Special
» 2021年11月10日 10時00分 公開

“ソフトウェア検証”の老舗が「みんなの電子署名」を採用 ユーザーから信頼を得る電子署名サービスを使う意義

[PR/ITmedia]
PR

 新型コロナウイルスのまん延に伴い、国内で初めて発令された緊急事態宣言。できるだけ人と接触せず、家で過ごすことが推奨されたこともあり、「出社して仕事をする」という常識がひっくり返っている。

 こうしたリモートワークが普及する中で、特に問題点として挙げられているのが、稟議(りんぎ)や取引先との契約書などで使っていた「押印」という行為だ。承認作業などに紙を使い続けている場合、押印するためだけに会社へ足を運ぶ必要が出てくる。これを揶揄(やゆ)する「ハンコ出社」という言葉もネット上で話題となった。

 こうした状況は、感染リスクが高い中で従業員に出社を要求する必要が出てくる他、押印できるタイミングもまちまちで全体の業務効率にも影響を及ぼす。押印をもらいたい側も、押印する側も不幸だ。

 そこで注目を集めているのが電子署名である。電子署名とは、電子データとして作成された契約書や書類などの署名が、本人によるものであること、書類の内容が後から改ざんされていないことなどを証明する機能を持っている。

 電子署名が付与された電子文書であれば公的な文書として扱われることもあり、電子文書そのものの信頼性を飛躍的に高められる。自宅や外出先などからの押印も可能になるため、従業員を“ハンコ出社”から解放できる。

 電子署名の導入には企業規模を問わずメリットがある。特にソフトウェアのダウンロード販売で老舗のECサイト「Vector」を運営するベクターが開発したクラウド型の電子署名/電子契約サービス「みんなの電子署名」は、月額固定料金は0円で、文書の作成や送信に関わる費用も0円という、導入ハードルが非常に低いものになっている。

 今回は、実際に「みんなの電子署名」を活用しているエス・キュー・シー(東京都渋谷区)の倉田克徳氏(代表取締役社長)に、その使い勝手を聞いてみた。

第三者機関としてソフトウェアの品質を検証する会社

 エス・キュー・シーは1995年創業。ソフトウェアからハードウェアまで、さまざまな製品の不具合を見つける「システム検証」を主な事業とする企業だ。大手医療機器メーカー、電機メーカー、光学機器メーカーなど、数多くの企業とプロジェクトを通じて、QCD(クオリティー、コスト、デリバリー)に合わせた、製品規模に最適な検証システムを企画提案してきた。

photo

 倉田氏は「第三者による検証を行うのは、当社がパイオニアです」と自社サービスの品質に自信を見せる。同氏は米国で大手企業に在籍しながらマネジメントの勉強をしている時、当時シリコンバレーで行われていたソフトウェア検証にビジネスの機会を見いだした。その後、日本で創業したきっかけを次のように説明する。

 「シリコンバレーにはテスティングラボやバリデーションセンターと呼ばれる施設がたくさんありました。そこに飛び込みで『どんなビジネスをしているのか?』と話を聞きに行ったとき、『他社の評価・検証(第三者検証)を請け負っている』と聞いたのです。『これはビジネスになる』と思いました」(倉田氏)

コロナ禍をきっかけに電子署名を導入

photo エス・キュー・シーの倉田克徳氏(代表取締役社長)

 そんなエス・キュー・シーでも、コロナ禍以前は紙に押印して書類を社内で回すという旧来の光景が当たり前だった。コロナ禍をきっかけにして社内の決定プロセスなどにSaaSの管理ツールを導入したことから、現在は社内での押印作業は無くなっている。

 社外とやりとりする契約書などでは、より信頼性の高いものが求められることから、「みんなの電子署名」を採用した。

 「コロナ禍で在宅勤務がメインとなり、社内で『どういうクラウドサービスを導入すれば、もっと仕事を効率化できるか』と考えたとき、真っ先に挙がってきたのが電子署名でした」(倉田氏)

 物理的に出社しなければいけない状況をどうにかしなくてはいけないという認識は社内にも広がっていた。そこで、さまざまな電子署名サービスを検討する中、「みんなの電子署名」を選んだ決め手は、料金と使いやすさだった。

 「最終的には『みんなの電子署名』と、もう1社のシステムが残ったのですが、料金面と使いやすさが優れていたので、『みんなの電子署名』の導入を決めました。1年間は無償で利用できること、データの機密性の高さがポイントでした」(倉田氏)

 「みんなの電子署名」は、新規文書の作成や送信が無料で、署名した文書をサーバに保管する際の保管料金も1年目は無料となる。

photo 「みんなの電子署名」のメイン画面(クリックで拡大)

 「みんなの電子署名」の導入にあたり、社外の人へ電子署名を求める際の説明も特に困ることはなく進んだという。「社外の方には文書の内容に問題が無ければそのまま署名していただいて、不都合があれば拒否してくださいと伝えるだけです。『みんなの電子署名』は、画面を見れば理解できる──特に迷うことなく直感的に使えました」(倉田氏)

photo ワークフローの進行中(社外署名待ち)の画面(クリックで拡大)

 「みんなの電子署名」は立会人署名型と呼ばれる電子署名サービスのため、署名を行う者が個別に電子証明書を用意する必要がない。作成名義人となる事業者が署名する人のメールアドレス宛にメールを送信し、そのメールを受信した人からの依頼により電子署名を事業者が行うことになる。

「国」関連の書類にも電子署名導入を

 「みんなの電子署名」を導入し、押印における効率化を図れたエス・キュー・シーだが、倉田氏はいまだにどうしても押印で出社しなければならないことがあるという。それは「国」関連の書類に代表印を押すためだ。ハローワークや社会保険事務所といった機関に提出する書類には代表印が必要になる。

 「世界的に見ると、海外では社会保障番号等の個人を特定できるIDに電子署名がひも付いています。日本で該当するのはマイナンバーですが、まだ普及していません。マイナンバーを活用すれば、押印も承認もスマートフォンなどのスマートデバイスでより手軽に行えるようになるでしょう。電子署名を普及させるには、インフラやシステムを整備する一方で、押印に頼るというマインドを変えていかなければいけませんね。そもそもハンコは簡単に偽造できますから意味がないのです。出張に出ていて押印が必要になったとき、“机の引き出しにあるから押しといて”なんてことも昔はありましたよね」(倉田氏)

 倉田氏は民間だけでなく、公的機関においても電子的な署名サービスをもっと活用できる世界になることを心待ちにしている。

「みんなの電子署名」をデファクトスタンダードに

 倉田氏は今後の展望について、「みんなの電子署名」がデファクトスタンダードになってほしいと語る。「OSにアドインされるくらいに、電子署名がもっと広まってほしいと考えています。当社のパートナーは『みんなの電子署名』を使っていますが、他の会社では、既に違うサービスを導入していて、使い分けが必要になることもあります。使いやすさを感じている『みんなの電子署名』がデファクトスタンダードになることを目指してほしいですね」(倉田氏)

 価格や使い勝手などの面で、ユーザーからも信頼を獲得している「みんなの電子署名」。あなたの会社も、まずはお試しで活用してみてはいかがだろうか。

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.


提供:株式会社ベクター
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia NEWS編集部/掲載内容有効期限:2022年1月9日