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» 2008年10月02日 14時58分 UPDATE

シゴトハッカーズ:ケータイメールを記憶のフラッシュメモリとして使うのだ (1/3)

一回しか使わないけど、正確に覚えておかなくてはいけない情報ってありますよね。訪問先の住所とか、打ち合わせで使う数字とか。短期的に覚えておけばいい情報をどうやって持ち運べばいいのでしょうか。

[大橋悦夫、佐々木正悟,ITmedia]
ks_bizid_log.gif

大橋さん、佐々木さん、必要になったときにすぐに参照したい資料を、どう持ち運ぶのがいいでしょうか?

ks_ohasi_log.gif

以前は、必要になりそうな資料はすべて紙に印刷して持ち歩くようにしていたのですが、最近はケータイメールで済むようになりました。というより、積極的に済ませるようにしています。

 仕事で使っているメールがケータイにも転送されるように設定しているほか、リマインダーのあて先も、ものによってはケータイにしています。そのようにして届くメールは、内容を確認するだけでOKなものもあれば、後で資料として参照すべき情報が含まれている場合もあります。そこで、ケータイメールのフォルダを次の3つに分けています。

  1. 受信箱
  2. アーカイブ
  3. リファレンス

 メールはすべて受信箱に届きます。ただし、リマインダーメールは振り分け設定により、受信時に自動的にアーカイブに振り分けられます。メールチェックをしたタイミングで用済みになることがほとんどですから。「内容確認するだけでOK」なメールであれば、手動でアーカイブに振り分けます。後で参照する必要がありそうなメールならリファレンスに移動させます。そうして、受信箱をカラに保つわけです。

ks_ke-tai_a1.jpg

 ちなみにアーカイブのフォルダはおおむね100通に近づいたタイミングで、手動でカラにしています。通数が増えると動作が遅くなるためです。こうして、リファレンスに参照すべきメールがストックされていくことになります。これとは別に、後から参照が必要なメモがあれば、PCからケータイあてにメールして、リファレンスに入れておくこともあります。リファレンスについても、100通をめどに整理しています。どんなメールも、あるタイミングを過ぎれば、もはや出先で緊急に参照すべき必要性がなくなっている場合がほとんどなので、そういうメールは整理できるのです。ちょうど、ケータイメールを記憶のフラッシュメモリのように使っているような感じです。


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リファレンスですが、「後で参照する必要がありそう」かどうかを判断するのって、けっこう難しくないですか?


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迷ったら残すようにしています。


ks_bizid_log.gif

シンプルですね。PCあてのメールをすべて携帯に転送していたら、着信しまくってうるさくないですか? 夜中とか。


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音声着信はバイブのみ、メール着信はバイブもサウンドもなしにしていますので、ほとんど問題ありません。唯一、イルミネーションが光りますが、仕事に集中したいときはズボンのポケットに入れて目に入らないように(ただし、バイブは分かるように)、もっと集中したければカバンの中にしまってしまいます。あと、ケータイに転送するメールは、「To」に自分のアドレスが入っているメールだけにするとだいぶ違います。Ccに自分が入っているメールやメーリングリストは届かなくなるからです。これらは緊急で見る必要のないメールですから、理にかなっていると思います。

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