新年度の準備、いろいろとツラすぎるのですが――頼られ情シスがズバッと解決！
新年度の準備がこんなに大変だとは――。そんなため息をついている情シスはいませんか？「組織変更や異動に加え、新卒の対応や中途入社も多いから作業フローがどんどん複雑化する」「人事や総務と連携して作業を進めることが多いから確認事項が増える」などなど。そんな新年度の悩みを“頼られ情シス”はどうやって解決するのでしょうか？
新年度の準備がこんなに大変だとは――。そんなため息をついている情シスはいませんか？ 「組織変更や異動に加え、新卒の対応や中途入社も多いから作業フローがどんどん複雑化する」「人事や総務と連携して作業を進めることが多いから確認事項が増える」などなど。そんな新年度の悩みを“頼られ情シス”はどうやって解決するのでしょうか？
登場人物
新人情シス アベ
入社2年目の情報システム部門スタッフ。これまでの1年は仕事を覚えるのに必死で周りのことまで気にする余裕がなかったが、この1年は情シスとして一皮むけたいと思っている。メディアでよく見る“攻めの情シス”にあこがれているが、まずは“頼られる情シス”を目指そうとしている。
ベテラン情シス イシノ
2年前にSIerから転身した情シス。製品やIT技術に詳しく、それを誰にでも分かる言葉で説明できるのが特技。クラウド移行のプロジェクトマネジャーからヘルプデスクまで何でもこなし、社内のさまざまな部門から引っ張りだこになっている頼られ情シス。
ナゾのITお助けウーマン ヤマグチ
ときおりふっと現れては“ITツール活用のコツ”を伝授していくナゾの女性。神出鬼没。
この2カ月、まるで嵐のような毎日だった……。4月のある晩、新人情シスのアベは深いため息をついた。ようやくこの日に、新年度の作業が一段落ついたのだ。
昨年5月、情報システム部門に配属された時、先輩から「新年度はいろいろ作業が多くて大変だから覚悟しろよ」といわれてはいたものの、こんなに大変だとは思ってもいなかったのだった。
パッケージソフトやクラウドサービスの準備、PCの購入とキッティング、ファイルサーバやワークフローのアクセス権設定、ソフトウェアライセンスの管理、経費精算、出勤管理などの社内サービスの準備、座席や内線、名刺の変更の調整、グループウェアの設定……。新入社員や中途入社の対応だけでも大変なのに、この時期は組織変更や異動が発生するから作業フローが複雑になり、いつまでたってもタスクが完了しない。
さらに、新年度の対応は、人事や総務と連携して進めることが多く、これがまた作業フローの複雑化を招いてしまうのだった。
「あの件は、今、誰のところで止まっているのだろう？」「名簿の最新版は今、誰のところにある？」「誰のタスクが今、どうなっているの？」――。新年度のそれぞれの作業について、あちこちでこんなやりとりが飛び交い、執務室の雰囲気がピリピリしがちだったのにも、アベはうんざりしていた。
聞くところによると、人事や総務も新年度はいろいろと大変なようだ。人事は人事考課や新人研修の準備、総務は年度末期限契約の確認や入社式の準備といった作業を進めながら、3部門連携の作業を進めなければならないので、この時期は疲弊しきっているという。
「ほかの会社は一体、どうやってこの大変な新年度を乗り切っているんだろう」――。そう思ったアベは、ふと、情シス交流会で知り合ったイシノのことを思い出した。「そういえば、この間の交流会でイシノさん、新年度の準備のことについて話していたような……。ここは1つ、イシノさんの会社がどうしているのか聞いてみるか」
解決策って、それですか？
アベ君、この間の情シス交流会、楽しかったね。そういえば初めての新年度の仕事はどうだった？ アベ君の会社は大企業だから大変だったんじゃないの？
イシノさん、察しがいいですね……。大変とは聞いていたけど、ここまでとは思っていなかったですよ。やることが多いだけでもキツいのに、人事や現場のマネジャー、総務も作業に関わるから、何がどこでどうなっているか分からなくなるんですよね……。
ほかの人のタスクも気にしながら作業を進めなきゃならないし、この案件は今、誰がボールを持っているんだろうっていうのも見えづらくなるし、メールが飛び交いすぎて必要な情報を探すのが大変になるし……。こんな状態が続くと、なんだか雰囲気も殺伐としてきちゃったりして、最後はもう修羅場でしたよ……。
そうか、確かに部署をまたいだやりとりが出てくると、うまくタスクの交通整理をしなきゃならないから大変だよね。
イシノさんの会社はスムーズにいっているんですか？
そうだな、大変ではあるけれど、もう何年もやってきたから慣れたっていうのもあるよね。あと、この時期に一緒に仕事をする総務や人事の人たちとも、もう顔なじみだから、何かあったときに、「この人はこういう言い方をすれば動いてくれる」というコツが分かっているんだ。これは大きいかもしれないね。
まぁ、いろいろなことがうまくいかなくて険悪な雰囲気になったら、飲みに行っちゃうとかね。対策会議なんか開いても、みんな本音を言わないでしょ。酔った勢いの本音を聞き出して、そこをうまくケアしながら進めるのもいいんじゃないかな。
なるほど、そういえば確かに、僕はまだ他の部署の人をあまり知らないんだよなぁ。打ち上げと称して誘ってみるかな……。
イシノさん！ ITツールを使って解決できないですか？
でもイシノさん、こんなITの時代なんだから、ツールを使ってうまいことできないかなって思っちゃうんですよね。まぁ、新しいツールを入れるとなると、検証したり、稟議（りんぎ）を上げたりと、いろいろ面倒ではあるんだけど。
うちはね、去年から新しいツールを試しているんだ。しかも稟議（りんぎ）なしでいけるやつを。
え、そんなことできるんですか？
まぁ、稟議（りんぎ）の話はおいといて……。実は最初はあまり期待してなかったんだけど、使ってみたら、新年度の準備みたいな定型化された作業には向いていることが分かってね。
おお！ そのツールで何がどんな風に便利になるんです？ 教えてくださいよ。
このツール、新年度のどんな作業がラクになる？ 【イシノの解説】
これは、チャットソフトとToDoを組み合わせたようなツールなんだ。
特長1：案件ごとのやりとりの履歴が一目で分かる
アベ君は、いろいろなメールが飛び交いすぎて、必要な情報を探すのが大変って言ってたよね。これを解決するには、案件ごとに件名をそろえたりするようなルールをつくる必要があるけど、忙しくなるとついつい、そういうのを無視してメールしちゃうでしょ。
このツールは、案件ごとにスレッドをつくって、そこに伝えたいことを書き込んでいくんだよ。まず、「新年度の準備（2016年4月）」というプロジェクトを立てて、その中に、細かいタスクごとのディスカッションをつくるんだ。「内線の設定」「座席」「名刺」「貸与品準備」「グループウェアの設定」といった具合にね。その中で関係者が、やらなきゃいけないことの洗い出しやタスクの進み具合を書き込んでいくわけ。
案件と情報がひもづいた形でスレッド上に表示されるから、いつ、誰がどんな作業をしているか、どこで作業が止まっているかが一目で分かるんだ。
アベ君は、ワークシートの最新版がどれか分からなくなるって言ってたけど、投稿にファイルを添付できるから、きっと見つけやすくなると思うよ。
特長2：ほかの人のタスクがどうなっているかが一目で分かる
新年度の作業は、他の人のタスクも把握しながらすすめなきゃならないのが大変だよね。このツールは、それが一目で分かるんだ。
1つのディスカッションの中に、それぞれがやるべきことをToDoとして登録できるから、各担当者のタスクが今、どうなっているかも分かるし、それぞれのディスカッションのタスクがどんな進み具合なのかも分かるんだ。
特長3：前回のプロジェクトを参考にしながら準備できる
新年度の準備や社員大会など、毎年、定期的に行われる作業やイベントは、「前回、どうやったか」が分かると進めやすいし、ミスがあったとしてもそれを繰り返さずに済むよね。
このツールで管理したプロジェクトはアーカイブされるから、次の年に担当になった人がそれを参考にしてプロジェクトを進めることができるんだ。プロジェクトとそれに含まれるディスカッションは、再利用が可能。ちょっとしたことだけど、一からつくるのは面倒だし、時短につながると思うんだ。
前回のプロジェクトを参考にしながら新たなプロジェクトを進められるなぜ、稟議がいらないの？
こんなツールがあるんですね！ でも、なんで稟議を上げずに導入できるんです？
これ、実はね、グループウェアの中にあるんだ。うちはサイボウズのGaroonを使っているんだけど、その中の「スペース」という機能。うちも新しいツールを入れるとなると、根回しや予算取りが難しいからどうしようかと思っていたんだよ。そんなとき、たまたまユーザー会で出会った情シスと話をしていたら、スペースの話になってね。ちょっとしたプロジェクトなら使えると聞いて試してみたんだ。
そうか、僕、グループウェアの機能を侮っていたかもしれないな。
実は僕も最初は「え？」っと思ったんだ。でも、ものは試しでやってみたら、新年度のプロジェクトではなかなかうまい具合に使えてね。ガントチャートを引くほど大掛かりなプロジェクトじゃないけど、全体を把握したい――というニーズに合っていると思うんだ。あとは定型化した作業とかね。
なるほど……、うちのグループウェアはもう15年くらい使っていて、5年以内に乗り換えの話がでてるからなぁ。乗り換えに向けた調査では、そのあたりも気にしておこうっと。
ITお助けウーマン、ヤマグチからひとこと
グループウェアってスケジュール管理や全社掲示板のツールと思われがちですが、「サイボウズ ガルーン」にはオフィスで働く人たちが、今よりもっと生産性を上げて、ハッピーに仕事ができるようにと工夫された機能がたくさんあります。
今回、イシノさんが使っている「スペース機能」は、部署を横断したプロジェクト管理にピッタリ。プロジェクトメンバーの個人間での電子メール応酬が原因でフローがブラックボックス化することなく、スペース上で全体の様子を見ながら進行できるんですよ。面白そう！と思ったら、ぜひ試してみてくださいね。
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提供：サイボウズ株式会社
アイティメディア営業企画／制作：ITmedia エンタープライズ編集部／掲載内容有効期限：2016年6月30日
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