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» 2007年05月22日 06時00分 公開

モバイル Ready!なコミュニケーション活用術:社内と携帯電話をつなぐインスタント・メッセンジャー(2) (1/2)

ビジネスIMをモバイル環境で利用するメリットは多い。それでは具体的なメリットや利用上の注意点、導入事例などを見ていこう。

[國谷武史,ITmedia]

本記事の関連コンテンツは、オンライン・ムックPlus「モバイルReady!なコミュニケーション活用術」でご覧になれます。


 前回は、ビジネス向けインスタント・メッセンジャー(IM)の具体的なモバイルから利用法を見てきた。今回は、Qriptの企業向けIM「Yoctoセキュアメッセンジャー」を例にモバイルでIMを利用するメリットや注意点、また、モバイル環境を前提に利用する企業の事例を見ていこう。

確実な情報伝達

 IM利用で最も活用されるのが、連絡を取りたい相手の状態が分かるプレゼンス機能や、音声での連絡ができない場合などに利用するメッセージング機能だろう。

 プレゼンス機能のメリットは、前回の使い方の説明でもいくつか触れたが、連絡を取りたい特定の相手が、「どのような状態」で「どこにいる」のかを知るためだけにとどまらない。逆に、ユーザーが何かしらの作業や確認事項を他の誰かに依頼したい場合に、プレゼンス情報から必要なメンバーを「特定」するということもできる。

 外出中の社員が社内にいる「誰か」に確認作業を依頼したい時に、IMのプレゼンス情報が「社内在席」となっていて、「取り込み中」ではない相手がメンバーリストから見つかれば、その人物に頼める。もしくは、急を要する顧客対応が発生した場合などに、社内から顧客の近所に外出している社員を探して、対応を依頼するといった利用も可能になるだろう。

 もう1つのメッセージング機能は、相手が通話連絡を取れない(もしくは取りづらい)場合に便利だが、それだけではなく、連絡内容を確実に相手に伝える手段となり得る。

 通話なら直接相手に詳細な連絡事項を伝えることができる。だが、相手先が鉄道路線のガード下や工事現場の近く、または地下街やビルなどに囲まれた空間など電波状況の厳しい環境にいれば、確認のための無駄なやり取りを繰り返す羽目に陥る。

 メッセージングは、1度に多く情報を盛り込むことが難しいが、文字データで伝えたい内容を相手へ的確に伝えられるというメリットがある。「通話は緊急事態に、通常連絡はメッセージングで」というIMの利用シーンが最も一般的なようだ。

注意はユーザー次第

 ビジネスIMは、HTTPSを利用した暗号化通信やログの保存・管理、ユーザーのアクセスコントロール、また「ファイル操作禁止」などのアクションに応じた細かいルールを設定できる。企業利用に耐えるセキュリティを確保しているため、IM利用で気を付けなければいけないのは、むしろユーザーの使い方になる。

 IMに限らず、どのような製品にも「導入したが使われない」という事態が起こりだが、IMの場合はプレゼンス情報の更新が滞ることによってこの事態発生する。「いつまでも**の状態が続いて、実際には何をしているかが分からない」となれば、アクティブなユーザーのIM利用に対する信頼も損なわれてしまう。

こまめなプレゼンス(またはステータス)情報の更新がコミュニケーションを円滑にする

 できる限りこまめにプレゼンス情報を変更することによって、常に最新の状態をメンバーに通知することが、IMでの円滑なコミュニケーションには必要不可欠になる。

 またYoctoセキュアメッセンジャーなどには、オフライン状態にいる相手の携帯電話アドレス宛にメッセージの着信を通知する機能がある。個人の携帯電話を利用している場合、特に夜間などにこの機能を利用すると相手のプライベートを妨げかねない。

 Qriptの渡邉君人代表取締役CEOは「よほどの緊急事態では無い限り、ビジネスとプライベートをしっかりと分けた使い方が大切だ」という。

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