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» 2008年10月03日 13時00分 UPDATE

シゴトハッカーズ:必要になりそうな資料をストレスなく持ち歩く【チュートリアル編】 (1/3)

各地を飛び回るビジネスパーソンにとって、すべてを記憶しておくのは現実的ではないし、精神衛生上も悪いもの。必要なときに必要な資料やデータを即座に引き出せるように、日ごろから備えておくにはどうしたらいいでしょう。もちろん簡単に――です。

[大橋悦夫、佐々木正悟,ITmedia]

 同時に複数の仕事を掛け持ちし、打ち合わせを渡り歩き、合間に資料作りやメールの送受信をこなし、息つく間もなくオフィスを飛び出し客先へ向かう──そんな忙しい日々を過ごしているビジネスパーソンにとって、すべての仕事についてその詳細を記憶に頼って把握するのは困難になってきています(対談参照)。

 この現実に対処するためには、必要なときに必要な資料やデータを即座に引き出せるように日ごろから備えておくことです。電子データであれば、PCの前にいる限りは検索のしようがありますが、紙の資料の場合は一定のルールに沿った整理やファイリングをしておかなければ探し出すのに苦労することになるでしょう。

 また、電子データも外出先ではノートPCなどのデバイスがなければ参照できないことが多いため、必要になりそうなものについてはあらかじめ紙に印刷して持ち歩くほうが都合がいいこともあります。

 このように考えてくると、どこかで必ず整理をしておかなければならないことが分かります。「必要なときに必要な資料やデータを即座に引き出せる」ようにするための“特効薬”はない、ということです。

 とはいえ、仕事をしていれば「どんな資料が後から必要になるのか」についてはある程度は“読める”ようになるものです。

 また、「必要」の切実さについても、「今すぐ分からなくても致命傷にはならない」ものから「目の前にいるクライアントに即答しなければ、受注を逃してしまうかもしれない」ものまで、その程度にはばらつきがあります。

 さらに、「必要」になる資料はおおむね直近3週間からせいぜい2カ月までの間でしょう(業種や職種に左右されますので一概には言えませんが)。

 以上の3点を踏まえると、「必要になりそうな資料」について次のような基準を引き出すことができます。

  1. 後で自分で参照したり人に見せたりすることで時間が節約できる
  2. 知りたいと思ったときに参照できることで致命的な機会損失を防ぐことができる
  3. ここ2カ月の間に作られた資料である

 この3つの基準をクリアした資料を別管理することで、本当の「必要」を逃すことは減るはずです。そのための具体的な方法を3つ、ご紹介します。

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