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» 2010年03月18日 08時30分 UPDATE

点検 ストレスなきデジタル情報整理術:デスク周りの次はPCのデスクトップを整理する (1/2)

PCのデスクトップ画面がファイルのアイコンで埋め尽くされてはいないだろうか。今回はファイルの整理術と無料で使える整理ツールを紹介しよう。

[大木豊成,ITmedia]

 ソフトバンクなど多くの企業でビジネス経験を持つオルタナティブ・ブロガーの大木豊成氏が、デジタル整理術を紹介します。前回はペーパーレスを実現するためのデスク周りの整理術を取り上げましたが、今回はPCのデスクトップを取り上げます。


 Windows PCのユーザーに多いように感じるのですが、デスクトップ――どのアプリケーションも起動させていない状況――が、ありとあらゆるファイルで敷き詰められた画面を見ることがあります。アイコンのサイズにもよりますが、10インチくらいのモバイルPCの画面一杯にファイルがあるとすると、おそらく100ファイルくらいになるのではないでしょうか。100ファイルの中から、自分がすぐに使う必要があるファイルはどれくらいあるのでしょうか。

 すぐに使用しないのであれば、整理整頓をしておくことです。営業担当であれば、客先で急遽PCで説明することになった際に恥ずかしい思いをすることになりかねません。わたしなら、こんなに整理をできない人には発注したいとは思いません。

 整理の仕方は、自分が使うときに分かりやすい整理、ということになります。時系列が良ければ月次ごとのフォルダを作るとか、プロジェクト別のフォルダ、案件別のフォルダ、業務別のフォルダなど、自分がどうすれば探しやすいかを考えて整理することです。デスクトップを“キレイ”にするのは、デジタル情報整理の第一歩です。

 それでも整理ができない人は、とにかくフォルダに放り込んでおくことでも良いと思います。WindowsならGoogleのツールとか、MacならSpotlightを使えば探し出せます。ただしその場合は、ファイル名にルールが必要です。適当なファイル名を付けておくと、あとで探せなくなってしまいます。

 また別フォルダに格納するからといっても、ファイル名はユニークでなければいけません。「20100201_○○提案資料」というように日付でソートできるようにしておくか、「○○提案資料_20100201」といった資料名でソートするのかは、自分がどちらの方が良いかによります。「2010年」としなくても、「100201」といったように「10年2月1日」でも良いと思います(次の“10年”は2110年ですから)。

 ファイル名のルールを決めたら、どこかのフォルダにどんどん放り込んでいけば良いだけです。Windowsならマイフォルダに入れておけばPCの移行も簡単ですし、MacならTime Capsule、あるいは外付けHDDでバックアップを取っておけば、どこに格納してあっても移行できます。

 いずれの場合も、整理を想定したフォルダ名、ファイル名が大事なポイントになります。

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