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» 2006年06月28日 00時00分 UPDATE

デジタルワークスタイルの視点:“ストレスフリー”なスケジュール管理術

アリエル・ネットワークの徳力基彦氏が、デジタルツールを利用した新たなワークスタイルを紹介・解説するコラムです。

[徳力基彦,ITmedia]

 皆さんは、どのようにスケジュール管理を行っているでしょうか? アイブリッジのインターネットリサーチによると、スケジュール管理に使っているツールは結局6割以上の方が手帳だそうです。いつでもどこでも持ち運べて、手軽に書いたり消したりできるインタフェースという意味では確かに手帳に勝るデジタルツールはまだまだ無いのが現状かもしれません。

 ただ、当然デジタルツールには手帳にはないメリットがいくつもあります。そこで、今回は多忙なスケジュールに追われて、よくやるべきことを忘れてしまうという人のために、デジタルツールならではのスケジュール管理術をご紹介したいと思います。スケジュール管理術と言うとおおげさですが、やり方は至って簡単。

 「すべての予定をカレンダーに書き出す」これだけです。

ストレスフリーなスケジュール管理術の4つのポイント

・今後の予定を「全て」カレンダーに書き込む
 仕事の予定も、個人的な予定も、すべてひとつのカレンダーに書き込んでしまいましょう(重要なのはそのカレンダーはほぼ毎日チェックするということです)。

・仮の予定も、あいまいな予定も全て書き込む
 まだ日時がはっきり決まっていない予定も、仮の日付でカレンダーに書き込んでしまいましょう。予約等が必要な場合は、予約をする仮の日付でカレンダーに書き込んでおくことで、リマインダーにすることができます。

・ツールは何でもOK
 紙のツールだと書き直しが大変だと思いますが、自分が使いやすいカレンダーソフトなら何でも良いと思います。カレンダーソフトを探すのが面倒な方は、とりあえずOutlookの予定表でも構いません。

・カレンダーを1日1回は見る
 普段からカレンダーソフトを利用している人にはわざわざ言うまでも無い話ですが、初めての方は朝や夕方に自分の予定表を確認するというくせをつけてしまいましょう。

GTDをコンセプトに「全ての予定」をカレンダーに書き込む

 最近、注目されつつあるコンセプトに「GTD(Getting Things Done)」という仕事術があります。GTDでは日々のタスクを信頼できるツールに書き出すことで、記憶するという行為への脳のストレスを軽くする、という手法を紹介されていますが、これをよりシンプルにカレンダーで適用するイメージです。詳しくはBiz.IDの関連記事か「ストレスフリーの仕事術」を読むことをお勧めします。

 カレンダーにすべて書き出すというと、一般的にはいわゆるアポイントだとか会議の予定を書くことをイメージされるかもしれませんが、それだけでは不十分です。

 仕事のミーティングだけではなく、家族との予定、電話の予定や、作業の予定をすべて書き込んでしまうのです。家族の誕生日や記念日などに加え、仮の予定もとにかく書き込んでしまってください。

 たとえば、8月に海外旅行に行きたいと思っていたら、その予約をとる日を仮に7月1日と決めてしまいましょう。そうすれば少なくとも7月1日には思い出して、実際の日程を決めることができるようになりますから。

記憶はツールに頼ろう

 最も重要なのは、予定を頭で覚えておこうとしないことです。GTDでも繰り返し指摘されていることですが、複数の仕事が同時に発生するような方は、それらを全て脳の記憶に頼ってしまうと脳に多大なストレスがかかることになります。

 記録し、記憶することはカレンダーのようなツールに頼ってしまって、自分の脳はもっと生産的なことに利用する――脳にかかるストレスはすべてツールに頼ってしまうというわけです。

 もちろん、慣れている方はカレンダーとToDoリストを併用して、必要に応じて書き分けても良いと思います。ただその場合、カレンダーは見るけどToDoはあまりチェックしないと、結局リマインダーとして機能しなくなるこということがあります。そういう意味では、まずはとにかくカレンダーに書き込むということから始めるのがお勧めです。

デジタルツールならではのメリット

 手帳や紙のカレンダーに比べた場合、デジタルツールの良い点は、記入欄に制限がなく編集や削除が自由自在な点です。

 紙の手帳に慣れていると、どうしても確定しない予定を書き込むことに抵抗があるかもしれませんが、デジタルツールであればあいまいな予定を何度も書き込むことで、カレンダーが汚くなってしまう心配もありません。仮の予定やあいまいな予定も、仮の日付に入力しておいて、変更変更を繰り返せば良いのです。予定として変換できることは何でもカレンダーに書き込んでしまいましょう。

 大事なことは、とにかく予定らしきものを全てツールに書いてしまうことです。そうすれば、あなたの脳はやるべきことを記憶するストレスから解放されます。まだ予定の記憶を自分の脳に頼っているという方は、だまされたと思ってぜひ一度実践してみてください。

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筆者プロフィール 徳力基彦(とくりき・もとひこ)

NTT、ITコンサルを経て、現在はアリエル・ネットワーク株式会社プロダクト・マネジメント室マネージャ。ビジネスパーソンの生産性向上のためのソフトウェアの企画・開発やコンサルティング業務に従事するほか、グループウェアやブログ、仕事術などに関する執筆・講演活動を行っている。ブログは「ワークスタイル・メモ


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