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» 2006年06月28日 00時00分 UPDATE

シゴトハック研究所:一日に決めた予定がこなしきれない(実践編)

大きな仕事は小さな仕事に分解し、グループ分け。そして仕事全体のプロセスを把握しましょう。理論編で学んだことを、実際の仕事現場に当てはめてみると……。

[大橋悦夫,ITmedia]

 理論編では立てたスケジュールを守る方法を学びました。それでは、これを実際の仕事現場に当てはめてみましょう。

ある晩のIT商事──営業資料を作る

 ヒロシ主任は、IT商事に転職して3年目。元は腕利きの銀行マンで、営業は得意ながら資料作りや企画書作成などのデスクワークがあまり得意ではなく、毎日夜遅くまで残業して何とかしのいでいるのが悩み。

 今日は、上司のマサヨシ課長から指示された営業会議の資料作りに取りかかっていますが、難航しているようです。

マサヨシ課長 ヒロシ君、資料のほうはどうかね?

ヒロシ主任 あ、課長! すいません、ちょっとまだ時間がかかりそうなんです……

マサヨシ課長 明日の朝イチの会議で使う資料だから、私も今日のうちに確認しておきたい。早く頼むよ

ヒロシ主任 分かりました! 任せてくださいっ! いやぁ、課長! それにしても今日のネクタイも素敵ですね〜

マサヨシ課長 お、そうかい? 実はこれは父の日のプレゼントで娘からもらったんだよ。なかなかいいだろう?

ヒロシ主任 そうなんですか! いやぁ、すごくお似合いですよっ

マサヨシ課長 わはは。ま、とにかく資料ができたら見せてくれ。頼むよ

ヒロシ主任 かしこまりました!

4koma.jpg 「Oh! IT商事」 マンガ:ふじたきりん

 そして、3時間がたちました。あたりはすっかり暗くなり、少しずつ人が減っていきます。でも、ヒロシ主任はまだExcelの画面に向かって必死にマウスを動かしています。

マサヨシ課長 ヒロシ君、どうかね?

ヒロシ主任 うーん……。いやぁ、さっきからずっと各営業マンから集まってきたデータをチェックしてるんですが、ぜんぜんまとまらないんですよ

マサヨシ課長 あと何と何をしたら資料ができるんだい?

ヒロシ主任 え? いやぁ、それは考えてません

マサヨシ課長 キミ、それじゃイカンよ。まず何と何をしなければいけないかを明確にしてからでないと余計な時間がかかってしまうだろう

ヒロシ主任 えぇ、課長のおっしゃる通りなんですが、どうもそういう時間がもったいなくて、とにかくガーッとやるのが私の主義ですので

マサヨシ課長 ウム、それは分かるが、まずはどんな作業があるのかを明らかにしておかないと、見通しがたたんだろう

ヒロシ主任 はぁ……

マサヨシ課長 もし間に合わないのなら誰かに手伝わせるから、そのためにもどんな作業が残っているのかを報告してくれ

ヒロシ主任 わ、分かりました

 こうして、ヒロシ主任はしぶしぶながらいったん手を止めて、あと何をすれば営業資料が完成するのかを考えながら、紙に作業リストを書き出していきました。

ヒロシ主任 課長、こちらが残りの作業リストです

マサヨシ課長 ウム……。おい、こんなに残っているのか!

ヒロシ主任 え、えぇ

マサヨシ課長 何でもっと早く言わないんだ!

ヒロシ主任 いやぁ、これは私の仕事ですので……

マサヨシ課長 まぁいい。とりあえず今残っている連中に頼んで残りの作業を手伝ってもらえ

ヒロシ主任 分かりました

 それから2時間後。同じ部署のメンバーに作業を分担してもらい、ようやく営業資料が完成しました。

マサヨシ課長 ヒロシ君、キミは営業は得意なようだが、どうもこういう仕事は苦手らしいな

ヒロシ主任 はぁ。申し訳ありません

マサヨシ課長 今回はたまたま残っていた連中の助けを借りられたが、もっと早く一人では終えられないことが分かっていたらどうだったと思う?

ヒロシ主任 もっと早く終わらせることができたと思います

マサヨシ課長 そうだな。キミの責任感の強さはよく分かったが、仕事は期限通りに終えられなければ意味がないだろう。人に手伝ってもらってでも期限通りに終わらせるのも責任のうちだぞ

ヒロシ主任 ハイ、よく分かりました

ヒロシ主任のつぶやき

 ハァ……。オレももう社会人6年目だっていうのに、こういう作業は相変わらず苦手なんだよなぁ。今回はみんなに手伝ってもらったおかげで何とか終わらせることができたけど、課長の言うとおり、もっと早いうちに人に振れる仕事は振ってしまったほうが、早く終わらせることができたはずだ。

 よし、今度からは仕事に入る前にまず作業リストを作るようにするぞ!


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