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» 2007年02月15日 14時30分 UPDATE

3分LifeHacking:煮詰まった時に効果的――“1人推敲術”

企画書などを作成していて、アイデアが煮詰まってしまうことはないだろうか。ひとまず完成しても何かが足りない――。考えても考えてもいいアイデアが浮かばない時は、あえて作業を中断するのも手だ。

[kizuki,ITmedia]

 企画書の作成から業務メールの1本に至るまで、納得のいく文章なり成果物を仕上げるために、ビジネスパーソンは日夜努力している。だが、考えても考えてもいいアイデアが出ない時はあるもの。そこであえて作業を中断してみてはどうだろうか。

 成果物の完成度を高めるには、推敲作業が重要だ。内容をチェックして修正し、さらにチェックを重ねることで、新しいアイデアが生まれたり、細かいミスを修正したりと、成果物のクオリティは向上していく。この推敲作業を効果的に行うには、どれだけ頭の中をカラッポにできるかが大事だ。そもそも、完成したばかりの企画書を自分自身で読み返しても、第三者的な視点を持つのは難しい。客先に見せる資料の推敲は、同僚や上司に頼んだほうが確実だろう。

 とはいえ、社内向けのプレゼンやメールなど、自分1人でやらざるを得ない場面も少なくない。1人で推敲するコツは、ひとまとまりの作業時間を確保するよりも、作業時間をあえて“コマ切れにする”こと。無関係な業務もしくは休憩を間に挟むことで、作業の再開時に新鮮な眼をもって推敲が行えるようにするわけだ。

 “コマ切れ”を実践しようとすると、仕事の進め方も変わってくる。例えば、今日の仕事は今日仕上げて、明日は朝から新しいことをしよう、というのでは、頭がカラッポの状態でレビューする機会をみすみす逃すことになる。もし企画書の作成作業があるなら、前日の晩に下書きだけは終わらせておき、翌朝は推敲作業から始めるほうがクオリティの高い成果物を仕上げられるはずだ。

 オンラインカレンダーなどで分刻みのスケジュールを立て、指定の時間内に業務を完結させることに固執し始めると、効果的な推敲に必要な“間”が得られず、煮詰まった状態に陥りやすい。“間”に相当する時間は必ずしも机の前に座っていなくても構わないのだから、あらかじめそうした状況を見越してスケジュールを組んでおくことで、結果的に作業をスムーズに進めることができる。

st_ni01.jpgst_ni02.jpg 「企画書作成に2時間」として時間を確保するのではなく、「企画書下書き」と「企画書の推敲」の1時間×2に分けるのが重要だ。“間”を空けてスケジュールに落とし込んでおくことで、“煮詰まり”を回避できるはずだ

 個人の性格にも依存するのでよく見極める必要はあるが、なにかにつけて煮詰まりやすい人は、これらの手法を使えば業務の進捗具合が一変する可能性はある。今回は時間の工夫をご紹介したが、「印刷して見る」「自席以外の場所で見る」など、メディアを変える、場所を変えるなどの工夫も効果的だ。試してみてほしい。

本日のレシピ
煮詰まりやすい人にオススメの仕事術 内容 効果
作業時間をコマ切れにする 1)推敲時間を確保する
2)頭を空っぽにする時間を確保する
“間”をおくことで新鮮な気持ちで推敲できる

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