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» 2010年03月23日 08時30分 UPDATE

点検 ストレスなきデジタル情報整理術:変化し続ける「組織」や「道具」の要件 (1/3)

ストレスのない仕事を実現するには、刻一刻と変わる環境へ対応できる柔軟性が欠かせない。個人の知恵や技能を生かすための「組織」や「道具」をどのように作るべきかを考察する。

[岡田靖,ITmedia]

 仕事は常に人間の判断や行動が基礎となって動く。その動きを支えるために、「思考のためのプラットフォーム」となるような道具が求められるだろう。人間の思考を邪魔せず、むしろその能力を引き出して、迅速かつ的確に判断を下せるよう手助けをしてくれるものだ。組織全体として各人の知恵や能力を集約し、さらなる強みを発揮できようにするのにも、思考のためのプラットフォームを使って、個人の能力を存分に引き出し、チームワークにつなげる。思考のためのプラットフォームのような道具を使うのに適した組織にすることも重要である。

情報共有の道具を整備する

 複数の人間で一緒に1つの仕事へ取り組むとき、情報を共有できる道具がなければ、容易に進まないのは言うまでもない。全員が把握すべき情報を集約することはもちろん、人間の思考が仕事を動かすという考えに立てば、各人が知恵を出し合い、それぞれの能力によって得た成果を持ち寄れる場となる情報共有の道具が不可欠となる。そうすることで、はじめて個人の能力を超えた仕事へ立ち向かえる。逆にいえば、そういった道具がなければ一緒に仕事をするメリットは得にくい。

 環境変化が激しくなるばかりの現代社会では、情報共有の相手は必ずしも特定の相手だけではない。以前であれば、社内の組織体制に従って情報を共有するレベルを決め、それさえ守っていれば済んだかもしれない。だが、社内の各部署から少人数の担当者を集めたプロジェクトチームで短期間に活動したり、あるいは取引先など社外の人と共同で仕事をしたりする状況が少なくないだけに、情報共有の道具を人間の活動に合わせて柔軟に対応させていかなければ、業務が立ち行かなくなってしまう。

 情報を共有する場面を具体的に考えてみよう。例えば、協力会社の社員と一緒に仕事をする際に、綿密な情報の共有が必要になったとする。サーバを経由して情報を共有するにしても、アクセス権限などのセキュリティや、共有するデータの形式をどうするのだとかといった点を考えなければならないだろう。また、社内のルールでどこまでの情報共有が許されるのかという規定を調べたり、上司と協議したりしなければならない可能性もある。あるいは、個人事業者と共同で仕事をする場合などに、サーバを経由するといった方法が使えないケースも考えられる。その相手は、ひょっとしたらITリテラシーが高くなく、もっぱら紙で仕事をしていて、電子的な情報のやりとりが難しいかもしれない。

 ともに仕事をする相手が社内とは限らず、どのような道具を使うかが分からないような状況では、情報を共有するための方法を特定のものに固定するわけにはいかない。情報共有の道具を考えるときには、柔軟性がとても重要な要件となるのだ。また、道具と同時にルール面にも、組織として柔軟性が求められる。繁雑な手続きや操作をすることなく、必要に応じて必要な相手に情報を共有してもらえる道具やルールを整えることが欠かせない。

 社内で情報を共有する場合でも、やはり柔軟性が求められる。例えばソフトウェアによって扱えるデータ形式が異なれば、情報を活用できる範囲が狭まる。さらに社外とのやりとりでは、いまだに紙文書が必要とされる場面も残る。公的な申請書類や、顧客からのFAX、郵送の注文書といった書類は、当面なくなることはないだろう。このように、紙と電子の情報が混在する状態はまだまだ続く。情報共有には、紙と電子の情報をシームレスに繋げられるかという柔軟性が大きく影響するわけだ。

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