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» 2008年10月23日 01時28分 UPDATE

3分LifeHacking:Gmailに待望の定型文機能、試してみると?

シンプルながら決まったメール本文を簡単に入力できる「定型文機能」がGmailに追加された。フィルタと定型文を使った自動返信機能も備えている。

[斎藤健二,ITmedia]

 “Labs”という形で次々と新機能を追加しているGmailに、ついに定型文機能が追加になった。「Canned Responses」だ。

ks_canned1.jpg

 定型文とは、毎回同じような文面を入力しなくて済むように、お決まりの文章をGmail内に保存しておいて簡単に呼び出せるという機能だ。Gmail Labs(自分のメールアドレスの横にあるフラスコのマーク)から設定をオンにして使うため、英語モードで使う必要がある。

本文を書いたら「New canned response」としてSaveするだけ

 使い方は極めて簡単。メール本文として定型文を書いたら、「Canned Response」から「Save」−「New canned response」を選ぶ。すると定型文の名称を聞いてくるので、適当に入力しよう。

 次にメールを書くときは、「Canned Response」の「Open」から好きな定型文を選ぶだけで、その内容が入力される。

ks_canned2.jpg 機能をオンにすると「Subject:」の下に「Canned Response」というメニューが出てくる
ks_canned3.jpg 定型文にしたい文面を入力したらSaveからNew canned responseを選ぶだけ

 一般的なメールソフトでは、メールの題名や場合によっては宛先なども定型文として保存できるが、Canned Responseの場合本文だけとなる。また、相手の名前を自動的に本文の中に入れ込む――などの高度な処理は行えず、全く同一の文面となる。

さらに自動返信機能も

 ちょっとスゴイのが、Canned Responseをフィルターのアクションとしても設定できることだ。つまり、指定した条件に合ったメールを受信したら、定型文を当てはめて自動的に返信させることができる。

 「○○さんからメールをもらったら、とりあえずこの定型文で返信しておこう」

 なんてことが可能なのだ。

ks_canned4.jpg フィルター作成の2ページ目に「Send canned response」という項目が追加されている。どの定型文を使って返信するか選ぼう
ks_canned5.jpg 自動返信されたメールの例

 ただし、メールの題名は元の題名に「Re:」が付いたもの。元のメールの本文は引用されなかった。また、送信元は、元のGmailアドレスに「+canned.respose」となる。つまり受け取った人は、相手のアドレスを注意深く見れば“自動定型文返信なのが分かる”仕様になっている。

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