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» 2013年08月09日 10時00分 UPDATE

3分LifeHacking:同僚の仕事を肩代わりする時に忘れたくない3つのこと

仕事で同僚に助けを求められたときは、時間が許す限り協力することが肝心です。そして協力できない時は率直に伝えること。あなたの立派な職業倫理を利用されることのないよう、気を付けましょう。

[Allison Stadd(訳:遠藤康子/ガリレオ),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 オフィスでは、さまざまな理由で人が助けを求めてきます。人手が足りなくて、あなたに白羽の矢が立つこともあるでしょう。あるいは、仕事の量が膨大なのでチーム全員で均等に分担しようと決まることも。あるいは、単調でつまらない作業をほかの人に押しつけようとした人が、ずっと「別のプロジェクトにもかかわりたい」とアピールしていたあなたに目をつけることもあるかもしれません。

 いずれにせよ、チームの一員として新たに任せられた役割に柔軟に対応するのは難しいことです。一歩間違えば、お人好しと見くびられて、処理しきれないほどの雑用や仕事を押しつけられる、なんてことにもなりかねません。いくらあなたが「オフィスでもっとさまざまな役割を担いたい」と思っていても、あらゆる人から、やり残した雑用ばかり押しつけられるのは嫌ですよね(もちろん、イエスマンになるのももってのほかです)。

 では、同僚があなたに本当は自分でやるべき仕事を頼んできた時はどうすればいいのでしょうか。状況をいかに判断し、対処すべきか、3ステップに分けて考えてみましょう。

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ステップ1:相手のリクエストを正確に判断する

 まず、頼まれた仕事が自分のキャリア構築にとってプラスになるかどうか、じっくり考えてみましょう。その仕事を引き受けることで、新しいスキルが身に付きますか? 職務経歴書でアピールできるような目に見える成果は得られますか? 今まで一緒に仕事をした経験のない同僚との関係構築に役立ちますか? もし、答えがイエスで、かつ本来の仕事の妨げにならないのであれば、その仕事は引き受ける価値があるかもしれません。

 また、余分な仕事を引き受けることがチームメンバーとしての務めなのかどうかも、十分に考慮してください。私自身の経験をお話ししましょう。以前勤めていた職場で、スタッフが1人辞めさせられ、残された仕事は全部、別のスタッフに引き継がれました。引き継いだスタッフは、新たに1人スタッフを雇って負担を減らしてほしいと上司に訴えるとともに、それが実現するまでの間はさまざまな仕事を少しずつ手伝ってもらえないかと同僚に交渉していました。そういった状況であれば、文句を言わずに助けの手を差し伸べる気になるかもしれません。自分だっていつかは、助けを求める立場にならないとは限らないのですから。

 しかしあなたが利用されていると感じたり、手伝いが自分の仕事の妨げになったりしているのなら問題です。

 次のようなケースを考えてみてください。私のいとこは、ある同僚と昇進を競い合っていました。相手は、重要な新規プロジェクトに挑んで上司に好印象を与えようとしました。しかし、その仕事を優先してしまったために手が回らなくなり、処理しきれない日常業務を私のいとこに押しつけてきたのです。これはいけません。

ステップ2:状況に対処する

 私のいとこのケースのように、引き受けるべきではないと判断した場合は、ノーと言って一向に構いません。ただし、相手と2人きりで直接会って(必ず2人きりで直接会って)、こう説明しましょう。「自分は協力したいと思っているし、オフィスの誰もが、チーム全体の成果に貢献していると認識している。けれども、だからこそ私も自分の仕事を優先しなければならない」。これに反論できる人間はいないはずです。

 理解が得られたら、その仕事に締め切りがあるのかどうかを確認し、時間が許す限りは喜んで手伝うと申し出ましょう。また、相手が仕事をきちんと完了できるよう、いくつかアイデアを提案してみるのもいいかもしれません。例えば、アシスタントとして仕事の一部を任せられるインターンはいませんか。

 私の以前の職場では、こんなことがありました。仕事が滞ってしまった同僚が、手掛けている案件のマネジメントを一部手伝ってくれないかと、私に助けを求めてきたのです。その案件のクライアントとはかつて仕事をした経験があったので、私は引き受けやすい立場ではあったのですが、私自身もその時は余裕がありませんでした。結局、その週に処理すべき業務を全て終えてから同僚に手を貸したのですが、それでも相手には喜んでもらえました。

 つまり、相手もあなたに仕事を押しつけようとしているとは限りません。仕事が実際に遅れ気味で、ほんの少しだけでも手伝ってあげたら喜ばれる場合もあります。

ステップ3:上司に介入してもらう

 一方でもちろん、あなたに仕事を押しつけようとする相手もいるでしょう。あなたがやりたくもなければ、やるべきでもない仕事を丸投げされることも。一度手伝ったばかりに、それ以降は断りづらくなる場合もあります。同じ状況が繰り返されたり、しつこくされたりしたら、時間をとって上司に相談しましょう。

 以前にこんなことがありました。数回ほど同僚に手を貸していたのですが、いつの間にかその仕事を行うのが一時的ではなく継続的に私の役目となってしまったのです。そのせいで、私自身の仕事に悪影響が出始めました。そこで私は上司に確認しました。「自分は現在、もともとは他人の受け持ちである業務に多大な時間を費やしているが、それで問題はないのか」と。答えは「本来の仕事に集中してほしい」とのことでした。

 同僚のしていることを上司に告発しろと言っているわけではありません。相談する際は、自分の仕事量に焦点を当てて話しましょう。例えばこんな感じです。「社内の別の業務で経験が積めるのはとてもうれしいのですが、最近はマーケティング担当者の代わりにクライアントへの報告を作成するのに週10時間ほど費やしています。私がその仕事にそれだけの時間をかけるべきかどうか、確認したいのですが」。上司が問題だと考えれば、上司もしくはあなた自身が相手と調整をして、仕事の配分をあるべき形に戻すことができるでしょう。

 新たに任せられた役割に柔軟に対応するのは良いことです。けれども同時に、自分のキャリアやチーム全体にとって、最もメリットのある仕事に時間を回せるよう、よく考える必要があります。肝心なのは、同僚には時間が許す限り協力すること。そして協力できない時は率直に伝えることです。あなたの立派な職業倫理を利用されることのないよう、気を付けてください。

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