企業内でのペーパーレス化やDX推進が進む中、「ワークフロー」という言葉を耳にする機会が増えているのではないでしょうか？ しかし「そもそもワークフローって何？」「ワークフローのシステムって何をするもの？」「紙の書類を電子化するだけじゃないの？」といった疑問を持つ方もいるでしょう。
この記事では、「ワークフローシステムとは何か？」という基本的な定義から、その導入メリット、失敗しないための選び方まで、初心者にもわかりやすく解説します。
この1ページで詳細も理解！ワークフローシステムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイント｜人気・定番・おすすめの製品をチェック
目次
ワークフローとワークフローシステムの違い
「ワークフロー」という言葉自体は、申請や承認、決裁といった一連の業務の流れを指します。一方、「ワークフローシステム」はこの一連の流れをデジタル化し、自動で管理するための仕組み（システム）やソフトウェアのことを意味します。
つまり、紙の申請書を印刷しハンコをもらいに部署を回るのが「紙でのワークフロー」だとすると、PCやスマートフォン上で申請・承認を完結させるのが「ワークフローシステム」です。
「稟議システム」や「電子決裁システム」との関係
ワークフローシステムは、しばしば「稟議システム」や「電子決裁システム」などと呼ばれることもあります。これらは、組織内で行われるあらゆる業務手続きを電子化する仕組みやソフトウェアの総称、あるいはいずれかに包括している仕組みとして使われることが多く、まずは同じものを指していると考えてよいでしょう。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムは、申請・承認・決裁といった一連の手続きをデジタル化・自動化する仕組みのことです。これにより申請書の物理的な回覧が不要になり、ペーパーレス化のようなコスト削減、業務や体制の正確性・確実性の向上を実現します。
この一連の手続きとは例えば、「購買・契約の稟議／承認」「経費精算（特に交通費・出張費）」「捺印・押印申請（電子契約含む）」「人事関連稟議（採用・異動・退職など）」「勤怠・休暇申請（有給休暇・残業・出張など）」があります。
この1ページで解決！ワークフローシステムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイントを徹底解説
ワークフローシステムの主な機能
- 申請フォーム作成: 申請目的に応じた入力フォームを簡単に作成できます。
- 承認ルートの制御: 申請内容や申請者によって、自動的に適切な承認ルートを設定します。
- 進捗状況の確認: 今どこで承認が止まっているか、誰が担当しているかなどをリアルタイムで確認できます。
- 通知・リマインダー: 申請や承認の依頼が届くと、メールやチャットで通知します。
- ログ管理: 誰が、いつ、何を承認したかの履歴をすべて記録します。
- 他システム連携: グループウェアや会計システムなど、他のシステムと連携することで、さらなる業務効率化が可能です。
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムを導入することで、以下のようなさまざまなメリットが得られます。
- 作業工数を減らせる
- 業務の「見える化」を実現する
- 承認スピードが早くなる
- 内部統制・ガバナンスを強化できる
- テレワーク・DXへの対応が進む
作業工数の削減
申請書の作成や提出がスムーズになり、差し戻しの手間も減ります。
業務の「見える化」
承認の進捗状況が可視化されるため、どこで滞留しているかが一目でわかります。これにより、ミスの防止や承認漏れを防ぐことにもつながります。
承認スピードの向上
場所を問わず申請・承認ができるため、出張中やテレワーク中でも業務が滞りません。
内部統制・ガバナンスの強化
承認ルートの改ざんが防止され、すべての履歴が記録されるため、不正を防ぐ効果が期待できます。
テレワーク・DXへの対応
クラウド型のシステムであれば、インターネット環境さえあればどこからでも利用できるため、テレワークの推進や企業全体のDXを後押しします。
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導入手順と選び方
- 要件定義: 「どんな業務を効率化したいか」「どのような課題を解決したいか」といった目的を明確にします。
- 製品検討: 目的と要件に合った製品をいくつかピックアップします。
- トライアル: 実際に試用期間を設けて、操作性や使い勝手を確認します。
- 運用設計・社内展開: 運用ルールを決め、社員に使い方を周知します。
製品を選ぶ際は、操作性とともに、既存システムとの連携性、セキュリティ、コストなどを比較検討することが重要です。
どんな製品があるかは「ワークフローシステム一覧＆検索＆比較コーナー」を、稟議に向けた詳細資料がまとめて必要ならば「一括資料請求サービス」を、分からないことが多いので詳しい人に聞きたい・相談したいならば「無料のITセレクトコンシェルジュ相談サービス」をぜひご活用ください。
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よくある質問（FAQ）
Q1：ワークフローシステムと稟議システムの違いはなんですか？
A1： 「ワークフローシステム」と「稟議システム」は、多くの場合、同じ意味で使われています。稟議書などの申請・承認手続きをデジタル化する仕組みがワークフローシステムであり、目的によって呼び方が変わるだけと考えて良いでしょう。
Q2：クラウド型とオンプレミス型のどちらが良いですか？
A2： クラウド型はネット環境があればどこからでも利用でき、サーバ管理のコストや手間が不要です。一方、オンプレミス型は、自社ないし自社管理下のサーバで運用することでカスタマイズの自由度が高いシステム化が可能です。「コスト」と「導入の難易度／早さ」を勘案し、昨今のテレワーク推進や導入の手軽さを重視する多くのシーンではクラウド型が勧められます。
Q3：費用の目安を教えてください。
A3： 費用は製品によって大きく異なります。無料プランや低価格で始められるツールもあります。一方で、機能が豊富なエンタープライズ（大企業）向け製品までさまざまです。まずは自社の要件に合った価格帯の製品をいくつか選び、比較検討するように進めていくとよいでしょう。
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【スノボスクール】季節限定アルバイトスタッフ管理を効率化し、以後のデジタル化につなぐ一手に
シーズンによってスタッフ数が大きく変動するスノボスクールでは、従来の紙ベースのタイムカードでは休暇管理や給与計算の工程に混乱が生じがちでした。また、季節スタッフはスクールのインストラクターとしての役割もあり、通常勤務時とレッスン時で給与体系が複数混在することも手動工程では多大な手間がかかり、ミスが発生する可能性もある大きな要因となっていました。勤怠管理システムによるデジタル化（DX）によってまず労務管理の多大な手間とコストを軽減し、今後スクール運営をより効率化・高度化する一手として成果をあげました。
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観光地で複数の店舗を抱え、アルバイト／正社員の混在だけでなく、勤務場所に応じて1人のスタッフ単位でも給与形態が異なる、かなり複雑な労務管理のケースです。従来は紙タイムカードを集約し、月末にまとめて担当者の手作業と目検でExcel計算しており、これだけで数日かかりきりとなる工程で運用していました。勤怠管理システムを導入したことで手作業、アナログ作業の工程がほぼなくなり、勤怠状況の把握から集計、給与計算までほぼ自動、かつリアルタイムに実施できるようになりました。担当者の負荷が大幅に軽減され、スタッフへの給与支払時短にもつながった事例です。
まとめ
ワークフローシステムは、単なる業務の電子化ツールではなく、組織全体の生産性向上やガバナンス強化、DX推進を支える重要な仕組みです。本記事で解説した定義やメリット、選び方を参考にぜひ導入を検討してみてください。
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