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» 2007年07月26日 00時35分 UPDATE

Geek to Live:「できる」ToDoリストの作り方

ToDoリストを「未処理作業の山」にしないためのコツは、ロボットのようにできるタスクにして、自分に命令することだ。

[Gina Trapani,Lifehacker]
LifeHacker

 ToDoリストに「済」の印を付けることほど、気持ちのいいものはない。やった! 終わった! ミッション完了! だがToDoリストから1つの項目も消さずに丸1日、あるいは1週間放っておくのは実にたやすい。どうしてそうなるのだろう? ToDoリストは仕事の進め方の指針になることもあるし、大量に積み重なった未処理の時限爆弾となり、自分とその生産性のなさを責め立てることもある。すべてはToDoリストの書き方次第だ。

 ToDoリストは、「ボスを演じる自分」から「アシスタントを演じる自分」への指示一覧だと考えるべきだ。コンピュータプログラムと同様に、指示が明確で具体的で、簡単に実行できるのなら十全だ。そうでなければ、不安や先送り、自己嫌悪といった望ましからざる結果になる。今日は作業をきわめて簡単にするToDoリストの書き方のコツを幾つか紹介しよう。

君のボスは、君

 仕事中は常に、「思考モード(ボスの帽子をかぶっている)」か「行動モード(アシスタントの帽子をかぶっている)」のいずれかのモードに入っている。プロジェクトやタスクが出てきた時、頭の中では取るべきステップが形になり始める。思考(ボス)モードになっている――命令を出す側に立っているということだ。ToDoリストはこうした命令の集合だ。アシスタントは後でそれをピックアップして実行する。

 そこで、ボスの帽子をかぶっているときは、アシスタントが考えなくても実行できるように指示を書く。GTDerのマイケル・バッフィントン氏はこれを「自分がロボットになったかのように実行できる作業を書く」と呼んでいる。

自分への命令の出し方

 では、ToDoを実行できるものにするにはどうすればいいのか? リストに何かを追加するときに、立ち止まってじっくり考え、以下の指針に従うことだ。

  • 分割する:タスクをまるで疫病のように避けてしまうのは、それがぼんやりとしたばかでかいものだからだ。GTDシステムではプロジェクトとタスクを違ったものと定義している。プロジェクトには複数のサブアクションがある。これは重要な違いなので、理解しておくように。ToDoリストはプロジェクトリストではないのだから。「オフィスを掃除する」のように、複数のアクションを伴うタスクをToDoリストに加えてはいけない。「ファイリングキャビネットを整理」「古い書類をシュレッダーにかける」「不要な本を図書館に持って行けるよう箱詰めにする」のように、もっと小さく、やりやすいサブタスクに分割する。ボスモードの自分から「オフィスを掃除しろ」と言われたら、アシスタントモードの自分は逃げ出してしまうだろう。

 

  • 次のアクションを使ってプロジェクトをやり通す:複数のアクションが必要なタスク――つまりプロジェクト――がある場合、ToDoリストには次に実行するアクションだけを置いておく。そのタスクが終わったら、プロジェクトリスト(もう一度言っておくが、ToDoリストとは別だ)を見て、次のアクションをToDoリストに追加する。いつの時点でも、ToDoリストには、進行中のプロジェクトの次のアクションだけが載っているべきだ。それぞれの作業に、簡単にできるステップを1つだけ、ということだ。

 

  • 具体的な動作動詞を使う:自分に何かを指図するときは、命令として指示する。「Acmeの顧客チェック」のような項目では、何が終わったかが分からない。「Acmeのロブに電話する。Q2の売り上げに関する返事」のようにToDoは具体的なアクションにする。「連絡する」という言葉を使わなかった点に注目してほしい。わたしは「電話する」という言い方をした。連絡だと電話かもしれないし、電子メールやIMかもしれないが、よく考えて1つのアクションだけを残せば、動詞は可能な限り具体的になる。文字通り、初めて職場に来たアシスタントに作業の指示を出すように考えることだ。

 

  • リストは短く:2386通のメールが入った受信ボックスを見たい人はいない。同様に、果てしのないToDoリストは誰もが嫌がる。トンネルの出口の光が見えないみたいに、圧倒されて落ち込んだ気分になる。わたしはToDoリストの項目を20個以下に抑えている(今朝はたったの17個。それでも自分を忙しい人間だと言える)。少なすぎるように思えるだろうか? そこで思い出してほしいのだが、ToDoリストはプロジェクトの詳細をまとめたもの、「いつかしたいこと」ではない。非常に近い将来、例えば2週間以内とかにやると決めたタスクの集合だ。プロジェクトや、「いつかあるいはたぶん」の項目はよそに置いておくことだ。ToDoリストは短くするべきだ。真剣にやるかどうかを考える余地がなくなるまで。

 

  • 項目を入れ替え続ける:わたしのToDoリストはたった20項目程度だが、その20項目は毎日変わっている。毎日2〜5個の項目を「済」にして、2〜5個の項目を追加している。ToDoリストは実際に作業するための文書であり、「わたしって整理整頓できる人!」と見せるためのものではない。そんなものはひっそりとほこりをかぶることになる。どこにも書かれていない作業はやらないからだ。

 

  • 優先順位を付ける:ToDoリストに載っている項目は20個あるかもしれないが、現実には1日に実行するのは2〜3個程度だろう(「起きて、シャワーを浴びて、コーヒーを入れて、仕事に行く」のようなことを書いていなければ)。そこで、その実行するタスクを必ずリストの一番上に持ってこなくてはいけない。やり方はToDoの記録に使っているツールやソフトによって異なるが、次にやらなくてはいけないことが一目で分かるようにする必要がある。

 

  • タスクを消す:ToDoリストでどのタスクが最優先か分かるようにするのと同じく、どのタスクが一番長くリストにとどまっているかも分かるようにしなくてはならない。長々と居座っているタスクに心理的な閉塞感が生まれたら、いい機会だ。そのタスクを書き直すか、さらに分割する。あるいは、そのタスクは結局やる必要がないのかもしれない。ToDoリストから項目を消すのは、「済」マークを付けるよりもずっといい。労力を節約できたからだ。

 

  • 終わった項目を記録する:有能なアシスタントと同じように、ボスにはどれだけの作業が終わったかを正確に伝えなければならない。自分の生産性の高さに悦に入れるように、済んだ項目をどこかにしまっておくことだ。それに「済」リストは、自分のToDoリストが機能しているかどうかを示すいい指標になる。新しい作業済み項目が増えないままに2日以上が経ってしまったら、ToDoリストを刷新してベストプラクティスに戻るべきだ。

習うより慣れろ

 単にリストに何かを記録するにしては、かなり手間がかかるように思えるだろう。だが、作業の90%は計画を立てることで占められる。それはほとんどのちょっとした作業にも当てはまる。あらゆる良い習慣と同じように、習うより慣れろということだ。効果的なToDoを作る方法を実践すればするほど、速く簡単にできるようになり、リストから抹消する項目も多くなる。

謝辞

 上記のコンセプトの多く(時に次のアクションとプロジェクトに関して)はデビッド・アレン氏のプロダクティビティのバイブル「Getting Things Done」(邦訳)を参考にした。マーリン・マン氏の2部構成の記事(第1部第2部)と2006年7月のMacworld誌の続報(特に2ページ目)も本稿の着想と情報を与えてくれた。

本稿筆者ジーナ・トラパーニはLifehackerのエディター。ToDoリストをチェックしていくことに幸せを感じている。Lifehacker上で毎週水曜と金曜に「Geek to Live」コラム(RSS)を連載中。

関連キーワード

GTD | コツ | Lifehacker | ToDo


原文へのリンク

この記事は、Lifehackerの発行元である米Gawker Mediaの許可を得て、アイティメディア株式会社が翻訳したものです。翻訳責任はアイティメディアにあります。

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