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» 2015年02月04日 07時00分 UPDATE

事務ごよみ:情報管理体制のチェックを――2月の事務ごよみ【総務・法務】

毎年2月は「情報セキュリティ月間」です。顧客情報や社員の個人情報などを取り扱う自社の情報管理体制に不備はないかをチェックしましょう。

[企業実務]

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企業実務」は、経理・総務・人事部門の抱える課題を解決する月刊誌。仕事をすすめるうえで必要な実務情報や具体的な処理の仕方を正確に、わかりやすく、タイムリーにお届けします。1962年の創刊以来、理論より実践を重んじ、“すぐに役立つ専門誌”として事務部門の業務を全面的にバックアップ。定期購読はこちら

 本記事は企業実務のコンテンツ「事務ごよみ」から一部抜粋・編集して掲載しています。


情報管理体制のチェック

 毎年2月は「情報セキュリティ月間」です。情報セキュリティに関するさまざまな情報提供やセミナーなどが行われるとともに、内閣官房情報セキュリティセンターでは、企業に対して次の事項の再確認を求めています。

  • ビジネスをとりまく情報セキュリティ上のリスク
  • 社員のミスがビジネスに与える影響
  • 情報セキュリティ上の問題(システムがサイバー犯罪者に乗っ取られるなど)がブランド価値に与える影響
  • 情報セキュリティを高めることによる付加価値・競争優位性

 そして、情報セキュリティに取り組むためにリスクを評価し、脅威に対する監視体制や対応計画を策定することと、社員に情報セキュリティ対策を学ばせることを要請しています。顧客情報や社員の個人情報などを取り扱う自社の情報管理体制に不備はないかをチェックしましょう。

防火体制のチェック

 3月1日から7日まで「春の全国火災予防運動」が実施されます(実施時期をずらしている自治体もあります)。この時期に社内で消防訓練などを実施する場合は、2月中旬までに実施要領をまとめておきましょう。

 特に冬季は、暖房器具の使用に加えて空気が乾燥するため、火災発生のリスクが高くなります。社員には火気の扱いについてあらためて注意を促し、消防署への連絡体制・避難経路なども見直しておくことが大切です。

新事業年度の業務計画の確認

 新事業年度の計画の立案に際し、総務・庶務部門では、経営計画等に影響を与える業務をチェックします。

 例えば、コンピュータシステムの入替えなど多額の予算を要する事項について、あらかじめ利益計画などに盛り込むよう関係部門に進言します。

 それを受けて総務・庶務部門では、より細かな業務計画へと落とし込みをすることになります。

備品や事務機器の補充・廃棄

ks_business12.jpg (画像と本文は関係ありません)

 新入社員用に新しくそろえるものだけでなく、年度替わりに一括して備品や事務機器などの補充・更新をする企業は少なくないでしょう。

 社員や各部署の要望をとりまとめて購入品のリストアップをするとともに、利用状況に応じて廃棄やリサイクル処分をするなど、ゆとりをもって準備を進めます。

社内の各種規程の見直し

 年度ごとに社内の各種規程の見直しを行っている企業では、遅くとも2月末には見直し作業に取りかかる必要があります。見直しに際しては、改定の必要性、金額、対象・範囲、制度の内容などをあらためてチェックすることが大切です。

来月の計画を立てるために

  • 2014年分の贈与税・所得税・個人住民税の確定申告・納付期限です(3月16日まで)
  • 4月に定期昇給やベースアップを実施する企業では、具体的な検討に入ります
  • 新卒の新入社員の受入体制をチェックします
  • 退職や転勤など人事異動が多い時期です。異動に伴う法定事務や社内業務の引継ぎなどを、モレなく確実に行う必要があります

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