ワークフロー申請の方法とシステムによる業務改善効果｜“無料トライアル”できるワークフローシステム9選

ワークフローの概念は、企業や組織内、ビジネスにおける申請・承認プロセスを効率化するうえで欠かせない存在です。

多くの企業がデジタルトランスフォーメーション（DX）に取り組む中、紙やeメールでの申請・承認作業はいまや非効率とみなされるようになっています。テレワークやフレックスタイム制度など働き方、働く環境が多様化するにつれ、場所や時間にとらわれない申請・承認の仕組みが強く求められるようにもなっています。それらを補い、確実性と効率を“コストを抑えながら”高めたいニーズにフィットするIT製品としてワークフローシステムの需要が特に高まっています。自社のニーズに沿ったワークフロー申請の仕組みを適切に整備することで、これまでの停滞や抜け漏れを防ぎ、そして円滑な業務運営の実現が大きく期待できます。

本記事では、ワークフローの基礎知識と目的をおさらいつつ、導入メリットと効果、システム選定のポイントまでを解説していきます。併せて無料／低価格から始められるおすすめのワークフローシステム製品もご紹介します。

ワークフロー申請とは？

まずは、ワークフローの基本的な概念や導入による効果についておさらいしておきましょう。

ワークフロー申請とは、特定の業務において必要となる承認手続きや書類回覧など一連の流れを電子化し、一元管理する仕組みのことです。これまで紙書類で行っていた申請プロセスをデジタル化することで、作業の見落としを防ぎ、申請を容易にし、また承認スピードの向上を図れます。さらに申請状況を常に可視化することで、業務全体の流れを把握しやすくなるのも特徴の1つです。

申請書類を作成して印刷し、上司へ提出し承認ハンコをもらい、それを偉い人まで同様に順に出向いてハンコをもらいにいく……こんなRPGのクエストのような従来の紙ベース運用は面倒です。どの段階で承認が止まっているのか分かりにくく、確認や再提出が必要になればさらに時間と労力がかかるケースも多くあったことでしょう。この流れをデジタル化するシステムを導入することで、担当者はシステム上でプロセスを追跡でき、承認者もワンクリックで素早く応答できるようになります。

おすすめワークフローとは何か？　3分で簡単に解説

申請・業務承認を効率化するワークフローシステム

この申請・承認の流れをデジタル化するシステムがワークフローシステムです。ワークフローシステムは、電子化された申請書類の作成と管理、承認フローやルートの自動化、確認・承認まで一連のタスクの流れを効率化します。書類を手渡ししたりメールに添付したりする手間が減り、承認者までのやり取りもスピーディーに行えます。特に、複数の部署や担当者が関与する業務承認においては大幅な時間短縮とミス削減が期待できます。

また、監査対応やコンプライアンスの観点からもワークフローシステムは重要となっています。電子化されたデータは後から履歴として簡単に検索や確認ができるため、不正や不備を早期発見しやすくなるのです。

申請・承認フローの効率化による具体的なビジネス成果

ワークフローシステムを活用することで、申請ルートの明確化や自動リマインドなどが行われ、申請から承認までのプロセスを可視化できます。これにより、どのチームや担当者で承認が滞っているのか、何が課題なのかといった現状を即座に把握でき、無駄の少ない承認フローを実現できるようになります。結果的に業務全体のスピード感向上、そして顧客対応や経営判断も迅速に行えるようになることで、さらなるビジネス成果の創出が期待できます。

具体的なワークフロー申請業務の活用例

ワークフローシステムは、頻度の高い申請業務を優先的に電子化することで早い段階で効果を実感しやすくなるのが特徴です。よく利用される申請の具体例から、自社導入のイメージをつかんでみましょう。

経費精算や出張申請

経費精算や出張申請は多くの企業で頻繁に行われるため効率化の効果が出やすい項目です。ワークフローシステム・製品の多くは、交通費や宿泊費の入力を自動化したり、領収書処理を簡素化したりといったことも含めて申請・承認のフローをオンラインで簡潔に進められ、効率化できる機能を備えます。これにより、担当者や承認者の双方が手間を減らすだけでなく、精算処理の正確性のような要素も高めることが期待できます。

稟議書の電子化

稟議書や休暇申請といった承認プロセスが複数段階に及ぶケースは特にワークフローによる電子化が有効です。押印が必要となる書類でも電子承認に対応すれば、出社や書類の郵送を待つ必要がなくなり、生産性の向上に寄与します。申請状況や過去の承認履歴をシステム上から確認でき、管理部門の負荷も大きく軽減される点がメリットです。

ワークフロー申請を導入するメリット

ワークフロー申請システムを導入することで得られる主なメリットは以下の通りです。具体的に見ていきましょう。

業務プロセスを標準化できる

ワークフローシステムを導入すると、まずは業務手順の標準化が期待できます。部署ごとに異なる運用フローや手書きの申請書式を一本化できるため、属人的に処理されていた作業の可視化が進みます。組織によっては同じ種類の申請でも担当者や部署ごとに手順がバラバラで、属人的なノウハウ頼りになっている企業は多いかもしれません。ワークフローシステムの導入により、フォームや承認経路を統一し、どの社員でも同じ手順で申請が行える環境をつくることが可能です。これによって業務の透明性が高まり、全体の運用が安定しやすくなります。

承認のスピードアップ

デジタル化／クラウド・SaaS化は、テレワーク環境や外出時のような場所を選ばず承認作業に対応できることも大きなメリットです。リモート勤務が進んだ企業では特に、紙の承認が必要な運用では業務が滞りがちです。ワークフローシステムの導入によって、承認者がすぐ、適切に承認できる体制をとても容易に構築できます。承認スピードが早ければ、その分申請者も安心で不要な負担を大きく減らせることにもなるでしょう。

業務プロセスを一元管理できる

ワークフローシステムでは、承認プロセスを一元管理できることも大きなポイントです。申請から承認までの進捗やステータスをリアルタイムで確認・モニタリングできます。部署横断の案件でもシステム上で一括管理することで、「どこで承認が止まっているか分からない」という状況を回避できるようになります。また、管理者が必要に応じて承認者にリマインドを送ったり、トラブルを早期に把握したりもできるため、全体の作業スピードが向上するでしょう。

手間やミス削減による効率化が見込める

紙／アナログのやり取りでは、書類の紛失や記入漏れなどのリスクが常につきまといます。ワークフローシステムによってこれらのあやふやだった行程について、例えば入力必須項目の設定機能、添付データ自動確認機能などとともに、手作業に由来するミス／ヒューマンエラーを大きく低減できます。繰り返し発生する単純入力作業をシステムが代行することで従業員の負荷は特に軽くなるのです。

内部統制・コンプライアンス対応強化を実現する

ワークフローシステムに保存された履歴は監査時の証跡としても活用できます。誰がいつ承認し、どのような内容で申請が通ったのかを追跡できるので、不正や不正確な運用も早期にあぶり出せることも期待できます。組織体制が拡大するほど内部統制の重要性は増すため、ワークフローシステムでコンプライアンスを強化する意義も大きいといえます。

ワークフロー申請システムの機能と特徴

ワークフローシステムには、申請を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。特にニーズが高いのは、申請フォームの作成や承認ルートの自動設定、進捗管理など、一連のプロセスを包括的にサポートする機能です。必要に応じて多段階承認を設けることもでき、承認プロセスを細やかにコントロールできるできるのはアナログな紙運用にはない大きなメリットといえます。

申請フォームの作成およびカスタマイズ

ワークフローシステムは、自社の業務に合わせた申請フォーム／テンプレートを用意しておけます。申請内容に応じて申請フォームを用意し、項目の追加や削除のような特定カスタマイズも簡単な機能が望まれます。申請項目において複数の申請パターンを登録しておければ、経費精算や休暇申請などさまざまなケースを柔軟にカバーできます。

承認ルートの設定と柔軟性

申請項目によって承認ルートの設定を自動化したり、複数の承認ルートを自在にカスタマイズする機能も強く望まれます。例えば、金額の大きい申請のみ上席者の承認が追加されるといった条件付きのフローの自動設定も行えます。このような仕組みを整えておくことで、事前に想定される多数のシナリオに対応しやすくなります。

進捗状況と承認ステータスの可視化

業務の停滞を防ぐうえで非常に役立つのが進捗の可視化機能です。どの申請がいまどの段階で止まっているかをすぐに把握できます。情報が紙の書類に閉じ込められずにシステム上で共有されるので、担当者同士のコミュニケーションも円滑になるでしょう。承認書類の数や部門間の連携が増えるほどこうした可視化の恩恵は大きくなります。

リマインド通知やモバイル対応

ワークフローシステムの活用度を高める重要なポイントとして、承認の遅延と申請ミスを防ぐためのリマインド機能の存在もとても重要です。しかるべき担当者へ自動的に通知が届くことで、申請・承認の抜け漏れや確認の遅れを最小限に抑えることができます。併せて、外出時でもスマートフォンなどのモバイル端末からいつでも容易に承認作業を実施できる機能の需要も増えています。

ワークフローシステムにおけるシステム選定時のポイント

自社に最適なワークフロー申請システムを選ぶ際に考慮すべき点を押さえておきましょう。

ワークフローシステムは多岐にわたり、製品ごとに特徴や得意分野が異なります。まずは、自社がどのような業務を電子化したいか、どの程度の複雑な承認フローが必要かといった要件を明確にすることが大切です。規模や業種によっては、シンプルな機能で十分なケースもあれば、詳細なカスタマイズ性が求められるケースもあるでしょう。

自社規模や業務内容に応じた適合性

ワークフローシステムも、中小企業向けにはシンプルで操作が分かりやすい製品が、一方で大企業向けならば多段階承認や海外拠点への対応が充実した製品など、企業規模によって必要な機能は異なります。まずは自社の業務フローを洗い出し、それに合った承認プロセスを提供する製品を絞り込んでいくのがよいでしょう。導入後の拡張も見据えて、最適なボリューム感を見極めることも大切です。

コストパフォーマンスと必要な機能の比較

IT製品は機能が多いシステムほどコストも高額になりがちです。導入前に必要な機能リストを整理し、比較検討することで、無駄な出費を抑えることがにもつながります。無料版や無料トライアルを遠慮なく活用しながら、導入する製品の機能と価格のバランスを見定めていくとよいでしょう。

関連記事：「無料版」はなぜ無料なのか、どこまで無料で使えるのか？

導入時の初期設定やサポート体制

新たなIT製品の導入／刷新時は社内担当者にとって慣れない作業が重なります。このため、導入する製品のベンダー（提供企業）が導入時の初期設定支援のような支援メニューをしてくれるかどうかで運用開始までの負担が大きく変わります。電話サポートやオンラインチャットを含め、困ったときにすぐ相談できる環境が整っているかどうか、どこまでやってくれるのか、いくらかかるのかといったサポート体制の有無や範囲も忘れずにチェックしておきましょう。

他システムとの連携性と拡張性

申請・承認のフローと密に関連する経費精算や勤怠管理、会計、グループウェアのようなシステムとの連携を視野に入れておくると、ワークフローシステムの汎用性はさらに高まります。製品にAPI連携、CSVインポート／エクスポート機能など、データのやり取りやデータ連携に関する機能も確認しておくことで、システム導入後の業務効率化も一段と進むでしょう。

無料で始められるワークフローシステム9選

ここでは“コストを抑えて導入を検討したい”人向けに、無料で始められるワークフローシステムの代表例を紹介します。（製品名 abcあいうえお順／2025年1月時点）

関連なぜ無料で使えるのか？　どこまで無料なのか

asmana

asmanaは、簡単な操作性を重視したワークフロー管理ツールです。ユーザーインターフェースが直感的に分かりやすいため、導入当初でもスムーズに使い始めることができます。無料プランでも基本的な申請・承認機能をしっかり試せる点が魅力です。

kickflow

kickflowは、承認フローを可視化できるインターフェースが特徴のクラウド型サービスです。画面上で承認ルートを一目で確認できるため、申請の滞りを早期に解消しやすくなります。無料プランでも多段階承認やリマインド機能などを利用でき、幅広い業界で活用されているツールの一つです。

SmartDB

SmartDBは企業内の業務プロセスをデジタル化し、一元管理できるワークフローシステムです。大企業対応の特徴とともに直感的な操作で簡単にフォームを作成し、データの収集や管理を効率化します。複雑な承認フローや多様な業務プロセスにも柔軟に対応でき、企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。無料トライアルで基本機能を試すことができ、本格導入前の評価も行えます。

SPG-R

中小企業向けに特化した設計で、シンプルな初期設定が魅力のワークフローシステムです。無料版を提供しており、導入後すぐに基本的な承認フローを運用できます。機能を拡張したい場合は有料プランへ移行できるため、まずは小規模で試したい企業に向いています。

ジンジャーワークフロー

ジンジャーワークフローは、多彩な申請フォームをあらかじめ備えているのが特徴で、初期設定を手軽に行えます。経費精算や休日申請など、多くの企業で使われる申請項目を標準でカバーしているため、すぐに業務をデジタル化したい場合に便利です。無料プランから始めて運用をスムーズに軌道に乗せることが可能です。

スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは勤怠管理と連携させやすいワークフローシステムとして認知されています。メンバーの勤務情報と承認フローを一元管理できるため、給与計算や勤怠管理の効率化を一気に進めたい企業にぴったりです。無料プランでは基本的なワークフローの作成と運用を試せます。

ダッシュコム

ダッシュコムは、できるだけシンプルな操作性を追求したワークフローシステムです。多機能を望まない代わりに、わかりやすさを重視しているため、小規模事業者や部署単位での利用を考えている場合には適しているでしょう。無料プランを活用して、まずは小さく始めてみるのに向いています。

つながるワークス

つながるワークスは、チームコミュニケーション機能を取り入れたワークフロー管理ツールです。チャット機能やメッセージ機能を活用しながら承認フローを進められるので、関係者同士のやり取りもスムーズです。無料版で基本的な申請管理が可能で、プロジェクトチーム単位の導入にも適しています。

ワークフローEX

ワークフローEXは、多数の業務フローに対応できる設定の柔軟さが特徴です。承認ルートの詳細な指定やさまざまな申請フォームの作成が可能で、企業独自の要件にも合わせやすい設計になっています。無料トライアルで基本的な操作を試せることで本格導入前の試用にも適しています。

おすすめ無料相談できるおすすめワークフローシステム10選

ワークフロー申請の業務改善は「早・安・効」観点で検討を　“無料トライアル”もあり

ワークフローシステムの導入は、企業の申請・承認プロセスを大幅に効率化し、業務改善を実現するための重要なステップです。特に、デジタルトランスフォーメーション（DX）が進む現代において、紙やメールによる承認作業は非効率であり、リモートワークやフレックスタイム制度が広がる中で、場所や時間にとらわれない業務フローが求められています。ワークフローシステムを導入することで、申請プロセスのデジタル化や業務の一元管理、承認スピードの向上が期待できます。これにより、業務の停滞やミスを防ぎ、全体の業務効率を高めることができます。また、監査対応やコンプライアンス強化にも寄与し、企業全体の透明性を向上させます。

まずはここで紹介した無料かつ気軽に始められるワークフローシステムで、初期費用を抑えつつ、効果的な業務改善の実現に向けた第一歩を踏み出してみてはいかがでしょう。これにより、ワークフローシステムの導入効果を実感しやすく、次のステップへのスムーズな移行が可能となるでしょう。

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