「Office 2007」のコラボレーション機能を徹底検証（1/2 ページ）

Office 2007とSharePoint Serverによるコラボレーション機能を用いると生産性は大きく向上するが、この機能を余すところなくユーザーに活用してもらうには、IT管理者が相応の準備をする必要があることが分かった。

[Michael Caton，eWEEK]

　Microsoftの「Office 2007」は、コラボレーション機能が大幅に強化されたと言われている。だが、新スイートの可能性を十分に引き出すためには、Office 2007を「Office SharePoint Server 2007」と連携させなくてはならない。

　eWEEK Labが実施したOffice 2007の検証では、同スイートのコラボレーション機能によって生産性は大きく向上するが、Office 2007アプリケーションとOffice SharePoint Server 2007の組み合わせから生まれる同機能を余すところなくユーザーに活用してもらうには、IT管理者が相応の準備をする必要があることが分かった。

　Office SharePoint Server 2007の最も基本的な役割は、コンテンツを格納し、共有する「場」となることだ。この領域は、あらかじめ実装されているドキュメントワークフロー機能を用いて、ある程度まで拡張できる。今回の検証では、あるフォルダにワークフローを作成し、これに参加するようユーザーを招待して、締め切り日の設定や業務の割り振りを行った。

　Office SharePoint Server 2007には、ドキュメント承認、フィードバック収集、署名収集、廃棄承認の4つの基本的なワークフロープロセスがある。eWEEK Labは、これらのワークフローをドキュメントが変更された場合などの条件に従って起動するよう設定し、検証を試みた。

　WordドキュメントがOffice SharePoint Server 2007上で共有されているときや、SharePointワークフローの対象となっているときは、当該ドキュメントの「Office Button」に、SharePointドキュメントの管理を制限するツールが加わる。

　例えば、SharePointワークフローの対象となっているWordドキュメントを開いた場合、Wordがその旨を知らせるバナーをリボン（Office 2007のデスクトップアプリケーションに追加された新たなユーザーインタフェース）の下に表示する。Wordドキュメントを編集している途中でも、同ドキュメントをチェックしたり、Office Buttonの「Server」および「Workflow」メニューアイテムから直接ワークフローの1ステップを始めたりすることができるのだ。

　選択可能な複数のワークフローをアプリケーション内で表示するWordの機能は、非常に便利である。あるタスクを実行した際には、タスクを再度割り当てたり、ドキュメントの変更を求めたり、あるいは締め切り日を延期したりするためのフォームが表示される。

　Microsoftがタスク管理機能の改良に極めて大きな投資を行ったことは、ユーザーが進行中のタスクを「Outlook」だけでなくSharePoint Serverでも確認できるようになった点からも明らかだ。これまでは、Outlookを利用してタスク管理を実行するユーザーが大勢を占めていた。

OfficeコラボレーションにおけるOutlookの役目

　「Office Outlook 2007」には、ほかのOfficeアプリケーションからタスクをインポートし、一括して管理できる機能が搭載された。

　多くのユーザーが、さまざまなOfficeアプリケーションにタスクオブジェクトが分散してしまうことに頭を悩ませていたので、これは歓迎すべき改善であると言える。Office Outlook 2007では、Office SharePoint Server 2007および「Access 2007」「Project 2007」「OneNote 2007」のタスクを同期させることができる。

　前回の機能統合では、OneNoteを使って会議の記録を取ったり、要処置事項をそのままタスクに置き換えたりできるようになったが、新しいOutlookには、これらを「To-Do List」として自動的にインポートする機能が追加された。完了したタスクにOutlookから印を付けると、OneNote側のタスクも同様にマークされる。一度Outlookで扱えるようにしてしまえば、タスクは標準的なOutlookのタスク管理ツールを用いて管理できる。

　このほか、社内情報や普通のRSSフィードを統括するRSSサポートなどの一般的なコラボレーション機能も、新たに搭載された。例えば、Office SharePoint Server 2007のRSSを購読して、SharePointサイトにあるタスクリストへの変更情報を最新に保つといった使い方ができる。

　Outlook 2007では、タスク管理機能に加えて、外部ユーザーとカレンダーを共有したり、会議日程を調整したりするツールも強化された。最新のスケジュール管理機能を有効にするには、バックエンドに「Exchange Server 2007」がインストールされている必要がある。