コラム
» 2006年07月21日 00時50分 UPDATE

図解GTD──5つのプロセスをイメージで捉えよう (1/4)

GTDのフローチャートは分かったが、それぞれがどのような意味を持っているのか実感するのは難しいものです。今回は、“机”を例にGTDのプロセスをイメージしてみましょう。

[田口元,ITmedia]

 何かの概念を学ぶときには、全体のイメージを最初につかむとその後の学習が容易になります。GTDも同様です。今回はGTDの全体像をつかむために図を用いながら、それぞれのプロセスが何をやっているか、なぜそれが必要か、を説明していきます。

 GTDを始める前に、それぞれのステップではこういうことをやればいいのね──、とざっとイメージをつかむのにお役立てください。

GTDの5つのステップ

 さて、最初にGTDの基本である5つのプロセスをおさらいしておきましょう。それぞれ次のとおりになります。前回の図も参照してください。

  1. 収集
  2. 処理
  3. 整理
  4. レビュー
  5. 実行

 ただこういわれても、なぜこれをこの順番で行わなくてはいけないのか、分かりにくいのも事実です。そこでそれぞれのステップの必要性を、図を使って把握していきましょう。

収集は「机の上に散らばったものを一箇所にまとめる」作業

 GTDを行う前のあなたの頭の中は(そして実際の机の上も)、書類があちこちに散らばっている机と似ています。それらの書類には重要なものもあれば、それほど重要でもないものまでごっちゃになっている状態です。しかも、机の上の見えるところだけではなく、机の横や下に落ちていたりすることもあります。

fig_ks_001.gif

 収集のプロセスでは、「数時間使って頭の中の『気になること』を全部書き出す」ことを行います(「収集ステップ」の記事参照)。このイメージとしては、机の上の書類(=気になること)を一箇所に集める作業になります。その際重要なのは、目の前にある書類だけではなく(=すぐに思いつく「気になること」だけではなく)、机の下や横に転がっている、普段見えない書類をもきれいさっぱり集めることです。

 誰しも、机の上がごちゃごちゃしていれば、すっきりした気分で仕事ができないでしょう。しかし、数時間かけて普段意識していなかった書類(=気になること)を書き出せば、きれいな机を前にした気分になることができます。

fig_ks_003.gif

 このプロセスでは、このように「机の上、横、下にある散らばったものを一箇所にまとめる作業」をイメージしてください。

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