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» 2007年03月19日 10時15分 UPDATE

ドキュメント管理機能を一新したSharePoint Server 2007 (1/4)

すぐに使えるワークフローの提供やドキュメントライブラリの強化により、SharePoint Server 2007は、従来のバージョンよりもさらにドキュメント管理に適した製品となっている。だが、こうしたソリューションを使った作業がユーザーに負担と思われてしまうと、ドキュメント管理の効果があがらない恐れもある。

[Chris Alliegro,Directions on Microsoft]
Directions on Microsoft 日本語版

 すでに定義されていてそのまま使えるワークフローの提供や基盤技術の強化により、MicrosoftのWebポータル/コラボレーションプラットフォームの最新バージョンであるOffice SharePoint Server 2007は、従来のバージョンよりも企業のドキュメント管理にさらに適した製品となっている。SharePoint Server 2007の初期コストの低さやMicrosoft Officeとの連携機能は、EMCのDocumentumやIBMのFilenetといったほかのドキュメント管理製品に対する強みになりそうだ。しかし、SharePoint Server 2007を導入する企業は、ほかのベンダーのプラットフォームを利用している企業にとっておなじみの問題に直面することになる。ドキュメント管理ソリューションは組織の効率を高めることができるが、その活用がうまくいくかどうかは、ユーザーの受け入れと規律意識に依存している。こうしたソリューションを使った作業がユーザーに負担と思われてしまうと、ドキュメント管理の効果があがりにくい。

ドキュメント管理プラットフォーム

 ドキュメント管理ソリューションは、重要なドキュメントの整理、分類、保存を支援し、こうしたドキュメントを扱いやすく、また探しやすくすることを目的としている。MicrosoftはSharePoint Server 2007を、特にドキュメント管理プラットフォームとして売り込んでいる。ドキュメント管理は、この製品に込められたエンタープライズコンテンツ管理(ECM)戦略の柱の1つだ。この戦略には以下のツールとサービスも含まれている。

  • レコード管理:法律上、規制上、戦略上の理由による社内記録の保存、維持、破棄をサポートする
  • Webコンテンツ管理:企業が情報を作成、整理してWebサイトで発行するのを支援する

 SharePointのドキュメント管理プラットフォームとしての機能を利用して、開発者やITアーキテクト、システム管理者は、Windowsファイルシステムなどの基本的なツールで実現できる(簡単なソリューション)以上のソリューションを実現できる。一般に、そうしたソリューションでは次のような機能が提供される。

  • IT担当者が大規模なドキュメントリポジトリを管理するのに役立つストレージメカニズム
  • ワークフローの自動化:承認ルールを強制し、よく使われるタイプのドキュメントをユーザーが効率的に扱えるように支援する。例えば、提案書の共同作成や経費精算書の提出といったワークフローを自動化する
  • ドキュメントに補足情報(メタデータ)を付加し、分類や追跡、検索を容易にするツール
  • さまざまな形式のドキュメントの検索
  • ドキュメントセキュリティ:どの従業員がどのようにドキュメントにアクセスし、操作できるかを企業が管理できるように支援する

 SharePointの強化されたドキュメント/レコード管理機能は時宜を得たものだろう。社内ドキュメントの管理をめぐる規制上および法律上の問題への関心が高まる中、規制が厳しい製薬や法律といった業界以外の企業も含め、多くの企業がドキュメントや電子メールを体系的に取り扱うプロセスに本格的に注目するようになってきている。

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