その出荷管理業務、まだExcel？　システム導入で実現する「ミスゼロ」と自動化の方法

「うちの出荷業務は、まだExcelで管理している……」 もし、そうなのであれば、日々の業務で発生するヒューマンエラーや非効率な手作業に、多くの担当者が頭を悩ませているのではないでしょうか。手入力による伝票作成、目視での在庫確認、担当者間の煩雑な連携──。これらの業務は、企業の売上を支える重要なプロセスでありながら、多くの課題を抱えがちです。

これらの課題を放置することは、顧客満足度の低下や機会損失といった大きな経営リスクに直結します。しかし、何から手をつければ良いか分からない、というのが実情かもしれません。

本記事では、Excel管理が抱える具体的な課題を改めて浮き彫りにし、その解決策としてシステム導入がもたらす「ミスゼロ」と「自動化」の方法を分かりやすく解説します。自社の出荷プロセスを根本から見直し、競争力を高めるための第一歩を踏み出しましょう。

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出荷管理とは？　その重要性と基本的な業務フロー

出荷管理とは、顧客からの注文（受注）を受けてから、製品を倉庫からピッキングし、梱包、発送して納品を完了させるまでの一連のプロセスを管理することです。この工程がスムーズに行われることは、顧客からの信頼獲得や企業の売上維持に不可欠であり、サプライチェーン全体の要ともいえる重要な業務です。

出荷管理の基本的な業務フローは、以下のように進みます。

1. 受注管理： 顧客からの注文を受け、注文内容（製品、数量、納期など）を正確に把握し、システムに登録します。ECサイトやFAXなど、複数のチャネルからの注文を一元管理することが求められます。
2. 在庫引き当て： 受注データに基づき、出荷可能な在庫があるかを確認し、確保（引き当て）します。欠品の場合は、生産部門や発注担当者への連携が必要です。
3. 出荷指示： 在庫の引き当てが完了したら、倉庫の現場担当者に対してピッキングリスト（出荷指示書）を作成し、出荷作業を指示します。
4. ピッキング・梱包： 指示書に基づき、倉庫内の指定されたロケーションから製品を集め（ピッキング）、検品した上で丁寧に梱包します。この際、納品書などの必要書類を同梱します。
5. 出荷・配送： 梱包が完了した製品を配送業者に引き渡し、発送処理を行います。送り状の発行や配送状況の追跡もこの工程に含まれます。
6. 売上計上と請求： 出荷が完了した実績に基づき、売上データを記帳し、顧客への請求書を発行します。

この一連の業務フローにおいて、各工程の情報が正確かつ迅速に連携されることが、効率的でミスのない出荷管理の鍵となります。

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そのままでは危ない？　Excelや手作業による出荷管理が抱える7つの課題

従来、多くの企業ではExcelや紙の帳簿を用いた手作業で出荷管理が行われてきました。しかしビジネスの多様化やスピード化が進む現代において、アナログな管理方法は多くの課題を生み出す原因となってしまっています。

よく挙げられる課題は以下の通りです。あなたの会社はいかがでしょうか？

課題1：ヒューマンエラーの発生

手作業でのデータ入力や伝票への転記は、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーが起こりやすい典型的なケースです。

製品や数量、配送先の誤りは、誤出荷という重大なトラブルに直結し、企業の信頼を大きく損なう可能性があります。

課題2：リアルタイムな在庫状況の把握が困難

Excelでの在庫管理は、入出荷があるたびに手動で更新する必要があります。そのため、更新のタイムラグが発生し、リアルタイムな在庫数を正確に把握することが困難です。

結果として、在庫があるにも関わらず欠品と判断してしまい販売機会を損失したり、逆に在庫がないのに受注してしまい顧客に迷惑をかけたりするリスクがあります。

課題3：業務の属人化

特定の担当者の経験や勘に頼った運用は、業務の属人化を招きます。その担当者が不在の場合、業務が滞ってしまったり、作業品質が低下したりする問題が発生します。業務フローが標準化されていないために新人スタッフの教育にも時間がかかります。

課題4：複数拠点・ECサイトとの連携の手間

複数の倉庫や店舗、自社ECサイト、各種ECモールなど、販売チャネルが複数にわたる場合、Excelでの管理は非常に煩雑になります。

各チャネルの在庫データを手作業で集計・連携させる必要があり、膨大な手間と時間がかかるだけでなく、データの不整合も発生しやすくなります。

課題5：作業時間の増大とコストの増加

伝票の作成・発行、送り状の手書きやシステムへの個別入力、関係部門へのメールや電話での情報共有など、手作業による業務は一つひとつに時間がかかります。

これらの積み重ねが担当者の長時間労働や人件費の増加につながり、企業全体の生産性を低下させる要因となります。

課題6：データ活用の限界

Excelに蓄積された出荷実績や顧客データを、戦略的な販売促進や経営判断に活用することは容易ではありません。データの抽出や分析に専門的なスキルと手間が必要となり、貴重な情報が有効活用されないまま埋もれてしまうケースがほとんどです。

課題7：トラブル発生時の原因究明が困難

「なぜ誤出荷が起きたのか」「どの工程で問題が発生したのか」といったトラブルの原因を追跡する際、紙やExcelの記録だけでは詳細な履歴を把握することが難しく、原因究明や再発防止策の検討に時間がかかってしまいます。

 

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出荷管理システム導入で実現する5つのメリット

前述のような課題を解決し、出荷管理業務を抜本的に、しかも比較的簡単に改善する有効な手段が「出荷管理システム（生産管理システム／在庫管理システム）」の導入です。システム導入による主なメリットは以下の通りです。

業務の自動化による劇的な効率化が見込める

これまで手作業で行っていた受注データの取り込み、ピッキングリストや納品書・送り状といった各種伝票の自動作成、出荷完了メールの自動送信などが可能になります。これにより、担当者の作業負担と手間を大幅に削減し、より付加価値の高い業務に集中できる環境を実現します。

RPAツールや帳票システムとの連携で、さらなる自動化を推進することも可能です。

「ミスゼロ」を目指すヒューマンエラーの防止と品質向上を実現する

ハンディターミナルやバーコードを活用した検品作業（バーコードスキャン）を導入することで、ピッキングする製品や数量のミスをシステムがチェックし、誤出荷を未然に防止します。

人間が起こしがちな単純なミスをシステムで防ぐことで、限りなく「ミスゼロ」の運用を目指せます。 誰が作業しても同じ精度を保てるため、業務品質が安定し、顧客満足度の向上につながります。

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リアルタイムな情報共有と一元管理の体制が整う

受注から出荷、在庫までの情報がシステム上で一元管理され、関係部門の誰もがリアルタイムで最新の状況を把握できます。倉庫の在庫状況や出荷の進捗が正確に分かるため、問い合わせ対応が迅速化するだけでなく、複数拠点やECサイトの在庫も自動で連動させることができ、欠品による機会損失や過剰在庫のリスクを低減します。

属人化の解消、業務プロセスを標準化できる

システムが業務フローをナビゲートしてくれるため、経験の浅いスタッフでもスムーズに作業を進めることができます。業務が標準化されることで、担当者ごとの作業品質のバラつきがなくなり、特定の個人に依存しない安定した運用体制を構築できます。

蓄積されたデータを戦略的に活用できるようになる

システムに蓄積された出荷実績、顧客データ、製品ごとの売上動向などを簡単に抽出・分析できます。これらのデータを活用することで、需要予測の精度を高めたり、リピート顧客向けのキャンペーンを企画したりと、データに基づいた戦略的な意思決定が可能になり、売上向上に貢献します。

 

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出荷管理システム（生産管理システム）の主な機能

出荷管理システムには業務効率化を実現するための様々な便利機能が搭載されています。自社の課題を解決するためにどのような機能が必要か、具体的に見ていきましょう。

受注管理機能

ECサイトやECモール、FAXなど、様々なチャネルからの注文データを自動で取り込み、一元管理する機能です。受注内容の確認や修正、注文請書の自動発行なども行えます。

在庫管理機能

倉庫内の在庫数をリアルタイムで管理します。製品が保管されている棚の場所を管理する「ロケーション管理」や、製造年月日や消費期限ごとに製品を管理する「ロット管理」、セット商品の在庫を自動で連動させる機能などがあり、効率的で正確な在庫把握を実現します。

出荷指示・ピッキング機能

受注データに基づいて、最適なピッキングリスト（出荷指示書）を自動で作成します。複数の注文をまとめてピッキングする「トータルピッキング」や、注文ごとにピッキングする「オーダーピッキング」など、業態に合わせた指示方法に対応できるシステムもあります。

検品機能

ハンディターミナルで製品のバーコードをスキャンし、出荷指示内容と合っているかを照合する機能です。これにより、製品間違いや数量間違いといった出荷ミスを防止します。

帳票・伝票発行機能

納品書、受領書、請求書、領収書といった必要書類を、出荷実績データと連動して自動で作成・発行します。フォーマットのカスタマイズや、PDFでのメール送信に対応したシステムもあります。

外部システム連携機能

販売管理システムや会計システム、WMS（倉庫管理システム）、POSレジ、主要な配送業者の送り状発行システムなど、様々な外部システムとデータを連携させる機能です。システム間のデータ入力の手間を削減し、会社全体の情報共有をスムーズにします。

後悔しないための「出荷管理システム」選び方と比較ポイント

自社に最適な出荷管理システムを導入するためには、いくつかのポイントを押さえて比較検討することが重要です。

ポイント1：提供形態（クラウド型かオンプレミス型か）

• クラウド型： Webブラウザ経由で利用するサービス。サーバーの構築や保守が不要で、初期費用を抑えてスピーディに導入できます。月額料金制のプランが多く、場所を選ばずに利用できること、中小規模の企業にもコストや時間を掛けずに導入できる機能・工夫・特徴を持つことが特に大きなメリットです。
• オンプレミス型： 自社内にサーバを設置してシステムを構築する形態。自社の業務フローに合わせて柔軟なカスタマイズが可能で、セキュリティポリシーにも対応しやすいです。一方で高額な開発初期費用と保守・開発のための専門人材が必要です。

ポイント2：自社の業界・業態・規模に合っているか

例えば、アパレル業界特有のSKU（色・サイズ）管理に強いシステム、食品業界で必須のロット管理や賞味期限管理に特化したシステム、EC事業者向けの複数チャネル／モールの一元管理に優れたシステムなど、業界や業態に特化した製品も多く存在します。自社の業務内容や課題にマッチしているかを確認しましょう。

ポイント3：機能の過不足はないか

IT製品は多機能なシステムほど高価になる傾向があります。まずは自社の業務フローを洗い出し、「絶対に必要な機能」と「あれば便利な機能」を整理しましょう。将来的な事業拡大を見越して、機能の追加やプランのアップグレードが可能かも確認しておくと安心です。

ポイント4：操作性は良いか（現場の担当者が使いやすいか）

毎日使うシステムだからこそ、直感的で分かりやすい操作性は非常に重要です。現場の担当者がストレスなく使えるかどうかで、導入後の定着率や活用度が大きく変わります。多くのシステムでは無料トライアルやデモが準備されているので、実際に操作して比較検討することをおすすめします。

ポイント5：サポート体制と費用

導入時の設定サポートや、運用開始後のトラブルシューティング、操作に関する問い合わせなど、サポート体制の充実度は必ず確認しましょう。料金体系も、初期費用、月額の基本料金、データ件数に応じた従量課金など様々です。自社の予算に合わせて、費用対効果を慎重に見極めることが大切です。

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中小企業のSaaS導入事例と成功のポイント

【建機の整備・レンタル】創業70年の老舗企業が、これまでの人依存・紙ベースの業務フローを廃しデジタル型に刷新

創業70年超の歴史を持つ建機サービス企業では、経費精算をはじめとする紙ベースの業務や長年続くアナログ型の承認ワークフローに課題を抱えていました。新技術に対する現場の抵抗感やアナログな慣習をなかなか脱却できず、業務効率化が進みにくい状況が続いていたのです。法令改正（インボイス制度）への対応を契機に、まずはSaaSでのスモールスタートが可能な経費精算領域からデジタル化を推進。SaaSのメリットを活かし、業務効率改善と法令対応を約1カ月の短期間で実現しました。

【スノボスクール】季節限定アルバイトスタッフ管理を効率化し、以後のデジタル化につなぐ一手に

シーズンによってスタッフ数が大きく変動するスノボスクールでは、従来の紙ベースのタイムカードでは休暇管理や給与計算の工程に混乱が生じがちでした。また、季節スタッフはスクールのインストラクターとしての役割もあり、通常勤務時とレッスン時で給与体系が複数混在することも手動工程では多大な手間がかかり、ミスが発生する可能性もある大きな要因となっていました。勤怠管理システムによるデジタル化（DX）によってまず労務管理の多大な手間とコストを軽減し、今後スクール運営をより効率化・高度化する一手として成果をあげました。

【観光地の飲食店】給与形態が異なり複数店舗もまたぐアルバイトスタッフの複雑な勤怠管理を効率化

観光地で複数の店舗を抱え、アルバイト／正社員の混在だけでなく、勤務場所に応じて1人のスタッフ単位でも給与形態が異なる、かなり複雑な労務管理のケースです。従来は紙タイムカードを集約し、月末にまとめて担当者の手作業と目検でExcel計算しており、これだけで数日かかりきりとなる工程で運用していました。勤怠管理システムを導入したことで手作業、アナログ作業の工程がほぼなくなり、勤怠状況の把握から集計、給与計算までほぼ自動、かつリアルタイムに実施できるようになりました。担当者の負荷が大幅に軽減され、スタッフへの給与支払時短にもつながった事例です。

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出荷管理システムで「ミスゼロ・自動化」を実現へ！　まずは自社課題の整理から始めよう

出荷管理は、単なる「モノを発送する作業」ではありません。企業の信頼性と収益性を支える、極めて重要な業務プロセスです。もし今もExcelや手作業での管理を続け、日々の業務に課題を抱えているのであれば、それは業務フローを根本から見直す絶好の機会です。

「まだExcelで…」と悩み続ける状況から脱却し、システムによる「自動化」と「ミスゼロ」の運用を目指すことは、もはや特別なことではありません。出荷管理システムは、単なるツールではなく、企業全体の生産性を向上させるための戦略的な投資です。

この記事で解説した課題やメリット、システムの選び方を参考に、まずは自社の出荷管理における問題点を具体的に洗い出すことから始めてみてはいかがでしょうか。そこから、自社に最適な解決策がきっと見えてくるはずです。

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