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» 2014年12月22日 05時00分 UPDATE

事務ごよみ:年始の行事運営や事務手続き、年始回りを計画的に――1月の事務ごよみ【総務・法務】

年始の行事は職場のコミュニケーション向上や士気高揚の意味合いからも、しっかり行いたいもの。早めに準備を整え、気持ちよくスタートさせましょう。

[企業実務]

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 本記事は企業実務のコンテンツ「事務ごよみ」から一部抜粋・編集して掲載しています。


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年始の行事運営

 年始の関連行事は簡略化される傾向にありますが、職場のコミュニケーション向上や士気高揚の意味合いから、こだわりをもつ企業もまだまだ少なくないようです。

 初出式で社長が新年の経営方針や事業計画を発表したり、永年勤続表彰を実施したりする場合は、段取りよく進めたいものです。

 社外で新年のイベントを行うのであれば、早めに開催場所を押さえましょう。あわせて会場設営の手順などもマニュアル化しておくと、直前になってあわてなくてすみます。

 行事を滞りなく開催し、新年を気持ちよくスタートするためには、事前に関係部署と綿密な打合せをしておくことが肝要です。

年始回り・賀詞交換会などへの対応

 年始の挨拶回りは、取引先などに出向く人と、年始の挨拶を受ける人を決め、出向く人には年賀として持参する品物を配付します。

 効率的かつ効果的に年始の挨拶回りを行うには、取引先を何段階かにランク付けしたうえで、役職の高い者から順に上位ランクの先に出向くことを原則として、手配・スケジュールの調整を図ります。

 業界団体・各種組合などが催す新年の名刺交換会・賀詞交換会に出席する場合は、早めに出席者を決め、主催者にも連絡しておきましょう。

年始の事務手続き

 年末年始の休暇中に届いた郵便物や新聞、社内報などの文書類を配付する事務があります。

 受け取った年賀状は、発送先リストや住所録等と突き合わせ、住所、役職などに変更がないかをチェックします。こちらから出していない先から年賀状を受け取った場合には、速やかに返礼を出すようにします。

 先方に届くのが松の内(関東では一般に1月7日とされます)を過ぎそうなものは、「寒中見舞い」とするのがよいでしょう。

 また、2015年の行事日程・就業に関するカレンダー・七曜表を社員に配付し、これから1年の行事日程や会社休日等の周知徹底を図ることも大切です。

就業カレンダーの配布

 自社の営業日や休業日、行事などを周知するため、取引先等に就業カレンダーを配付します。本来は年内に配付すべきものですが、新年の挨拶とともに手渡してもよいでしょう。

文書の整理と保存・廃棄

 源泉徴収簿は、源泉徴収票の作成が終了した時点で前年分を閉鎖します。

 暦年で区分している他の保存文書についても、すべての処理が終わったことを確認したうえで、法定保存年限や社内規程に従って整理しましょう。

来月の計画を立てるために

▽2014年分の所得税の確定申告の受付が始まります

▽固定資産税(都市計画税)の第4期分の納期です(納期が異なる市町村もあるので、確認が必要です)

▽4月入社予定の新入社員の受入体制を整える時期です


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