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» 2010年04月16日 18時15分 UPDATE

情報生態系を考える:“多ノート派”における情報のすみ分け (1/2)

手帳専門家の舘神龍彦さんが数々のケースをサンプルに導き出した「情報生態系」。仕事の流れを、各種ツールの組み合わせにどのように落とし込んでいくかについてのキーワードだ。定型業務や習慣とともに日々発生する割り込みの仕事や情報収集して入手した情報、あるいはタスクなどを、手帳やPC、スマートフォンなどを使ってどこに保存し、あるいは見直していくか――こうしたツールや運用を考えていく。

[舘神龍彦,Business Media 誠]

 これまでは手帳に関する使い方選び方をお伝えしてきたが、その中から、手帳やメモを使う上でのキーワードが見えてきた。それが「情報生態系」だ。情報生態系は、定型業務や習慣とともに日々発生する割り込みの仕事や情報収集して入手した情報、あるいはタスクなどを、手帳やPC、スマートフォンなどを使ってどこに保存し、あるいは見直していくか――、そうしたツールの集合と運用のルールのことである。

 今回は、わたしのツール群を例として考えてみたい。

わたしが使うツール群(手帳、ノート、メモ帳)

st_tate01.jpg ネクサス バーチカル1392(能率手帳)
st_tate02.jpg ツイストリング・ノート(A5、リヒトラブ)

 まず押さえておきたいのは、ツールとその役割だ。

 もちろんPC、iPhoneも使っている。これらは情報の最終的な蓄積場所である。ただし最近はローカルのHDDというよりクラウド上に保管することが多くなってきた。これについては別途触れる。

 まず手帳はスケジュールの記入と管理だ。見開き1週間で予定やタスクをシャープペンで時間軸に沿って記入。実際にどうだったかは赤ペンで記入している。この手帳の特徴は月間記入欄が分冊になっていることだ。完全な綴じ手帳とは違い適宜両方を同時に見られるのは、便利だ。

 バイブルサイズバインダーはToDoリスト、メモ用紙のリフィルを入れている。読書メモや日記などもここだ。要するに綴じ手帳ではフォローできないものがこのバインダーに収まっている。各種専用フォーマットのリフィルが用意されているものは、システム手帳が便利だ。

st_tate03.jpgst_tate04.jpg カバーノート システミックとエッジタイトル(いずれもコクヨ)

メモやToDoリストは専用リフィルでバインダーにまとめる

 ToDoリストは、専用のリフィルをプロジェクトごとに1枚をあてて複数枚使っている。

 ToDoは一時期「Remember The Milk」を利用していたが、やや不便に感じだして紙に戻した。ToDoリストは1回限りのことや、ほかのタスクから独立したものならばそういう形式でもいいのだが、プロジェクトの一環となる小タスクの場合、ほかのタスクとともに列挙しておくことはあまり意味がない。それよりもプロジェクトごとに1枚の紙にまとめてどんどん列記しておき、切り替えて確認する方が便利だ。プロジェクトは進行していくたびに、見落とした小タスクが見つかったり、新たな作業が必要になる。バイブルサイズのリフィルならそれらを追記していくのはさほど難しくないのだ。

 タスク全体の一覧性よりはプロジェクトごとに何がどうなっているのかを見られた方が、例えば関連する割り込みタスクを付け加えたり、優先順位を入れ替えたりするのになにかと都合がいい。プロジェクトが終わればバインダーから外し、スキャナーでスキャンしてから捨ててしまう。

 書き終わったらスキャンして捨てるのはほかのリフィルも同じだ。日記などは1カ月分たまったらバインダーから外してスキャン。こちらもリフィルは捨ててしまう。メモリフィルも同様だ。アイデアを思いついたらまずここにメモすることが多い。横罫、方眼の2種類のリフィルを入れてあるので適宜使い分けている。これも抜き出すのが前提になっている。ここから後述するノートに貼ったり、あるいはテキストとしてPCに入力すれば、バインダー内に保持する必要はない。

 メモリフィルはまた、タブレット代わりのような使い方もされている。方眼リフィルにPowerPointスライドの下書きを手書きで書いて、iPhoneのEvernoteを起動。カメラで撮影してEvernoteに保存する。これなら出先の喫茶店で片付けられる。わざわざPCにつないだスキャナーでスキャンしなくてもあっという間に処理される。

時系列と一時記録で記録媒体を変える

 そしてノートだ。これにはエッジタイトルとツイストリング・ノートの2つのノートにそれぞれ役割を持たせてある。

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