「10分の相談でよかったのに！」 会議の準備で疲弊する企画部ナカジマを救ったチームコラボツールの実力を検証

[PR／ITmedia]

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　「10分程度のちょっとした相談がしたいだけなのに、スケジューラーで参加者の予定と空いている会議室を確認して……。これって効率悪すぎ……？」

　ITmediaの企画部・ナカジマは疲弊していた。毎日のようにスケジュールへ組み込まれる「会議」という2文字に。

「会議に誰もこない……」

　企画部は社内で打ち合わせをする機会がトップクラスに多い。広告を売る営業のサポートや、コンテンツを制作する編集、広告配信をコントロールするアドテクノロジー部門との調整など、社内で頻繁にコミュニケーションを行うためだ。

　そんな理由から、打ち合わせの度に参加者全員の予定を調整し、会議室を押さえる必要があった。部屋の数は限られており、最近はテレワークや在宅勤務を行うメンバーも増えている。「取材時間が押しているので、今日の会議は欠席します」「すみません、今自宅なんです」──そんな状況は日常茶飯事だ。

　そして、それらの会議は“相談レベル”で済むことも少なくない。要点だけに絞れば、5〜15分程度の簡単なコミュニケーションで十分解決できることも多かった。

　「社内外のどこにいても、もっと気軽に打ち合わせや相談ができる仕組みはないだろうか」──そんな愚痴を周囲にこぼす姿を見かねた編集Wがナカジマに勧めたのが、シスコシステムズが無料で提供するチームコラボレーションツール「Webex Teams」（旧 Cisco Spark）と、ビデオ会議端末「Cisco Webex Room Kit Mini」の組み合わせだった。

　Webex Teamsは、テキストチャットやビデオ通話、ファイル共有、画面共有、複数人で書き込めるホワイトボード機能など、仕事に使えるコミュニケーションツールが1つにまとまったマルチデバイス対応のアプリだ。そしてWebex Room Kit Miniは、細長の本体に高品質なカメラとマイク、スピーカーを内蔵する中小会議室向けのWebex Teams向けビデオ会議端末となっている。

シスコシステムズのビデオ会議端末「Cisco Webex Room Kit Mini」

　これらを組み合わせて活用すれば、会議がスムーズに進……

　「ちょーっと、ちょっと待って！」（ナカジマ）

　「シスコって、大企業が大会議室のビデオ会議システムとかで使ってる、あのシスコでしょ？　いくら私だって知ってるよ。そんな大きいシステムを扱っている会社の製品を入れるとしたら、軽く数百万はするんじゃない？　そんなの上に提案できないよ……」（ナカジマ）

ナカジマが想像するシスコのイメージは「雲の上の大企業」

　ナカジマもITをメインとするメディア企業の一員だ。シスコの存在は認識していたが、そのイメージは「大企業向け」というもの。1つの部署が気軽に導入できるような製品があるとは考えもしていなかった。

　しかし、「まぁまぁ、ものは試しに」という編集Wの勧めもあり、Webex Room Kit Miniの見積もりを取ってみることに。すると意外にも、そこまで高い金額ではなかったのだ。さらに、コミュニケーションツールのWebex Teamsは無料アカウントでも十分業務で使えそうだということに気付く。

デスクで見積書を見つめるナカジマ

　「これは意外といけるかも」（ナカジマ）

　企画部・ナカジマのWebexを使った業務改善が始まる……！

Webex Teamsだけでチャットからビデオ会議、ファイル共有まで

　早速、企画部と社内の一部メンバーで使うチームコラボレーションツールをWebex Teamsに統一することに。導入手順は簡単で、メールアドレスでWebexアカウントを作成してから、専用クライアントをPCにインストールするだけ。もちろんスマートフォンやタブレット（iOS、Android）にも対応しているのでデバイスを問わずに使える。

　最初は新しいツールに戸惑うメンバーだったが、Webex Teams自体の使い方は一般的なチャットツールと同様で、すぐ慣れたようだ。

　しばらく業務で使った上で、メンバーから最初に挙がったメリットは「業務で必要とされるツールが1つのアプリにそろっている」ところだった。

　実はこれまで部署ごとに使っているチームコラボレーションツールはバラバラだった。「Aさんは『○カ○プ』、Bさんには『ス○ッ○』、Cさんは『○ング○ウト』、Dさんは何も使ってないのでメールで……」といった使い分けが生じていたのだ。

　さらにツールによってはビデオ通話に対応していなかったり、過去に送ったメッセージやファイルなどが探しづらかったりすることから、結局「スマホのスピーカーフォンで会議をお願いします」「メールで再送します」なんてことも……。

　Webex Teamsであれば、テキストチャットはもちろん、画面上で複数人が同時に書き込めるホワイトボードや、ドキュメントをアップロードして蓄積しておけるファイル共有、PCやスマートフォンに対応する画面共有などの機能がそろっているため、単体でコミュニケーションが完結できるのが強み。

ペンに対応するデバイスなら、ホワイトボードをもっと便利に使える

　ビジネスのコミュニケーションに求められる機能を1つのアプリに内蔵しているので、上で挙げた課題以外にも「今使っているツールがビデオ通話に対応していないので、他の代替アプリを併用せざるを得ない」「PCやスマホの常駐アプリが増えて困っている」「情シスのツール管理が煩雑」といったリアルな不満にも対応できる。

「超音波すごい」──ビデオ会議端末の賢い接続方法に感動

　「なんだこれ、便利すぎる」──特にメンバーが使いやすさを評価していたのが、Webex Room Kit Miniを使ったビデオ会議だった。

　Webex Room Kit Miniは、本体にカメラとマイク、クリアな音声を実現するスピーカーを内蔵した中小会議室向けのビデオ会議端末だ。HDMI入力対応のディスプレイと組み合わせることで、手軽に高品質なビデオ会議環境を構築できる。

　本体のセットアップも非常に簡単だった。Webex Room Kit Mini本体に電源ケーブルとHDMIケーブル、付属のタブレット型コントローラーに電源供給するLANケーブルの計3本を接続するだけ。画面の流れに沿ってWi-Fi、もしくはイーサネットでネットワークに接続し、Webexアカウントを設定すればすぐにビデオ通話を始められる。

　ナカジマは社内の情シス担当者に設置を手伝ってもらうつもりだったが、説明書を見なくても接続を完了できた。「ビデオ会議端末というより、Webカメラをセットアップしたような感覚に近かった」（ナカジマ）

Webex Room Kit Miniは付属のタブレット型コントローラーで操作する

　そして、メンバーを特に驚かせた一押し機能が、超音波を使ったペアリング機能だ。例えば、普段使っているPCやスマートフォンのWebex Teamsアプリに、Webex Room Kit Miniのマイクやスピーカー、カメラを接続してビデオ会議を行いたい場面があるとする。

　そんな時はアプリの立ち上げ時に自動で表示されるWebex Room Kit Miniのアイコンを押すだけだ。実はWebex Room Kit Miniには超音波によってデバイスを自動検出する機能が備わっており、複雑な操作不要で簡単に接続できる。

Webex Room Kit Miniの近くにいるだけで、アプリがデバイスを認識する

　ケーブルを接続したり、画面に表示された数字を入力したり──面倒なペアリング作業がないので、驚くほどスムーズにビデオ会議がスタートできる。このシームレスな使い勝手はソフトとハードの両方を提供しているメーカーの強みといえるだろう。

小スペースでも高画質な広角カメラで相手に伝わる

　ナカジマには、メンバーが社内外どこにいても気軽に打ち合わせや相談をしたいという要望があった。これにはシスコが提唱する「ハドルミーティング」という考え方が当てはまる。わざわざ会議を設定するのではなく、小さなミーティングスペースで必要なときに必要なメンバーだけが迅速に集まり、意思決定が済んだらすぐに解散するというものだ。

　こういったシチュエーションでもWebex Room Kit Miniが役に立つ。オートフォーカス対応の高解像度4Kカメラを搭載し、視野角は120度を確保しているので、小さなミーティングスペースでも参加メンバーを広角で写すことができる。さらに人の位置を認識してカメラの画角を自動調整したり、手動でカメラをズームさせたりする柔軟な機能も備える。

一般的なカメラ（左）に比べ、Webex Room Kit Mini搭載のカメラ（右）はより多くの人を写せる

　試しに会議室で一般的なWebカメラとWebex Room Kit Miniを同じ位置に置いて画角を比較してみた。従来のWebカメラは奥に座っている4人しか写っていないが、Webex Room Kit Miniのカメラは手前に座っている人もきちんとカメラに収まった。カメラと人の距離が近くなる小さな会議室やミーティングスペースほど、この広角カメラの威力が発揮されるだろう。

Webカメラ（2009年製、720p、左）と、Webex Room Kit Mini搭載のカメラ（右）の画角比較

　スピーカーやマイクの品質も高品質だった。PC内蔵マイクなどをビデオ会議で使おうとすると、どうしても“マイクに声を吹き込む”ような感覚があった。Webex Room Kit Miniであれば、その場にいる相手に話しかけるような感覚で声を伝えられる。ビデオ会議であることを意識させない環境は、ビデオ会議自体を社内外に浸透させる上で非常に重要なことだ。

　「これならメンバーが外出中でも、いつもと同じような感覚で気軽にハドルミーティングが実現できる」と、ナカジマも高評価だった。

　ハードウェアの使い勝手以外にも、さまざまな機能の使いやすさに手が行き届いている。例えばこういったチームコラボレーションツールでありがちなのが、複数人でビデオ会議などをするときに、誰のアカウントに接続すればいいのか分かりづらいこと。

　Webex Teamsでは、アカウントを作成した一人一人にパーソナルな仮想会議室が与えられるようなイメージなので、「○○さんの会議室に集合で」といった使い方ができるのが現場では分かりやすかったようだ。

業務の滞りを解消するチームコラボレーションツール活用は必須の時代

　Webex TeamsとWebex Room Kit Miniを活用するようになってから、ちょっとした打ち合わせや相談であればオンラインで十分に済ませられるようになった。外出が多いメンバーからも、「わざわざ会議のために会社に戻らなくても済む。時間が効率的に使える」「こんなに伝わるビデオ会議は初体験だった」といった声が挙がった。

　企業で働く人々は、誰もがこういった最新のITツールの活用に強いわけはない。ビジネスで使われる機能がまとまったWebex Teamsや、Webex Room Kit Miniの簡単なセットアップ、PCやスマホとの素早いペアリングなど、各所の細やかな使い勝手、同じプラットフォームで動く環境は、他のツールに比べても大きな優位性となるはずだ。

　ナカジマも面倒なスケジュール調整や会議室の確保から解放され、社内のコミュニケーションがスムーズになって仕事に張りが出たようだ。

　「シスコのツールだから高価」は早まった考えかもしれない。同様の課題を抱える企業は、小規模から大規模まで柔軟に対応できるシスコのチームコラボレーションツールを試してみてはいかがだろうか。