ツールで会社も仕事の質も変えられる シスコの“無償”コラボツール「Webex Teams」がビジネスで本当に使える理由

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　このところ「デジタルトランスフォーメーション」（DX）という言葉をよく耳にする。既存のビジネスからデジタルを活用した新たな価値を生み出すといった意味を表すものだが、確かにデジタル化の急速な進展によって企業のビジネススタイルが大きく様変わりしつつあるのは間違いないだろう。

　DXの実現に向けたビジネスのアプローチはいくつかあるが、その1つに“組織横断的なチームワークやコラボレーション”が挙げられる。縦割りの閉じた組織では、企業価値を高めるようなイノベーションは生まれにくい。組織の枠にとらわれないチームを作り、異なる価値観やバックグラウンドを持った社内外の人々との協業を通じて、イノベーションを起こすのが狙いだ。

　世界最大のネットワーク機器ベンダーとして有名なシスコシステムズも、そんな取り組みを進める企業の1つだ。創業から35年、従業員数が7万人を超える同社には、これまでの豊富な実績に裏付けられた「信頼できるベンダー」というイメージがあるものの、一方で老舗の大企業ゆえに“お堅い”イメージを持つ人も少なからずいる。だがそれは、大きな誤解だ。

大企業でもワークスペースでイノベーションは起こせる

　東京ミッドタウンに本社を置くシスコ日本法人のオフィスでは、つい最近になって大規模なリノベーションが行われた。従来のような縦割り組織で仕事をするのが前提だった島型オフィスをなくし、あらゆる部門の従業員同士がコラボレーションしやすく、イノベーションが起きやすいようにリニューアルした。

　オフィスの随所にはちょっとしたミーティングが行えるオープンスペースを配置し、ファミリーレストランのようなテーブルとベンチシート、コーヒーを飲みながらコミュニケーションできるカフェテリアなども設置されている。

　2018年には「働きがいのある会社」（Great Place to Work Institute Japan）の大企業部門で1位に選ばれるなど、老舗のIT企業というよりはベンチャー企業に近い雰囲気がある。

Webex Teamsを中心に新しいアイデアや価値が生まれる

　そんなシスコでは、オフィスだけでなく、従業員のコラボレーションも変わりつつあるという。同社はチームワークを活性化させる方法として「ハドルミーティング」を提唱。これは「必要なときに短時間（10〜30分程度）で行うミーティング」のことであり、アメリカンフットボールの試合中に選手が集まって行われる小さな作戦会議に由来する。

　生産性の低い会議、参加者の調整に手間のかかる会議を止め、必要なときに必要なメンバーだけを集めて議論できる環境にしようというものだ。

　とはいえ、現代は社内にとどまって仕事をする時代ではない。時間や場所を問わず、バーチャルにミーティングできる環境も必要だ。そこでシスコが自身でも活用しながらツールとして提案しているのが「Cisco Webex Teams」（旧Cisco Spark）である。

　Webex Teamsは、チーム内でメッセージをやりとりするチャット、画面上で同時に書き込めるホワイトボード、チーム内のドキュメントをアップロードして蓄積できるファイル共有といった複数の機能が、1つのアプリに集約されたチームコラボレーションツールだ。

　日本でコラボレーション製品の責任者を務めるシスコシステムズの石黒圭佑部長（コラボレーションアーキテクチャ事業担当 コラボレーション営業部）によると、同社でWebex Teamsの利用を始めてから「社内の文化が変わった」とまで言い切る。

　シスコでは、長年コミュニケーション手段の中心にメールがあった。しかし、Webex Teamsを使い始めてからは、特に社内メールのやりとりが激減し、チャットによるコミュニケーションが当たり前になった。現在は顧客や代理店ともWebex Teamsを利用してコミュニケーションを始めている。

　「出勤途中や移動中でも必要なチームにメッセージをすぐに送れます。仕事のスピードが格段にアップしました。ファイルを共有する際にも、わざわざZIPファイルに圧縮して添付し、別メールでパスワードを送るようなことをする必要もありません。組織横断的なチームスペースがつくられ、組織を飛び越えたコミュニケーション・コラボレーションが実現することで、新しいアイデアや価値がどんどん生まれています」（石黒部長）

他社ツールにはない盲点？　ビジネス用途に必須のセキュリティと管理のしやすさ

シスコシステムズの石黒圭佑部長（コラボレーションアーキテクチャ事業担当 コラボレーション営業部）

　シスコが社内でWebex Teamsを使うのは、ビジネス用途に求められるセキュリティや管理のしやすさに自信を持っているからだ。

　Webex Teamsは、コンシューマー市場で使われているチャットツールのように気軽にメッセージをやりとりできる上に、メッセージは全て暗号化されるなど十分なセキュリティ対策が講じられているなど、最初からビジネスツールとして設計されている点が強みになる。

　「チャットやファイル共有でコンテンツを共有する際にも、誰がオーナーで誰にアクセスできるかといった権限を付与できます。また、やりとりされた内容を証跡としてトレースできるなど、管理のしやすさにも優れています。これは取引先とビジネスのやりとりを行うツールでは重要なことです」（石黒部長）

　機能面では、ファイルやホワイトボードを共有しながらのリアルタイムミーティングだけでなく、会議室に設置したビデオ会議端末「Webex Board」や「Webex Room」シリーズなど、シームレスに接続した本格的なビデオ会議も行える。また、Outlookと連携させて連絡先の在籍やメッセージの送信もできるなど、コミュニケーション／コラボレーションをより便利にする連携機能などにも抜かりはない。

デジタルホワイトボードやワイヤレスプレゼンテーションなどをオールインワンとして備えるビデオ会議端末「Webex Board」

　そしてWebex Teamsの最大の特徴といえるのが、これらの全ての機能を含むアプリが「無償」で提供されているという点だ。

　「コンシューマー市場では便利な機能を満載したチャットツールが無償で提供されており、ツールを利用するためにお金を払うという文化はありません。これは企業向けのビジネスチャットツールも例外ではなく、SlackやMicrosoft Teamsといった他のツールにも無償版が用意されています。シスコとしても、コストを気にすることなくコミュニケーション／コラボレーションを活性化させるツールとしてWebex Teamsを使ってほしいという思いから、無償で提供しています」（石黒部長）

無償で使い続けられるWebex Teamsを広めたい

　シスコはWebex Teamsの利用を広める活動に取り組んでいる。Webex Teamsはビジネスチャットに必須のセキュリティや管理のしやすさを備えているだけでなく、「無償でほとんどの機能が利用できる」「データマイニングをしていない」「広告が表示されない」といった特徴がある。

　有償ライセンスも用意されているが、会議室の管理や外部アプリとの連携、多地点会議の最大接続数を増やすといった要件を満たすためのもので、Webex Teamsが備える機能については無償版でも制限がない。さらに「管理者だけ有料プランにして、社員は無償プランのまま」といった柔軟な対応もできる。

　さらにユーザーから寄せられるフィードバックやニーズを取り入れながら継続的にアップデートを行う他、同社のビデオ会議端末「Webex Room」シリーズとのスムーズな連携など、無償であっても常にユーザーに寄り添いながら機能追加や使いやすさの強化が図られているという大きな強みもある。

Webex Teamsとスムーズに連携できるビデオ会議端末「Cisco Webex Room Kit Mini」

　しかしながら、目下の悩みはWebex Teamsの認知度が低いことだという。同様のツールにはさまざまな種類があり、多くの企業がどのツールを選べばよいのか、どう使い分ければよいのか悩んでいる。

　「この手のツールは、新しいものが市場に登場しては、提供を終了する──といったことを繰り返しているため、ビジネスでは選定に慎重になるのも理解できます。その点、シスコは将来にわたってWebex Teamsを提供し続けると約束しており、しかも無償で使い続けられるというメリットがあります。ITの利用を感じさせない使いやすい操作性も体感していただけると思うので、ぜひWebex Teamsを多くの企業にトライアルして欲しいです」（石黒部長）

　セキュリティや社内のガバナンスを考慮すると、コンシューマー向けのサービスをそのまま導入するのはリスクがある。そんな課題を解決してくれるのが、シスコのWebex Teamsだ。チームコラボレーションツールの導入を検討しているなら、まずは無償で使えるWebex Teamsを試してみてはいかがだろうか。