連載
» 2009年02月26日 12時00分 UPDATE

シゴトハッカーズ:プレゼン資料は流れをつかんで作るのだ (1/2)

プレゼンを成功させるためには、しっかりとした事前準備が大事。プレゼン資料を作成する時には、どんな点に気を付ければいいのかを解説します。高橋メソッドの動画サンプル付き。

[大橋悦夫、佐々木正悟,ITmedia]
ks_bizid_log.gif

大橋さん、佐々木さん、プレゼンの骨子が固まったら、今度はそれをPowerPointなどの資料に落としていくことになるかと思います。ここではどんなことに注意しながら作っていったらいいのでしょうか?

ks_ohasi_log.gif

ポイントは3つあります。1つ目はプレゼン全体の流れを把握すること。2つ目は時間配分を厳格に決めること。3つ目はスライドの中に「キュー」を埋め込んでおくこと。


ks_sasaki_log.gif
ts_mmap.jpg

プレゼン全体の流れを把握するにはいくつかの方法があると思いますが、私がやっているのは、マインドマップのような概念図を自分のために用意するやり方。マインドマップを描くためのツールは、今は有料も無料のものもいくつかありますから、使い勝手がいいと思うものを選べばいいでしょう。

 この段階で、取りかかりの難しさのためか、悩んで止まってしまう人が時々見受けられます。ここで時間を費やしても、PowerPointなどでスライドを作り込んでいくと、追加したいものや修正個所がたくさん出てくるものなので、ここは短時間でさっと作り上げてしまうのがコツだと思います。


ks_bizid_log.gif

トピックをいくつか立てて、それぞれのトピックにひもづく話題をぶらさげる。それをマインドマップソフトで作ってしまうというわけですね。2つ目の時間配分は、どのように決めていくのでしょうか?


ks_ohasi_log.gif

これは僕がセミナーや講演のときに実際に使っているExcelのシートなのですが、要するに、盛り込みたいトピックを並べて、話す順番を入れ替えて、それぞれに必要な時間を割り当てることで、与えられている時間内に収まるかどうかが分かる、という簡単なツールです。

ts_timeslice.jpg

 流れを把握した上で、スライドを作り込んでいきます。当然、当初考えていた時間では足りなくなったり、逆に余ったりということが出てきますが、とりあえず一通り作ってしまいます。その上で、全体の流れを再度確認しながら、先ほどのシートを修正します。こうすることで、「時間内に話しきれるだろうか?」とか「時間が余ったらどうしよう?」という不安をぬぐい去ることができます。あとは、このシートを印刷して、プレゼンの際に手元に置いておくようにします。

 可能なら、1つのトピックが終わる都度、実際の終了時刻を紙に書き込んでおくと、見積もりと実績のギャップが分かり、次回以降に生かせるでしょう。僕のセミナーでは参加者にワークをしてもらうことが多いため、自分が話し終えてワークを指示したら、すかさず時間を記録する、という風にしています。


ks_bizid_log.gif

おおよその時間を把握するためには、ページ1枚あたり何分くらい――というような目安があるのですか。それとも一度はリハーサルするとか?


ks_ohasi_log.gif

慣れの問題というのもありますが、リハーサルをしながら、だいたい1枚のスライドにどれくらいの時間が必要かを把握できれば、スライド1枚あたりの所要分数×スライド数でざっくりと割り出すことができます。なので、最初の内はリハーサルが必要ですが、慣れてくればスライドの枚数で「あと5枚くらいでまとめよう」といった目算が立てられるようになります。

       1|2 次のページへ

Copyright© 2016 ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

Loading

ピックアップコンテンツ

- PR -

注目のテーマ