ドキュメント流通には“捨てる覚悟”も重要：特集：セキュアなドキュメント流通を目指して（5）（1/2 ページ）

今回は、ドキュメントを適切に“捨てる”という観点からドキュメント流通ソリューションを推進しているNECのユニークな方法論を紹介する。

[＠IT情報マネジメント編集部]

　本特集ではこれまで、情報漏えいを防ぐことに主眼を置いた“セキュリティの観点”からドキュメント流通に関するポイントやソリューションを解説してきた。

　しかし、セキュリティだけでなく業務の効率化やコスト削減など、ドキュメント流通ソリューションがビジネス全体にもたらすメリットをトータルで訴求するベンダも存在する。今回はその中からNECが提唱する、“捨てる技術”にフォーカスを当てた、ドキュメント流通に関するユニークな方法論を紹介する。

データをため込むことによる情報漏えいリスク

　本特集でこれまで説明してきた通り、情報漏えい防止と業務効率のバランスを取るためには、自社業務のリスク分析をしっかり行い、その結果を踏まえてセキュリティポリシーを策定する必要がある。そして、セキュリティポリシーを策定するに当たっては、「性善説」と「性悪説」のどちらを重視するか決めることが重要だ、と説いた。

　「現在多くの企業では、増え続けるドキュメントのデータを『取りあえずとっておこうか』という程度の感覚でひたすらため込んでいる。これは、セキュリティの観点からいうと、性善説に立ったものだ。しかし、今日の情報漏えい対策は、性悪説を前提とした事前防止策が主流になりつつある」

　こう語るのは、NEC Document Solution Center センター長の米増豊氏。社内システムで管理するドキュメントのデータ量が増えれば増えるほど、それに比例して情報漏えい対策の“穴”も発生しやすくなるというわけだ。

　一例を挙げよう。昨今、紙のドキュメントを電子データ化するソリューションが市場に多く出回っている。紙の書類をなくすことによりオフィススペースを効率化でき、なおかつ書類の持ち出しなどによる情報漏えいのリスクを減らせる、というのがそのメリットだ。また、電子化したデータを共有・検索できる仕組みを導入すれば、業務効率の向上も期待できる。

　しかし、その半面で、紙より電子データの方がコピーや持ち出しがはるかに容易であることも事実だ。このため、情報漏えいのリスクは逆に高まっているともいえる。本特集のテーマの1つである「セキュリティと業務効率のバランス」が、ここでも問題となるのだ。

データを「捨てる」ことの重要性

　このような課題に対して、NECはユニークなソリューションを提唱している。それは、データを「捨てる」ことに着目したものだ。

NEC Document Solution Center センター長 米増豊氏

　情報漏えい防止策として、紙の書類を安全に廃棄するサービスは、以前から存在していた。

　しかし、電子データに関しては、紙よりも手軽にコピーや保管ができ、かつ「本当に捨てて良いかどうか不安なので、取りあえずとっておこう」というユーザー心理も働き、廃棄をきちんと計画的に行っている企業は少ないのが現状だ。

　そのため、本来はもう不要であるはずのドキュメントが、社内システムのあちこちに散在し、ちょっとした不注意や誤操作による情報漏えいのリスクにさらされている。ドキュメントの種類によっては、コピーファイルが複数箇所に保存されており、よりリスクを高めているケースもある。「紙よりもむしろ、電子データの方こそ廃棄に気を配らなくてはいけない」と米増氏は力説する。

　一方で、業務のIT化が進むのに伴い、企業が扱う電子データの量と種類は年々増え続けている。こうした中、不要なデータを計画的に廃棄していくためには、ツールによる自動化が効果的といえる。

　NECでは、ドキュメントの廃棄を促進するためのツールとして「InfoFrame PROCENTER/C」という製品を提供している。同製品では、個々のドキュメントに対して「活用度」「重要度」「保管期限」という3種類のパラメータを設定し、その設定値に応じて廃棄すべきかどうかを判断し、自動的に破棄する。これらのパラメータ設定は、同社がこれまで自社内でドキュメントの廃棄を促進してきた経験則から導き出されたものだという。

　しかし、取り扱うドキュメントの内容や特性、保管ポリシーなどは、業務ごとに異なってくる。例えば、法務部門で管理する契約書などは、重要度が高く保管期限も長いが、頻繁に参照されることはなく、活用度は低い。一方、開発部門が管理する仕様書や販売促進部門で作成される営業資料などは、頻繁に内容が更新されるため、バージョン管理されたうえで保管する。この場合、最新のバージョンのものは活用度が高く、重要度も高いものの、古いバージョンのものは活用度は低く、保管期限も短くなる。

　このように、部門ごと、ドキュメントの種類ごとに廃棄のポリシーは異なる。従って、ドキュメント廃棄計画を策定するに当たっては、各部門の業務の性格や、取り扱うドキュメントの特性を十分考慮に入れる必要があるだろう。米増氏も次のように語る。

　「当社の経験則に照らすと、大抵のケースは“活用度”“重要度”“保管期限”の3つのパラメータで対応できると考えている。しかし、顧客の業務の特性によっては、これをカスタマイズする必要も出てくるかもしれない」