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» 2016年08月31日 10時00分 公開

「さみしい……」 いつも自宅で作業しているフリーランス記者(♀)が、テレビ会議で編集部とつながってみた

[PR/ITmedia]
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 「わたし、さみしいんです……」

 ここはITmedia ニュース編集部。このチームには、社内で仕事をしている記者や編集者のほかに、自宅やカフェで記事を書いているフリーランスの記者もいる。その中の1人であるライターさんと月1回の打ち合わせをしていたある日、そんな言葉が飛び出した。

 聞けば、毎日1人で仕事をしていると、誰ともしゃべらず時間が過ぎていくことにさみしさを感じる時があるという。編集部とのやり取りは主にチャット。「もっと人と顔を合わせて、声を出してしゃべりたい」――そんな切実な悩みがあるというのだ。

 それならばと、たびたびコラボ企画をしている大塚商会から「試してみませんか?」と提案を受けていたテレビ会議ツールをテスト導入してみることに。相談するとすぐに日程調整が進み、テクニカルエンジニアの人がアイティメディアのオフィスに来てくれた。

 設置することになったのは、ポリコムのテレビ会議システム「RealPresence Group 500」。テレビやプロジェクターに接続することで、テレビ会議が可能になる。さらに「Polycom Video Border Proxy」(VBP)という製品をサーバールームに設置すれば、ファイアウォールの外側にあるPCなどからもインターネット経由でテレビ会議に参加できるようになるという。

photo RealPresence Group 500。カメラとマイク、接続用端末、リモコンがセットになっている

 大塚商会のテクニカルエンジニア・萩原健人さんの協力のもと、1時間半ほどでテレビ会議システムの設置作業が完了。会議室で行うITmedia ニュースの編集会議に、ライターさんにカフェからリモートで参加してもらうことになった。その結果は果たして……?(以下、せっかくなのでライターさん本人に書いていただいた感想です)

photo 設置場所と方法を確認するアイティメディアの情シス・イシノ(手前)と、大塚商会のテクニカルエンジニア・萩原さん(奥)
photo 無事にVBPの設置が完了した
photo 会議室にも端末を設置し、準備完了

「私、1人じゃない……」「さみしくない!!!」

 さみしい。

 私はITmedia ニュースに寄稿するフリーランスの記者として、自宅や近所のカフェで仕事をしている。ノートPCに向かい、記事になりそうなネタを1人で探し、1人で記事を書き、1人でサイトに掲載している。誰ともしゃべらず、誰にも会わずに。

 さみしい。とてもさみしい。

 編集部と相談することはある。チャットツールを使い、テキストで「この記事を書きます」と申告したり、記事の内容を話し合ったりすることもある。それはあくまで、仕事のために必要な情報交換であり、短いテキストだけの乾いた交流だ。

 さみしい。話したい。誰かと話したい。声を聞きたい。姿を見たい。

 耐えきれず、編集長に相談した。「わたし、さみしいんです。編集部の方々と、もっとお話がしたいんです! 姿を見たいんです!」

 すると編集長は言った。「ちょうど、テレビ会議システムを試しに導入してみないかという話があったんだ。リモートで編集会議に参加してみない?」

 「いいんですか!?」 私の胸は震えた。毎日のさみしさから、解放されるかもしれない。


 いよいよ今日は、テレビ会議の日だ。私のPCに専用クライアントソフト「Polycom RealPresence Desktop」を導入し、簡単な設定をしたあと、「通話」ボタンを押す。すると間もなく、私のPCのディスプレイに大きく、アイティメディアの会議室が写り、編集部員たちの姿が現れた。つながった!

photo つながった! 感動の瞬間
photo 右側にあるコントローラーを操作すれば、会議室内のカメラの向きを変えて話者を映し出せる

 「こんにちは」。編集長の声がスピーカーから聞こえる。「こんにちは、聞こえますか?」。小さな声であいさつを返す。つぶやくような声でも、会議室にクリアに伝わっていたらしい。「聞こえますよ!」。編集長が答える。

 私、1人じゃない……! 興奮した私はしゃべりまくった。先週気になった記事、今日の進捗、これからやりたい企画……。編集部のみんなは、うなずきながら聞いてくれた。編集部員からの報告も聞く。表情が見え、声色が分かる。文字だけでは分からない、テレビ会議ならではの交流だ。

photo 会議室内に設置したカメラがウィンウィンと動き、会議の様子を伝える。「未来だ!」と編集部員も興奮ぎみ

 手元のPCのクライアントソフトから、アイティメディアの会議室に置かれたカメラを遠隔操作し、角度を変えられる。編集長にカメラを向けたり、編集部員の表情を確かめたり、ホワイトボードに向けてみたり。画質はとても良く、私も会議室にいて、みんなの顔を見ながら会議に参加しているような感覚だ。

 私、さみしくない!!! 叫び出したくなるのをこらえながら、意見交換を続けた。私が書いた記事の評価が思った以上に高かったことが分かり、やる気が満ちてきた。会議中の雑談から、新しい企画も決まった。テレビ会議はさみしさを解消してくれた上に、仕事のモチベーションも高めてくれたのだった。

「ちゃんとつながってる?」「すごい!」――編集部でも大評判

 このように、ライターさんにリモートで参加してもらった編集会議は大成功。編集部との距離の遠さを感じることなく、全員でスムーズに意見を交わすことができた。

 最初は「これ、ちゃんとつながっているんですか?」と不安そうだった編集部員たちも、いざ会議が始まってみると「すごい! 本当にしゃべれてる(笑)」と興奮ぎみに。時間がたつにつれてシステムを気にする人もいなくなり、自然な感じでいつも通りの会議を進めることができたのだった。

 編集部側で特に便利に感じたのは、社内外にいるメンバー全員が1つの会議室にいる感覚でテレビ会議を行えたことだ。SkypeやGoogle ハングアウトなどのWeb会議ツールは「1対1」のやり取りには向いているが、1つの部屋に集まって行う会議に外から参加してもらうといった使い方には向いていない。リアルな会議に社外のメンバーが参加できるのは、テレビ会議ならではの便利さだ。

 また、社外から参加してもらったライターさんの感想とも重なるが、画質のきれいさと音声のクリアさには驚かされた。会議室には専用のカメラを設置しているのでもちろんとして、ライターさんのノートPCの内蔵カメラとマイクでも、十分な品質でテレビ会議を行えたのにはびっくりだ。

photo RealPresenceでは、スマートフォンアプリから接続してテレビ会議に参加することもできる

 テレビ会議システムの試験導入に手ごたえを感じたのは編集部のメンバーだけではないようだ。今回導入を手伝ってくれたアイティメディアの情報システム担当・イシノさんに感想を聞いてみると、このような答えが返ってきた。

 「テレビ会議自体を試してみたことはあって、社外からインターネット経由で接続できるようにするVBPは初めて入れてみたけれど、導入はとても楽だったね。事前にサーバー構成などを伝えておいたので、大塚商会さんが設定済みの状態で持ってきてくれたのは助かったよ」(イシノさん)

 「カメラやマイクの性能がいいから、大きめの会議室でもスムーズにテレビ会議を行えたのはいいと思った。その場に行かなくても雰囲気を伝えられるので、どうしても外せない参加者がいる会議で使ったり、1つの会議室に入れておいていつでも使えるようにしておいたり……といった使い方が便利かもしれないね」(イシノさん)

photo 情シス・イシノさんもテレビ会議に参加

 アイティメディア以外のチームでも、社内外のメンバーで共同作業を行ったり、会議にリモートから参加したりするビジネスシーンはたくさんあるはず。あなたの会社も、「テレビ会議に興味があるんですが……」と大塚商会に相談してみてはいかが?

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提供:株式会社大塚商会
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ニュース編集部/掲載内容有効期限:2016年9月30日