グループウェア「desknet's」がもたらすアップ＆ダウン：事例でみる！（2/2 ページ）

[ITmedia]

人の出入りが多くて業務引継ぎが間に合わない！
　　――電子会議室機能で解決!!

　出版業のE社は、会社が急成長と同時に社員も急増した。パートやアルバイトの入れ替わりも激しく、気が付けば業務の引継ぎができておらず風通しの悪い会社になっていた。

　そこで活用したのがdesknet'sの電子会議室機能だ。反響の大きかった広告事例、業種別の表現アプローチや実績など、ノウハウの共有がキモとなる広告制作関連の意見を活発に交換。新人やまったく別の業種の広告を担当することになった社員も、全国の拠点のどこかにいる“先輩”からノウハウを伝授してもらったのだ。

　いまでは電子会議室に「赤裸々告白部屋」を開設して、会社に対して考えていること、批判、要望などを率直にぶつけ合って、社員全員で会社をより大きく発展させようと一丸になっている。

さまざまな意見を出し合える電子会議室

ファイルサーバでの営業情報共有は限界――
　　レポート提出機能で解決!!

　医薬品製造業のF社では、ファイルサーバの共有フォルダを使って営業日報や販売実績グラフ、商品情報などを共有していた。既読／未読状況はエクセルを使って管理していたが、だれかがファイルを編集しているときに、ほかのユーザーは参照しかできなかった。さらに新情報が登録されても、メールや朝礼で通知しなくてはならないなど、手間が掛かっていた。

　desknet'sの導入を機に、営業日報は「全営業マンと全部門の課長職以上」にレポート提出機能を使って提出するルールが作られた。営業日報はPlan、Do、Check、Actionの項目が必須入力となった。こうしてITを使った“ほうれんそう（報告、連絡、相談）”が徹底されることに。

　営業活動状況を共有することで、営業マンは役員からの直接評価や同僚、他部署からのアドバイスを得られるようになった。これが励みになり、さらなる営業の拡大につながっているだけでなく、製造・開発部門の商品開発にも役立っている。

通信コストをダウン！　紙の使用量も大幅ダウン!!

あの社内通達FAXはどこにいった？――
　　インフォメーション機能で解決!!

　金属加工業B社では、本社から営業所や国内・海外工場など10カ所以上の拠点へ、毎日の社内通達をFAXで流していた。受け取ったFAXは担当者がコピーをして所内に掲示していたが、大きな拠点ではフロアごとにコピーが必要となった。しかも必要に応じて社員が掲示物をはがしてコピーを取り、各自で保管していた。

　同じ内容の文書を複数拠点にFAXするのはとても無駄が多い。内容に間違いがあれば、修正FAXを一斉送信しなくてはならず、きちんと伝達されたかどうかも確認しなくてはならない。また、掲示期間が終わった通達については担当者に問い合わせの電話が寄せられるなど負担は大きかった。

　これを解決したのはdesknet'sのインフォメーション機能だ。FAXによる通信コストがダウンしただけでなく、FAX用紙・コピー用紙の消費量も減った。過去の通達も検索できるので、担当者への問い合わせの電話もなくなった。また、問い合わせ電話をする側も受ける側も業務が中断されることがなくなり、集中できるようになったという。

毎日1000枚のFAXで短命なFAX機――
　　回覧板機能で解決!!

　飲食サービス業のG社では、本社と100店舗以上ある系列店との間で材料の仕入れや日々の売り上げ情報などをFAXでやり取りしていた。本社は各店舗と1日に少なくとも10枚のFAXをやり取りするため毎日1000枚以上のFAXを送受信していた。当然、専任のFAX対応係を任命しなくてはならないし、FAX機そのものもメーカー担当者が驚くくらいに短命だった。

　desknet's導入後は、社内情報を回覧板機能で一斉配信。手間と通信コストが大幅にダウンしただけでなく、回覧板を確認したかどうかも把握できるため伝達漏れがなくなった。お客さまから届いたクレームとその対応策なども回覧板で共有できるため、各店舗の質も向上している。

大事な情報の通達を確実に行える回覧板機能

管理者がダウンする前に、管理者の負担をダウン！

クライアント端末故障のたびに呼び出され

　飲食サービス業のG社では、desknet's導入以前にクライアント／サーバ型のグループウェアを利用していた。新店舗もちゃくちゃくと増え毎月のように新しいアカウントの発行が求められていた。また、飲食店という利用環境からクライアント端末の故障も多く、そのたびにシステム管理者が店舗まで出向いて、ハードディスク内の必要なデータを新しい端末に移行するのに苦労していた。

　このため、Webベースのdesknet'sへの移行は当然の流れだった。desknet'sならばクライアント端末に重要なデータを残さないだけでなく、Webブラウザから指定のURLを開くだけなので、クライアント端末がクラッシュしても簡単に乗り換えられる。

メールアドレスが行き渡らない！――
　　Webメール機能で解決!!

　出版業E社では、Outlook Expressをメールクライアントとして社内のコミュニケーションを行っていた。しかし、会社の規模が大きくなり拠点数も増えるとメールアドレスの発行業務追がいつかなくなっていった。しかも原稿や広告素材のやり取りを添付ファイルでこなすものだから、社内ネットワークも重くなり、メールサーバの負荷も悩みの種となっていった。

　desknet'sを導入してからは、新規ユーザー登録と同時にWebメール機能を使ってメールアドレスを発行した。また大容量の文書ファイルも文書管理機能を使ってサーバ上で一元管理したことでインフラの負荷も軽減することに成功した。

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　このように多くの企業において抱えていた悩みをdesknet'sが解消している。今回紹介した事例のほかにも、ネオジャパンでは3万5000社の導入実績を誇っている。同社のWebサイトでも事例が紹介されているので参考にしてほしい。

参照：グループウェア「desknet's」ユーザー座談会

グループウェアで劇的に変わる業務スタイル
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