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» 2007年05月25日 22時48分 UPDATE

3分LifeHacking:一発でパワポのプレゼンを行う方法

PowerPointでプレゼンテーションを行うとき、どうしたらもっとスマートにできるのだろうか。ちょっとした準備で済む、4つの技を紹介する。

[斎藤健二,ITmedia]

 PowerPointを使ってプレゼンテーションを行うときに、慌てたことはないだろうか? プロジェクターを接続して「あれ? 表示されない……」、パワーポイントを開いて「ちょっと起動まで待ってください……」、プレゼンテーション画面にしようとして「マウスを左下にグリグリ……」。特に、PowerPointの「スライドショー」のボタンは小さく押しにくい。これは何とかならないものか?

その1──[F5]キーを押す

 意外と知られていないが、非常に有用なショートカットが[F5]。これなら画面をお客様のほうに向けていても、簡単にスライドショーを開始できる。

その2──「スライドショー形式」で保存する

 資料を作成し終わって、あとはプレゼンするだけ! となったら、普通に「PPT(PPTX)」形式で保存するのではなく、「スライドショー形式」で保存してみよう。拡張子は「PPS(PPST)」だ。

 このファイルを開くと、いきなりスライドショーの形でPowerPointが起動する。編集することはできないが、お客様に余計な画面を一切見せないという意味でも、利用価値は高い。また場合によってはファイルサイズが小さくなるのもポイントだ。

Office 2007以外は、拡張子の変更でも

 今回の記事にトラックバックでコメントをいただいた。「わざわざスライドショー形式で保存しなくても、拡張子をPPTからPPSに変更すればスライドショー形式になる──」というもの。その通り、PPTとPPSは拡張子を変更するだけで相互に変換できる。「PPSで送っても編集されてしまう」というのもご指摘の通りだ。

 ただしこの拡張子の変更はPowerPoint 2007(PPTX、PPSX)ではうまくいかない。ファイルフォーマットが変更されているからだ。Office 2003までのテクニックと考えよう。


その3──HTMLファイルとして保存する

 今度は「単一ファイルWebページ」として保存してみる。拡張子は「MHT」だ。

 このファイルを開くと、Internet Explorerでスライドショーが表示される(ActiveXを許可する必要がある)。PowerPointがインストールされていないPCでも、一部機能は制限されるがプレゼンテーションが可能なのがポイントだ。

ks_ppt1.jpg

その4──PDFファイルでプレゼンする

 PowerPointファイルを変換ソフトを使ってPDFにして、それをプレゼンテーションに使うというのも1つの手段だ。PDFファイルを開いたら、[Ctrl]+[L]を押す。すると全画面表示になって、[Space]キーで次のページに進むことができる。

 筆者のPCで使っている限りでは、PowerPointを立ち上げるよりも、PDFで全画面表示するほうが高速に表示できた。もちろんPowerPointが入っていないPCでも再生可能だ。ただし、アニメーションなどは動作しないのでご注意を。

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