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» 2014年09月08日 07時00分 UPDATE

あの“苦行”から解放されたい!:何度も同じ仕事の説明、うんざりしていませんか? (1/3)

あの仕事のやり方が分からない、この申請はどうやるの、あの仕事をうまく進めるためのコツは……。こんなふうに毎日色々なことを聞かれていたら仕事にならない、と困っているビジネスパーソンに救世主が!

[松崎純一,Business Media 誠]
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 どんな仕事であれ、おそらくすべての人が課題に感じているのが”仕事の説明”や“引き継ぎ”でしょう。自分の仕事を他の人に説明したり、実際にやってもらったりするのは想像以上に大変なものです。大抵の場合、自分でやった方がはやいと思えるくらい大変です。

 人に説明しなくても済むように業務マニュアルがきちんと整理されていればいいのですが、すべての仕事について丁寧な業務マニュアルを作るなんて現実的ではありません。マニュアルが増えれば修正の負荷も増えます。しかも作ったマニュアルがいつ、何回使われるかも分からないのに手間暇かけて作るなんて切なすぎます。

 だからといって、新人が入ってくるたびに何度も同じ説明をするのはあまりに非効率です。人が入るたびに、PCの初期設定の方法やOA機器/業務システムの使い方をレクチャーしたりするなんてやってられません。もちろんこれはITに限った話ではなく、飲食店でバイトが新しく入ってくるたびに作業の手順やコツを教えたり、イベント参加者へ会場へのアクセス方法を知らせたり、新しく嫁が来るたびに故郷のカレーの作り方を説明するのも同じ問題です。

 業務マニュアルを作るのも手間ですが、何度も引き継ぎするのも手間。なんというジレンマでしょう。この問題がどれほど多くの時間を奪い、どれほど多くのミスを誘発してきたことでしょうか!

手間をかけずに業務マニュアルを作る方法

 そこで私が提案する解決策は、「手間をかけずに業務マニュアルを作ろう」ということです。と言っても、すぐにできるなら問題はとっくに解決されているはずです。

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