「受付時間内に再度メールを」と自動返信　インドネシアの日本大使館「不適切で深く反省」

　「只今の時間、窓口は受け付けを行っておりせん。受付時間内に改めてメールを送信いただきますようお願いします」――在インドネシア日本国大使館に時間外にメールすると、こんな自動返信が返ってくると、インドネシア在住の日本人が10月13日、Twitterで指摘した。

　これを受けて14日、河野太郎行政改革担当大臣がTwitterで、「冗談のようなクレームがあったから試してみたら本当だった」と報告。同日中に外務省が大使館に是正を指示し、メールは24時間受け付けになった。

　自動返信が問題になったのは、大使館窓口の予約受け付け専用メールアドレス。大使館の業務時間外にメールを送信すると、「只今の時間、領事窓口の受け付けは行っておりません。領事窓口の受付時間内に改めてメールを送信いただきますようお願いします」との自動返信メッセージが送信されていた。

　メールはリアルタイムでなくても確認ができるため、時間外受け付けを断ったり、送信時間を指定するのは違和感がある。

　大使館の説明によると、新型コロナウイルス感染防止のため、3月以降、来館時は事前にメールで予約してもらうシステムに変え、予約用のメールアドレスを用意したという。

　ただ、このアドレスに、一般的な相談メールも届くようになったため、相談内容の確認がすぐにできるよう、9月4日以降、受付時間外に届いたメールには、時間内に再度送るよう協力を依頼する文面を自動返信する設定にしていたという。

　時間外に送られたメールも適切に処理していたが、時間内の送信を求める自動返信メールは「無用のご負担をおかけするのみの全く不適切なものだったと深く反省している」と謝罪。予約メールは24時間受け付けるとともに、今後、相談専用の新たなメールアドレスを準備する。

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