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» 2009年01月27日 15時18分 UPDATE

GTDの専門家デビッド・アレン、かく語りき。「生産性向上とソフトウェアについて」

デビッド・アレン氏の著書『Getting Things Done』の読者は、新著『Making It All Work』から新たにどんなことを学ぶことができるでしょうか。著者本人にインタビューしてきました!

[Kevin Purdy(訳:粟野雅子),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]
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 ライフハッカーでは、デビッド・アレン氏のアドバイス「いかにして自分の時間を有効につかうか」について、早い時期から紹介をしてきました(デビッド・アレン関連エントリー123)。今回は彼の新著『Making It All Work』書評はこちら)が触れていなかった質問を、インタビューしてきました!

 もしあなたが、これら『Making It All Work』やアレン氏のことについてあまり詳しくない、あるいは、自分の時間管理について深く考えたことが滅多にない、ということでしたら、少々ご説明しなければなりませんね。デビッド・アレン氏の書いたこの本は、無数のタスク、メッセージ、そしてあらゆる種類のプロジェクトを、解体整理し、いつでもどこからでも自分がそれに取り組むことができるように、スケジュール・システムの中へ組み込んでいくための、非常に優れたガイド本です。「包括的な把握(ユニバーサル・キャプチャー)」「2分間ルール」あるいは「次の行動(ネクスト・アクション)」というような用語が耳に入ってくる、としたら、多分、それは『Making It All Work』の熱心な愛読者が近くでおしゃべりをしてる、ということですね。

 米ライフハッカー編集部では、彼の手法である「仕事を簡略化して成し遂げる技術」「3つのフォルダを利用してメールボックスを整理する」という方法を実践しています。

 アレン氏は、また「デビッド・アレン社」の創立者でもあります。この会社は、企業におけるマネージャーやコンサルタントの生産性の向上をトレーニング指導しています。アレン氏の最新の著書『Making It All Work(物事を完璧に動かす;ビジネスと人生のゲームに勝利するためには)』では触れていなかった内容のインタビューは以下からどうぞ。

米ライフハッカー(以下 LH) 前々作『Getting Things Done』の読者は、新著『Making It All Work』から、新たにどんなことを学ぶことができるでしょうか。

アレン氏 「いい質問ですね、もし読者の方々が『Getting Things Done』のテクニックをいくらかでも実践しているのだとしたら、その人たちは、単に実行可能なテクニック以上の、もっと意味ある何かを潜在的に経験している、ということになります。

LH 『Getting Things Done』を読んだことがない人でも、『Making It All Work』から読み始めることはできるでしょうか? この2冊の本の中で、概念とシステムは、どのようにリンクしているのでしょうか?

アレン氏 「ええ、まったく問題ないですよ。『Making It All Work』では、『Getting Things Done』の理念をより広く深く扱っています。

LH 『Getting Things Done』で取り上げた、サード・パーティのソフトウェア・アプリケーション、カレンダー、目もパッド、あるいはその他の装置は、毎日/毎週/毎月、どのぐらいアレンさんご自身の頭に浮かぶのでしょう。

アレン氏 2日、あるいは2週間に1回程度、変化していきますね。それらのうちのいくつかは、私の注意を惹きますし、私のプレゼンター、コーチやオフィスのスタッフの注意を惹くものは、たくさんあります。

LH 現実的で目的志向的なシステムを作り上げるためには、それらサード・パーティーのシステムのうち、どのような機能や特徴が最も重要でしょうか? サード・パーティーのシステムのうち、どのような側面が失敗しがちである、あるいは見当違いの方向へ行ってしまいがちなのでしょうか?

アレン氏 単純なリストにして管理する、というGTDの特徴は絶対に外すことのできません。自身が現在関わっているプロジェクトを、リスト化して可視化すること、そして、適切な分類整理によってタスクをリストとしてカテゴライズすることは、不可欠なのです。例えば、リスト管理のため有用なアプリケーションは、「電話番号」というカテゴリーの元に電話番号のリストを作ることができる、というような具合です。

 このようにしておけば、もし自分が電話をしなければならない時間になったとき、その他のタスクを全て漁らなくても、簡単に電話番号を引っ張り出すことができます。このようなアプリケーションを使えば、そのときに集中すべき最も適切な作業が簡単にできるようになります。そして、そのときには取り掛かることができない仕事に気を逸らせてしまう必要もなくなります。例えば、自分が飛行機の搭乗を待っているとき、私は、次回、工具屋へ出かけたときに買わねばならない商品のリストを見る、なんていうことはしたくありません。

 サード・パーティーのシステムが、トンでもない方向へ行ってしまう理由は、次のような間違いのせいです。つまり、一般の人々がそこまで必要としていないような機能を追加することで、過度に複雑にしてしまうためです。それらは、あなたのために思考することであなたを助けようとします。しかしながら、実際には、重要な思考のプロセスというのは、自分自身でしなければならないことなのです。そして、ソフトウェアがその機能まで代行することはできません。言い方を変えますと、ある人々は、あなたが必要とする以上の機能を加えようとして、あなたが実際に必要とする以上の不必要で余分な思考をさせている、ということです。リストというものは、付け加えるのが簡単迅速で、かつ眺めるのも簡単迅速でなければいけません。そこに不必要にああだこうだと考える必要はないのです。

LH あなたの会社(「デビッド・アレン社」)で提供している「1対1のトレーニング・セッション」で、または顧客からのフィード・バックがあるかと思います。あなたの開発した手法に興味を持つ人たちは、どこの部分で『Making It All Work』の方法に感心する、とお考えですか? それは単に、行動と規範に関係があることなのでしょうか、あるいは、物事への集中に失敗するからなのでしょうか。

アレン氏 ほとんどの人々は、GTDツールを、本当に徹底的に使い尽くすほどまでには、使いこなしていません。徹底的かつ首尾一貫した精神的な一掃、そして、自分たちが完璧に信用し得るシステムへとあらゆるコミットメントを具現化する、というようなことを、本当にやっているとはいえません。ですから、使いこなせていない人たちは、自分たちのコミットメント(カレンダー、プロジェクト・リスト、各計画における次の行動計画)を、正確にレビューできません。したがって、その時その時の一瞬で、最も重要な行動をとっているという自身への信頼を完璧に築き上げることはできないのです。すなわち、彼らはまだ、システムよりも心を信用している、ということになります。結果、システムが与えてくれるものよりもメンテナンスがたいへんになってしまう、というわけです。このあたりが興味をもたれるのだと思います。

LH オフィスの中でコンピュータを一般的な業務で使う人は別として、仕事の上で特に専門的にコンピュータをよく使う人は、どのような種類の独特の課題を行うべきでしょうか?

アレン氏 コンピュータは、今すべきことから気を逸らせてしまう誘惑に満ち溢れています。コンピュータを使って生産的に仕事をするためには、もっと規律を作るべきといえます。というのも、コンピュータは、誘惑に満ちていて、アリスの不思議の国にあるようにウサギをわき道へ逸らせてしまうかのように、私たちの気を仕事から散らせてしまいます。新着メールがあるだの、アニメのキャラでかわいらしいインスタントメッセンジャーだの、たくさんの面白そうなネット上のリンクだの、マルチ・メディア環境だの、とにかく集中が散逸してしまいます。しかも、そういう密やかな楽しみは他の人の目につかず、他の人に見つかることもありません。このシンドローム(症候群)は、コンピュータによる行動管理が、最新で最も声の多きな自己業務管理に対し、従属的かつ停滞気味になる原因になる傾向があります。

LH 『Making It All Work』で採りあげられていた手法、あるいは生産性システムのコンビネーションを実行するために、腰を上げるべきなのはどんなタイミングなのでしょうか。すなわち、自分たちが既存のシステムや仕事のやり方に十分時間やお金を投資しているにも関わらずそれに逆にとまどっている、ということに気づくべきなのはいつなのでしょうか。言い方を変えれば、自動車を運転するのではなく、単にエンジンを回し続けるのに時間をかけすぎている、ということに、どうやって気づくことができるのでしょうか

アレン氏 自身の心になかった部分へ、エンジンを微調整しなければならないだけです。あなたの注意関心があなたのシステムによって逸らされない限り、あなたは無駄な努力をストップできます。無駄な努力を楽しんでいないのであれば、注意力を正当な方向へ向けてやるのはベスト、といえるでしょう。

LH :去年、あるいは最近で、あなたがもっとも気に入ったGTDに関する発見は、何でしたか?

アレン氏 :エリック・マック氏の「ロータス・ノーツ用eプロダクティビティ」と「Jott(音声をテキスト化するサービス。参照記事はこちら)」です。

 デビッド・アレン氏の本『Making It All Work』は、Amazonで入手可能です。同署には無料の(そのうえかなり長い)一般的な生産性のコンセプトとアレン氏の著作についてツアーを行ったときのライブの様子がレコーディングされています。アレン氏と、デビッド・アレン・カンパニーについてのもっと詳しい情報は、デビッド・アレン社のサイトからどうぞ。

原文へのリンク

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