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» 2014年10月30日 07時00分 UPDATE

サイボウズ式:読まれないマニュアルに価値はない (1/2)

業務マニュアルは仕事の引き継ぎに便利な上、業務の見直しも役立つが、とにかく作成とメンテナンスに手がかかる。今回は、チームの共有資産であるマニュアルを時間をかけずにつくるコツを紹介しよう。

[サイボウズ式]

「サイボウズ式」とは

「新しい価値を生み出すチーム」のための、コラボレーションとITの情報サイト。

本記事は「サイボウズ式」に掲載された「読まれないマニュアルに価値はない」から一部抜粋・編集して掲載しています。


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 新しいチームに加わって、それまでとは違う仕事を任されたものの、仕事の進め方が分からなくて困ったことはありませんか?

 そんな時に、前任者が作成したマニュアルがあると心強いものです。誰かに質問するのと違って、マニュアルは自分だけで読み進められるので、他の人の時間を奪いません。また、業務内容が変化しない限り、何度でも使い回すことができます。マニュアルはチームにとって重要な「資産」です。

 もっとも、現実はそのような理想的な引き継ぎばかりとは限りません。むしろ、マニュアルなどまったく存在せず、自力で業務内容をひもといていかなければならない場合や、マニュアルはあるものの古過ぎて全然役に立たない場合のほうが多いのではないでしょうか。

 ここで、「チームの未来のためにマニュアルをつくろう!」と言うのは簡単ですが、実際にマニュアルをつくり、効果的に運用するのは簡単なことではありません。そこで今回は、“チームにとってよいマニュアルとは何か”について考えてみたいと思います。

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マニュアルをつくる前にまずは業務を見直そう

 マニュアル運用の失敗例として、マニュアルいらずの簡単な業務には充実したマニュアルがあるのに、マニュアルがないと何をしてよいのかさえわからないような複雑な業務にはマニュアルがない、ということがあります。

 これでは本末転倒ですが、なぜこのようなことが起こるのでしょうか。

 理由は非常に単純。複雑な業務の従事者は忙しい場合が多く、マニュアルをつくる時間の余裕がないからです。また、複雑な業務のマニュアルをつくるのは、複雑ゆえに多くの時間がかかります。それもまた、マニュアルの準備を停滞させている原因です。

 これはやっかいな問題です。そのままでは、今後もマニュアルがつくられることは期待できません。思うに、問題の根本は、複雑な業務自体にあります。

 注意したいのは、「複雑な業務」=「高度な仕事」ではないということです。仕事が複雑過ぎるのは、ある意味では仕事の整理を怠った結果とも言えるのです。もちろん、どうやっても複雑になってしまう仕事は存在するでしょうが、多くの仕事は丹念に要素分解していけば見通しよく整理できます。

 業務が複雑過ぎてマニュアルをつくれないのであれば、マニュアル以前に業務内容そのものを見直しましょう。話はそこからです。

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