請求漏れが起こる主な原因は？　発覚時の対処法と防止策を手順で解説

請求書の作成や送付ミスによる「請求漏れ」は、どの企業でも起こり得る課題です。請求漏れが発生すると、資金繰りや取引先との信頼関係に影響が及び、社内の業務負担も増加します。

本記事では、請求漏れが起きる主な原因や具体的なトラブル例、発覚時の正しい対応手順、そして日常業務で実践できる防止策まで、わかりやすく解説します。取引管理の抜け漏れを防ぎ、安定した資金回収や組織運営を実現するためのヒントをまとめました。

【この記事でわかること】

• 請求漏れが発生した際の具体的な対応手順
• 現場でできる再発防止の工夫や仕組み作り
• 請求漏れを防ぐためのシステム選定ポイント
• 社内体制を強化するための実践的なチェックポイント

請求漏れが起こる主な原因と発生するトラブル

請求漏れが起こる主な原因のパターンと、それに伴って起こるトラブルをご紹介します。

請求漏れが起こる主な原因

原因や請求漏れが起こりやすい傾向・パターンを把握することで、防止策を立てやすくなります。

請求書の作成や発送を忘れていた

請求書の作成自体を忘れていたり、作成していても送付を忘れていたりする人的ミスに起因するケースです。営業・実務担当者、経理担当者など担当作業者間での情報伝達ミスやコミュニケーション不足から多く発生します。

メールやチャットなどの連絡系統で請求書をやり取りをしている場合は「メールに請求書を添付していなかった」などのケアレスミスもあります。

内容や宛先に誤りや漏れがあった

請求書の内容に誤りや記入漏れなどの不備があり、請求漏れに至るケースです。送付前の内容チェック体制が整備されていないとよく起こりがちです。誤りが発覚したらその時点で取引先へ謝罪すると同時に正しい請求書を再発行する必要があります。

郵送事故やメールの不達などで正しく届かなかった

悪天候や災害による郵便トラブルが発生し、それに巻き込まれるかたちで請求漏れに至るケースです。配達事業者や天災によるトラブルならば……ではありますが、仕方ないでは済まされない事態も時に起こり得ます。

余裕をもった早期準備フローの構築、証跡が残る方法での送付手段と追跡の体制、請求書発行システムなどIT製品を用いた電子的な方法への切り替えなどの対策方法もあるので、併せて考えていきましょう。

部署間や担当者間での連絡や確認が不十分だった

「営業担当者と経理担当間での連携が上手くいっていなかった」「帳簿に、請求に必要な情報が記録されていなかった」などを理由とするコミュニケーションミスも多く発生します。

このことが多く発生する現場は、各々の役割分担が曖昧で、「あちらがやってくれると思っていた」といったいわゆる「お見合い」が頻繁に起こっていることが多いようです。結果として、請求情報や売掛金への管理が行き届かずに請求漏れが起こります。請求書の作成担当者や関係者の作業や責任を明確にしたうえで、作成およびチェックの体制を確立させることが大切です。

承認プロセスの基本を押さえるなら「電子承認の基礎知識｜導入メリットと注意点」をご確認ください。

参考：電子承認の基礎知識｜導入メリットと注意点

請求漏れと負の連鎖

請求漏れがあると売り上げの減少をはじめとしたさまざまなトラブルが連鎖して起こります。たかがケアレスミスなのに……ではなく、自社のビジネス全体に大きな影響を及ぼすことも起こり得ます。請求漏れに起因するトラブル例を改めて知っておきましょう。

×売り上げの減少

売掛金の消滅時効は、民法により5年間と定められています。この期間内に請求を行わない場合、債権は消滅し、法的な支払い義務がなくなります。

その結果、売掛金が回収不能になれば会社として大きな損失になります。提供した商品やサービスの売掛金は回収できず、商品やサービスを提供するためのコストは今まで通り必要なため、売り上げ、利益の減少に直結します。

×顧客からの信頼の失墜

請求漏れは、取引先との信頼関係にも深く影響を及ぼします。「請求書の管理がずさん」「会計管理に問題があるのでは？」という印象を与えてしまうだけでなく、取引先の資金管理を滞らせる要因にもなるかもしれません。

顧客との良好な関係を維持するためにも、請求漏れの防止策を確実に講じておくことが大切です。

×業務効率の低下

請求漏れなどのトラブルが発覚すれば、本来の業務を止めてでも即座にその対応をしていくことになるでしょう。請求書の再発行や訂正にはじまり、顧客への連絡と謝罪、交渉、売上データの修正などを行う必要も出てきます。

他の業務に充てるべき時間が「その対応」の時間に割かれてしまう──。業務効率の低下は避けられず、従業員のモチベーションも下がってしまいます。

売掛金管理の基本と実務フローは「売掛金管理とは？」をご覧ください。

参考：売掛金管理とは？

請求漏れが発覚したときの対処法

請求漏れが見つかった場合は、迅速かつ冷静に状況を確認し、適切な対策を講じることが重要です。ここからは、実際の現場で役立つ対処法を、5つの手順に分けて詳しく紹介します。

手順1：事実確認（取引内容と入金状況）

最初に行うべきは、請求漏れが事実かどうかを徹底的に確認することです。契約書や注文書、納品書などの証憑を一つひとつ照らし合わせ、請求対象の内容や金額、締め日、支払期限を明確にします。

また、入金状況も必ず確認し、「請求書を出していない＝未入金」と決めつけず、通帳や会計システムの記録もチェックします。二重請求を防ぐため、入金済みの取引がないかを調べることも欠かせません。

さらに、請求書が本当に送付されていなかったのか、送付したが届いていないだけなのかを切り分けるため、メール送信履歴や郵送記録も確認しましょう。

手順2：社内共有（上長・経理へ報告し対応方針を揃える）

個人判断で対応を進めるのはリスクが高いため、事実が判明したら、速やかに上長や経理部門に報告します。

「どの取引先」「いくらの案件」「なぜ漏れたのか」「今どうなっているか」などの情報を簡潔にまとめて共有します。

誰が対応するか、謝罪や請求書送付の方法はどうするかなど、社内で方針を決め、取引先へ説明する際は、必ず事実のみを分かりやすく伝えることが大切です。

稟議・承認の電子化ポイントは「電子承認の基礎知識」をご確認ください。

参考：電子承認の基礎知識

手順3：取引先へ早期連絡（まず電話、その後メール）

社内で対応方針が決まったら、できるだけ早く取引先へ連絡します。最初の連絡は電話で行い、直接謝罪と事情説明をしましょう。

特に、締め日や決算の関係で先方の業務に影響が出ることがあるため、早期の連絡は信頼回復にもつながります。

その後、電話での合意内容や再発防止策などを、メールで改めて伝えます。証跡を残すことで、後のトラブル防止にも役立ちます。

受領～保管の運用整理には「請求書のデジタル管理を実践したい」も有用です。

参考：請求書のデジタル管理を実践したい

手順4：請求書の再発行・再送付（急いでもミスしない）

取引先から了承を得たら、速やかに請求書を再発行します。金額や宛先、支払条件などを再確認し、同じミスを繰り返さないよう慎重に作業しましょう。

郵送の場合は、レターパックや書留など追跡可能な方法を選び、到着確認まで責任を持って対応します。

メールで送る場合も、PDFファイルの添付忘れや宛先間違いがないかを必ずダブルチェックします。送付日や到着予定日、支払期限も明記し、取引先へ伝えましょう。

手順5：再発防止（原因を分類し、運用と仕組みを直す）

トラブルが収束した後は、必ず原因を明らかにし、再発防止策を検討します。

原因は、「担当者の多忙」「情報の伝達ミス」「承認フローの形骸化」「取引先情報の登録ミス」「システムトラブル」など複数の観点から分類し、どこに課題があったのか洗い出します。

対策としては、チェックリストの見直しやダブルチェックの仕組み強化、マスタ情報の最新化、請求書発行システムの導入などが効果的です。精神論だけで終わらせず、実際の運用や仕組みを見直すことが重要です。

請求漏れを防ぐ手段とは

請求漏れの防止策として有効な手段を以下で3つ紹介します。請求書の発行や送付、チェック体制などを振り返りながら、請求漏れ防止に努めましょう。

（1）チェックリストを作成する

請求業務の手順を洗い出し、その手順に沿ったチェックリストを作成する方法です。具体的には、以下の工程ごとにチェックリストを作成するとよいでしょう。

• 請求書の発行
• 請求書の送付
• 代金の回収
• 入金の確認
• 入金消込

チェックリストとともに、複数人によるチェック体制を整えましょう。相互チェックの体制を整えることで、ヒューマンエラーをさらに防止しやすくなります。

（2）請求書の発行スケジュールを管理する

請求書の発行から送付までのスケジュールをきちんと管理することも大切です。請求書の発行日や支払い期限は取引先によって異なるものです。取引先に合わせたスケジュール管理を行うことで、ミスやトラブル防止につながります。

また、スケジュールはチームや部署など複数人で共有できる方法にするのがおすすめです。請求書の発行、送付がスケジュール通りに進んでいるか否かがすぐに分かります。体調不良などの緊急時も他メンバーがフォローできます。アラートやリマインダーなどを活用するのも良いでしょう。

（3）請求書発行システムを導入する

上記の（1）（2）をまとめて対策したい、それならば「請求書発行システム」の導入が近道です。

請求書発行システムとは、請求書業務に関する作業を自動化、効率化できるIT製品のことです。請求書の発行、送付、入金管理などの一連の作業をすべて1つのツール上で管理できます。

請求書発行システムの導入により、半ば自動化できる作業フローも構築できます。人的ミスを防止できるだけでなく、作業工数やコストの削減、そして部門、部署間の連携強化にも役立ちます。

おすすめSaaS導入前に考慮しておくべき3つの基本ポイント

請求書発行システムを選ぶ際のポイント

請求漏れ対策には、システムの導入も効果的です。しかし、システムごとに特徴があるため、自社に合った製品選びが欠かせません。ここからは、選定時に注目すべき主なポイントを具体的に紹介します。

発行から送付までの進捗が一覧で追えるか

進捗管理ができるシステムでは、「未作成」「作成中」「承認待ち」「送付待ち」「送付済み」など、各案件の状況を一覧で把握できます。

特に、未処理の案件をひと目で確認できる機能や、担当者・取引先別での絞り込み機能があると、抜け漏れのリスクを減らせます。

送付方法と送付証跡が残るか

請求書の送付方法としては、電子メール、郵送、Webアップロードなど複数の手段が考えられます。

システム上で送付日時や宛先、ファイル履歴を自動で管理できれば、「送ったつもり」や「届いていない」といったトラブルを防ぐことができます。

アラートとリマインドの柔軟性

請求書の締め日や支払期限、未入金の通知機能があるかも重要なポイントです。

担当者や上長など、通知先や通知内容を柔軟に設定できるシステムなら、重要なアラートを見逃しにくくなります。

入力ミスを減らす仕組みがあるか

顧客情報や商品情報などのマスタ管理、必須項目の入力チェック、定型テンプレートの活用など、入力ミスを防ぐ仕組みが整っているか確認しましょう。

また、取引先情報の更新忘れや、誤ったデータ入力時に警告を出す機能も、請求漏れ防止に役立ちます。

既存システムとの連携

販売管理システムや会計ソフト、顧客管理システム（CRM）と連携できるかも大切な視点です。

システム間のデータ連携によって、手入力や転記作業が減り、人為的ミスのリスクを大幅に減らせます。

権限・監査ログ・サポート

システム上で「作成者」と「承認者」の権限を分けられること、操作履歴（監査ログ）がきちんと残ることも重要です。

さらに、法令変更などに対応したサポート体制が整っているかも、運用を続けるうえで見逃せないポイントといえるでしょう。

請求漏れを防ぐ社内体制づくり

どれほど優れたシステムを導入しても、実際に運用する「人」と「組織」の仕組みがしっかりしていなければ、請求漏れは防げません。社内体制を強化するために押さえておきたいポイントを解説します。

役割分担と責任点を明確にする

営業・営業事務・経理など、各担当の業務範囲を明確にし、「誰がどこまでを担当するか」を事前に決めておきます。

「納品完了」や「請求対象の確定」の判断をどのタイミングで誰が行うかもルール化しておくと、責任の所在が明確になり、抜け漏れの防止につながります。

月次の点検（残高・未請求・未入金）をルーチン化する

月に一度、売掛金残高や未請求、未入金案件の一覧を確認し、数字の照合や原因確認を行うことが重要です。

毎月の点検チェックリストを作成し、確認結果を記録する運用を徹底することで、早期発見とトラブル防止につながります。

月次点検の着眼点整理には「売掛金管理とは？ 基本知識と実務フロー」をご覧ください。

参考：売掛金管理とは？ 基本知識と実務フロー

請求漏れを防ぐ体制づくりは「請求書発行システムの導入」が近道

会社にとって、請求漏れのミスは仮にケアレスミスといえど……後々ビジネス上の深刻なダメージにつながります。チェック体制の整備やスケジュール管理によって、日頃から請求漏れを防ぐ意識とそれを防ぐ体制づくりが必要です。この対策において、現在の人力ベースの体制に限界を感じているならば専門の機能を備えた「請求書発行システム」の導入が近道です。取引先の理解や予算、セキュリティ体制などに注目しながら請求書発行システムを検討していきましょう。

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