業でグループウェアが活用されているが、実際に業務で使える製品が登場したのは1989年(Lotus Notes)である。その後、イントラネットの普及に合わせるように2000年ごろにはWebブラウザをインターフェイスに使うタイプのものが人気となっている。今回紹介する株式会社ネオジャパンの「desknet's」もWebベースのグループウェアだ。

 グループウェアが備える基本的な機能には、スケジュール管理、ワークフロー管理、文書管理、メール・Webメール、回覧板、電子会議室などがある。desknet'sは、これらを含め22の機能が備わっている。

 しかし、どんなに多機能であっても使いこなせなければ宝の持ち腐れ。グループウェアを導入する以上、業務効率や社員意識のアップ、経費や管理者の負担のダウンを目指したい。そのためにはどうしたらいいだろうか。

 答えは簡単。実際にdesknet'sを導入した企業が、どんな機能をどのように上手に使いこなしているのか知ることから始めよう。

メイン画面 desknet'sのメイン画面

情報を共有することで業務効率がアップ!

会議をしたくても社員はどこに?――
  スケジュール機能で解決!!

 放送局のA社では社員のスケジュール管理がまったくできずに頭を悩ませていた。それもそのはず、放送は早朝から深夜まで年中無休。社員の出社時間や休日もバラバラ、取材や撮影など外出も多い。いい番組をつくるためには事前の打ち合わせが重要なのに、会議のスケジューリングにはいつも難儀していた。

 desknet'sを導入するまでは、社員に対して参加可能な日程を確認するための回覧板を回していた。しかし、たくさんの書類にまぎれて回覧板がどこかへ行ってしまったり、長期外出の社員のところで止まってしまったりと非常に効率が悪かった。

 desknet'sのスケジュール機能を活用することで、社員の出社状況・外出の予定が把握できるようになり電話対応などもスムーズになった。懸案だった打ち合わせの召集も、社員の空き状況を検索して最適な時間を押さえることが可能となった。

申請書の承認は郵送で3週間後――
  ワークフロー機能で解決!!

 金属加工業のB社では、営業所や研究所、国内工場・海外工場から本社に対して承認が必要な書類を郵送で送っていた。スムーズに承認されたとしても日数が掛かっているのに、否認されてしまうと最終承認まで2〜3週間かかる結果に。

 B社では拠点間がVPNで接続されたのを機に、Webベースのdesknet'sを導入。申請書はワークフロー機能を利用することで、どんなに距離が離れていても一瞬で提出することが可能となった。

 申請した書類はただちに決裁されるようになった。ちなみに、承認者は以前よりも時間に余裕ができたため、否認を躊躇(ちゅうちょ)しなくなったとも……。

稟議書 ワークフローを活用することでスムーズに稟議書などの申請が行える

勤怠管理の集計が手に負えない!――
  タイムカード機能で解決!!

 印刷業のC社では、勤怠管理を打刻機で管理していた。社員の中には打刻機を使わずに手書きの勤怠報告をしてくる人も……。一番うんざりしていたのは、50人近い社員の勤怠管理データを表計算ソフトに手入力して管理する担当者だった。

 そこでdesknet'sを導入して、「ログインしたらタイムカードを打刻する」というルールを策定した。担当者はユーザーのデータをCSVにエクスポートするだけで集計・管理ができるようになり業務効率が格段にアップした。

業務手順の見直しで社員の意識がアップ!

ITスキルのレベルアップでキュリティも向上

 家電製造業のD社では社員のITスキルがマチマチだった。グループウェアの活用を考えると、まずスキルの高い人から使ってもらって……となりがちだが、これは下策。ITを使えない人がおいてけぼりになり、デジタルデバイドが開く一方だ。

 そこでD社では、ITに対してなじみが浅い部署からdesknet'sを導入し、習熟度に偏りがでないように工夫した。この結果、1〜2カ月後には全社的にITスキルが向上することに。さらにdesknet'sの導入に合わせて認証の二重チェックやパスワード管理の重要性といったセキュリティ意識も徹底教育した。

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