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» 2006年08月31日 20時03分 UPDATE

シゴトハック研究所:メモをどこに保存するか決められなくて困る【理論編】

アナログの手帳や、デジタルなPC、携帯電話……。メモするツールは増えましたが、どこにメモを取ったか忘れてしまって困ることはありませんか?

[大橋悦夫,ITmedia]

今回の課題:検索しやすい場所1カ所に集める

状況説明:人は、見聞きしたことをすべて記憶しておくことはできないので、メモをとります。でもノートや手帳やPCのファイルなど、その時その時で手近にあるものに書き付けていくと、後から探すときに苦労するものです。

 「確かにメモした記憶はあるが、どこに書いたか思い出せない」

 という問題に直面するわけです。仕事においてはこのような「探す時間」をいかに減らせるかが、効率をアップさせる上では非常に重要なファクターになります。では、「探す時間」を減らすためには、具体的にはどうすればいいでしょうか。


コツ:検索しやすい場所1カ所に集める

 メモをする手段としては以下のような選択肢があります。

  1. 紙のノートや手帳に書き付けていく
  2. 裏紙や紙切れ、ポスト・イットに書いてファイルしておく
  3. PCでメモをしてテキストファイルとして保存しておく

 会議などでは終了後に議事録が作られることが多いと思いますが、議事録には残らない、話を聞きながらふと思い付いたアイデアやインスピレーションを個人的に書き記したメモが後から仕事で役に立つことがあります。それゆえ、議事録とは別の、個人的なメモも後から素早く見つけ出せるようにしておくことは、仕事を効率よく進める上で役に立ちます。

 言うまでもなく、紙に書いたことというのは一定以上の分量を超えると探すのが大変になります。10センチのA4サイズの資料の束から目的の情報を探し出す、という必要が生じても、なかなかやる気が起きないでしょう。確かにそこにある、という保証があっても、そこに至るまでに1時間以上かかるとしたら、げんなりしてしまいます。

 電子データとして残っていれば、後からキーワード検索によって素早く目的の情報を見つけ出せます。それゆえメモはすべてPCやPDAなど、電子データとして記録するようにすればいいわけですが、常にPCが手元にあるとは限りませんし、手元にあったとしても立ち話をしている最中などでは開くに開けないという状況もありえます。

 このような場合は、やむなく、一時的に記憶したり手帳に簡単にメモしたりするに留めて、PCのあるところに戻ってきたらすぐにメモを起こすようにします。

 次に問題になるのが同じPCにメモをする場合でも、PC内のどこに保存するか、という課題です。確かにGoogleデスクトップを使えば、保存している場所に関わらずキーワードで探り当てることができるわけですが、「自分がメモをした情報だけを探したい」というニーズがある場合には、余計な情報も引っ掛かってきてしまい、検索結果からの絞り込みという新たな作業が発生します。

 そこで、他の情報はともかく、自分が書いたメモだけは置き場所を1カ所に限定するようにします。メモの要素としては、内容もさることながら「それがいつ書かれたのか」という日時情報もキーになります。かなり昔に書かれたメモであっても現在の仕事に役に立つこともあれば、最近書いたメモであっても、ある時点を過ぎていれば“賞味期限切れ”として捨てざるを得ないこともあるからです。

Gmailに集める

 このような日時情報を確実に残すためには、日時情報を書くことを気にしなくても済むようなツールを使うことです。例えば、メール、インスタントメッセンジャー(IM)がこれに当たります。

 テキストファイルにメモをして保存をすれば、ファイルのタイムスタンプが残るものの、このファイルを編集してしまうと最初の日時情報が編集した日時で上書きされてしまいます。もちろんファイルのプロパティを見れば、上書きされてしまう「更新日時」とは別に「作成日時」という項目があり、ここに最初の日時が保持されているのですが、これはPCを買い換えてファイルを移行すると、移行した日時で上書きされてしまうため、完全ではありません。

 メールであれば「送信日時」という形でメモの日時がきちんと残りますし、この属性は簡単には書き換えられませんので、安心して内容に集中できるわけです。

 使うツールとしては、Gmailがいいでしょう(ようやく日本でも招待状なしで利用可能になりました)。メモの内容を自分のGmailアカウント宛てに送信しておくのです。

 Gmail側ではフィルタで、自動的に特定のラベル(例えば「メモ」など)がつくように設定しておけば、後から探す時にこのラベルがついたメールだけを対象に検索を行えば素早く目的の情報にたどり着くことができます。

インスタントメッセンジャー(IM)をメモに使う

 さらに、ちょっとした思いつきを素早く記録しておくためにIM(インスタントメッセンジャー)を活用するという手もあります。自分宛てにメールを送るのも手軽ではあるのですが、そのちょっとした操作すら煩わしく感じてしまうような、あるいは早く書かないと忘れてしまいそう、という状況では、いかに素早く頭の中にあることを外に書き出せるかが勝負になります。

 IMでメモを残すには、自分のアカウントとは別にダミーのアカウントを作り、そのアカウントに対してメッセージを送るようにします。当然そのダミーのアカウントはオフラインなのですが、例えばGoogle talkは、相手がオフラインでもメッセージの送信自体はできます。

 メールと違って、常にチャットウィンドウを開いておくことでいつでも思いついたときにメッセージを走り書きすることができます。

 そして、ポイントはGoogle talkで交わしたメッセージは、自動的にGmailの「チャット」という“フォルダ”に保存されるところです。

 つまり、自分のGmailアカウント宛てにメールを送っても、Google talkで自分のダミーアカウント宛てにメッセージを送っても、いずれもGmailで検索可能な状態になるわけです。

 「1カ所に集める」というコツは分かっていても、それを実現する上で余計な作業が増えるのであれば、おそらく長続きしないでしょう。メモに限らず、仕事上の課題について、どうすればいいかの目的地がわかったら、あとはそれをできるだけシンプルな方法で実現するにはどうすればいいか、あるいは、どうすればもっとラクにできるか、という視点で考えてみるといいでしょう。

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