もはや人ごとではない――内部統制のための文書管理とは？：確実なコンプライアンス対策を実現する ドキュメント管理ソリューション（1/3 ページ）

これまで紙として保存されてきた各種ドキュメント。コンプライアンス対策、セキュリティ対策が契機となり、企業は電子データ化されたドキュメントを正しく管理する必要性に迫られている。今回は、e-文書法などによって電子データ化されたドキュメントの管理に関して、現状をまとめてみよう。

[ITmedia]

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電子データ化が進むドキュメント

　今日、すべての企業には、例外なく「ドキュメント」が存在している。サーバ管理者は、ドキュメントというとシステムの仕様書やマニュアル類、あるいはワープロや表計算ソフトで作成した文書ファイルを思い浮かべるだろう。それらもドキュメントに含まれるが、広義のドキュメントは文字や音声によって記録された情報そのものを指す。つまり、会社の決算関係帳簿、請求書や領収書のような証憑書類から、メールのメッセージ、メモ書きまで、企業内に存在するすべての情報がドキュメントなのである。

　こうしたドキュメントは、これまで企業ではどのように管理されてきたのだろうか。紙に印刷された会社の帳簿や証憑書類は、バインダーやファイルなどに綴じ込んで管理されていることが多い。仕様書やマニュアルのような業務に必要なドキュメントも同様だ。

　同じドキュメントでも、電子データとして存在するものはどうだろうか。もちろん、基幹系アプリケーションの財務／会計関係書類をはじめ、各種業務アプリケーションで生成されるドキュメント、あるいはプロジェクトで利用される共有ドキュメントについては、情報が消失しないようにドキュメントの保存先であるストレージを冗長化したり、情報が漏えいしないようにセキュリティ関連の仕組みを取り入れたりして、管理されているだろう。しかし、そのような管理されたドキュメントは、企業内でもごく限られたものだということを知っておく必要がある。

　企業内で最も多いドキュメントは、個人の裁量によって作成されるワープロ文書やメールのメッセージだ。これらは各個人のコンピュータ内に保存されているだけで、これらのドキュメントを管理するという意識が存在していないこともある。