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» 2016年05月10日 08時00分 UPDATE

グーグルが「秘書の日」にイベント 彼女たちの仕事術とは? (1/3)

日本ではまだまだ認知度の低い「秘書の日」。そんな中、グーグルは社内外から約25人の秘書を集めたイベントを初めて開催した。そこではどんな話が飛び出したのだろうか。

[伏見学,ITmedia]

 皆さんは「秘書の日」をご存じだろうか?

 日本ではまだ認知度が低いため、初めて耳にした人も多いかもしれない。実は、1952年から米国の秘書協会(IAAP)によって4月の第4水曜日が秘書の日と定められているのである(2000年以前は「Secretaries Day」、それ以降は「Administrative Professionals Day」に改称)。

 そんな秘書の日にあたる4月27日夜、グーグルが関連イベント「Admin Day at Google」を開催。社内外から約25人の秘書が集まり、パネルディスカッションなどを通じて情報交換を図った。

イベントに登壇した秘書の方々。左からグーグルの川越百合子さん、平沢優子さん、石川るみさん、作家・野口悠紀雄さんの秘書を務める冨田順子さん、メタップスの姫野絵里子さん、グーグルの君島梨央さん イベントに登壇した秘書の方々。左からグーグルの川越百合子さん、平沢優子さん、石川るみさん、作家・野口悠紀雄さんの秘書を務める冨田順子さん、メタップスの姫野絵里子さん、グーグルの君島梨央さん

 これまでもグーグルでは、秘書の日に社内で秘書がねぎらいの言葉を掛けられたり、年に1度はグローバルのさまざまな拠点で働く秘書が一堂に会してミーティングしたりしていた。しかし、今回のような社外からも秘書が集まるイベントを開くのは海外を含めて初めての試みだという。

秘書の役割とは?

 そもそも秘書の仕事とはどのようなものなのか。何となくイメージは付くだろうが、定義などはあるのか。一般社団法人 日本秘書協会に問い合わせたところ、「厳密な定義はないが、例えば、ボスをサポートする役割など、相手がいて初めて成り立つ仕事です」と同協会理事の高森邦彦事務局長は話す。

 果たして日本企業にどのくらい秘書がいるかは定かではないが、高森氏が言うには、少なくとも上場企業には秘書、あるいはそれに相当する社員がおり、企業によっては複数人いるため、上場企業が3500社以上であることを踏まえると、ざっと数千人は存在することになる。

 一般的な企業だと、社長室や秘書室といった専任部署に秘書が所属するケースが多いが、グーグルでは、事業部ごとにアドミニストレイティブ ビジネス パートナー(秘書)を置き、ディレクター以上の役職者をサポートする体制を作っている。これは日本に限らずグローバルでも基本的には同じだという。

パネルディスカッションの様子 パネルディスカッションの様子

 事業部に属することで、よりビジネスの現場に即したパフォーマンスが求められるようになる。例えば、マーケティング部門の石川るみさんは上司3人の秘書を務めているため、全員のスケジュールや業務状況などを管理するにはスピードと効率性が不可欠だという。

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