企業間コラボレーションのススメ：第2回（2/3 ページ）

[石原 悠（サイボウズ），ITmedia]

電子会議室

　電子会議室が持つ特徴としては、次のようなものがあります。

• 発言の時系列表示
• 発言ごとの閲覧確認機能
• 会議室によるカテゴリ分類とグループによるアクセス権
• 未読発言の視覚化
• 共有フォルダからのファイル添付

　メールだと時系列に並べることが難しい場合がありますが、電子会議室では時系列で古い順に下から順番にスレッド表示されます。メール返信の際に挿入される「＞」などの引用符も本文に含まれないため、簡単にやりとりの流れを把握できます。

「だれが」「いつ」「どの発言」を確認したかについても、閲覧状況画面を利用することで簡単に確認でき、一般的な電子会議室と同様に、議題ごとに議論や連絡内容をまとめることができます。スレッド形式の場合、「自分がどこまで閲覧したか」がわからなくなることが多いのですが、未読発言は背景色が薄い黄色で表示されるため、どこが未読なのかを一目で確認できるようになっています。

メールだと相手が読んでいるかどうか確認できないが、今回の原稿のやりとりでも特に編集部から返事をもらわなくても閲覧画面を利用すれば、見たがどうかが簡単に分かるため、さらに確認を取る必要はなかった

自分が閲覧したところからの追加分が黄色で表示されるため、記憶に頼る必要がなく差分が簡単に把握できる

　メールを利用した場合、添付ファイルはマスターファイルとならずローカルファイルとなってしまうのが一般的ですが、コラボレックスの「共有フォルダ」機能を利用することで、アップロードしたファイルと発言を関連付けることができます。たとえば、原稿についての注意書きや、特に再度見て欲しい場合に発言と関連付けることもできます。ファイルを直接編集せずに意見・感想を言いたい場合などに使えます。

共有フォルダ

　共有フォルダが持つ特徴としては、次のようなものがあります。

• フォルダの階層管理
• ファイルの世代管理
• フォルダのアクセス権
• ファイルごとの閲覧確認（ダウンロードログ）
• ファイルへの詳細情報の付与（タイトル、メモ、コメント）
• ファイル操作の履歴管理

　さきほど解説したように、ファイルサーバだと難しいファイルへの注意事項やコメントなどの添付情報を簡単につけることができます。世代管理をすることで、履歴を管理できるだけでなく、「ある時点のファイルに戻したい」ときにも画面操作で簡単にファイルを戻すことができます。いちいちファイル名にリビジョンをつけたり、各自がローカルマシン上で名前を変えたりして世代管理をする必要がありません。

　また、ファイルごとにダウンロードログ機能がついているので、「誰が」「いつ」「どんなファイルを」開いたかが簡単に確認できます。ファイルをアップロードしたのにずっとまだ見られていないときなども、催促することができ適切なタイミングでフォローできます。従来のやり取りで起こりがちな「見てくれただろうか？」の不安を解消することができるのです。

編集部からの返信は修正した内容の要約がコメントとして書かれていたので、簡単に概要をつかむことができた

ファイルがダウンロードされているので、今原稿のチェック中なのだなと予想でき、無駄な確認作業を行う必要がなかった

タスクチャート

　タスクチャートが持つ特徴としては、次のようなものがあります。

• タスクの視覚化
• グループによる絞り込み表示
• 1カ月/3カ月/6カ月単位ごとの絞り込み表示
• マネージャー権限ロール以上への自動通知機能

　仕事の依頼をタスクチャートで入力して記録できます。原稿のスケジュールも細分化し担当者へ割り振りました。これにより「だれが」「どの仕事を」「いつ」すれば完了するかなどの計画も立てやすく管理しやすくなります。担当者もＷｅｂで簡単に自分のタスクと納期が共有でき、日程やタスクに関する認識のズレが発生しなくなります。またグループと期間による絞り込みができるので、より効率的に仕事を把握でき、全体の負荷バランスもとりやすくなります。これによりメンバーへの仕事も段取りを組みやすくなり計画的に進めることが可能になります。

　タスクをメンバーに割り振るとマネージャーとシステム管理権限をもつユーザーには自動でメール通知されます。これにより仕事が勝手に割り振られ、マネージャーの知らない仕事が勝手に行われていたということがなくなります。

　原稿の入稿などもタスクとして登録し、実際に「だれが」「いつ」「どんな」タスクが発生するのかを共有しながら進めました。

タスクチャート：全体の仕事の流れを視覚化できるので、次にどんなタスクがあるのか簡単に分かる（クリックで拡大します）

その他

• 「サイボウズ Office 6」との連携も可能

「サイボウズ　Office 6」の「任意のURLパーツ」にポートレットとして埋め込むことで、あたかも「Office 6」内のアプリケーションのようにシームレスに連携できます。

• 整理しているのに探せなくなった場合も簡単に検索

　画面上部に常に配置されている検索窓があり、ここからすべてのアプリケーションデータに対して検索ができます。メールボックスやFAXを探しまわっていた労力をかける必要がなくなります。

• システムログ機能も完備

　フォルダアクセス権の変更やフォルダの削除など重要な操作を行った場合は、すべてログが残り原因などを簡単に探すことが可能です。

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　次のページでは、今回実際に試用したITmedia編集部からの意見をまとめました。