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» 2010年07月28日 08時00分 UPDATE

導入事例:FileMakerでワークフローを自動化した六本木のクリエイティブカンパニー (1/2)

いったん作った業務システムは、ある程度の期間はそのまま使い続ける、というのが一般的だ。しかし、ユーザー自身が使いながらシステムを改善し続けられるようなシステム基盤であれば、継続的に業務効率改善を進められる。導入から数年、ユーザーによりカイゼンし続けられたシステムを紹介しよう。

[岡田靖&編集部,ITmedia]

煩雑な業務をシステム化したものの、システムの管理に課題

seki.jpg アクシス 営業企画グループ 関俊雄マネジャー

 デザイン誌「AXIS」の出版をはじめ、六本木の「AXISビル」を拠点として直営ショップ経営、ギャラリー運営などを手掛けるアクシスでは、早い段階からMacによるDTP(Desktop Publishing)を導入するなど先進的な取り組みをしており、オリジナルのフォントを発売するなど、日本におけるDTPの発展にも深く関わってきた。

 アクシスでは現在、社内の各種業務に、FileMakerを活用している。DTP業務に欠かせないMacと、一般的なビジネスで広く使われるWindowsの、両方の環境で手軽に使えることが大きなポイントだという。

 中でもユニークなFileMakerの活用ケースは、同社が長年、ブリヂストンから委託されているカレンダー制作を管理する、「カレンダー申込管理システム」だ。

 アクシスが受注しているカレンダーは、ブリヂストン及びその関連会社が取引のある販売店で一種の営業ツールとして活用されるもので、毎年の印刷部数は合計70万部にも及ぶ。

 しかも、単なる大量印刷ではない。モータースポーツやゴルフ、絵画、風景写真、漫画など各種のモチーフがあり、またサイズも、B2サイズの壁掛けタイプから、手帳やダイアリーの体裁のものまである。またカレンダーの配布対象は世界各国に渡るため、お国柄に合わせた対応も求められる。

 加えて、カレンダーの余白部分には、ブリヂストンや関連会社、販売会社のロゴや社名を印刷する必要がある。創業当初の1980年代前半には、まだDTPが実用的でなく、従来型の版下で管理していた。そのため、版下の管理は複雑を極めていたという。

 「これらをどのように管理していくかが課題でした。数千パターンもの版下は、重ねただけでも、大変な厚みになります」と、アクシス 営業企画グループの関俊雄マネジャーは話す。

 そこで、版下管理の業務を効率化し、またトラブルを軽減すべく、同社では版下管理のシステム化を行った(仮に、“旧カレンダー管理システム”とする)。あるシステムインテグレーターに委託してシステムを開発し、販売店名とロゴデータの管理や、販売店ごとの注文数、カレンダーの種類などを管理できるようにしたのである。旧カレンダー管理システムによって、版下の管理を効率化できたものの、数年間に渡って使っていくうち、いくつかの課題も見えてきた。

 システムを使って業務をしていく中では、改良したい点が少なからず出てくるものだ。しかし、そのシステムの改良、更新は業者に委託しなければならず、毎回かなりのコストが必要となっていた。

 しかも、こうした課題に悩んでいるうちに、新しいOS環境に対応できない(具体的には、MacOS Xに対応できない)という問題が生じたのだった。

システムを抜本的に作り直し、ワークフローのさらなる自動化を

funakoshi.jpg マジェスティック 船越宏二 代表取締役

 こうして2005年、アクシスは旧カレンダー管理システムに“見切り”をつけ、新たなシステム構築の検討を開始した。計画の中心になったのは、FBA(FileMaker Business Alliance:ファイルメーカーに認定されたビジネスパートナー)であるマジェスティックの船越宏二 代表取締役だ。長年、アクシスのシステム面の支援を行っていた関係があり、アクシス固有の事情にも詳しいことから、選ばれたという。

 船越氏は、「アクシスの社内ではWindowsとMacOSが混在しており、両方のプラットフォームに対応するFileMakerが、妥当な選択だと判断しました」と話す。コストも、ほかの方法より抑えられる見通しだった。また、FileMakerのバージョン7からPDFの管理機能が強化されており、これが決め手となった。

 「既に、(従来型の)版下作成からDTPに移行し、印刷データはPDFで管理していました。そのため、PDFの管理を自動化したいというニーズもありましたが、一般的なリレーショナルデータベース製品で自動化する場合、別途ツールを追加しなければならず、かなりのコストがかかります。イニシャルコストだけで、数千万単位にのぼる可能性もありました。これに対しFileMakerであれば、データベース上で販売店ロゴのPDFを登録するとそのままPDF入稿用の版下を作成できるため、“ひとけた少ない金額”でシステムを構築できます」(船越氏)

 FileMakerによる新しい“カレンダー申込管理システム”は、既存のシステムになかった数々の機能を盛り込んで開発され、2006年から稼働を開始した。


tyumon.jpg クライアントは、オンラインでカレンダーを発注できるようになった

 旧カレンダー管理システムでも、販売店名やロゴをパーツ化して管理できたが、印刷会社に入稿するためには、DTPソフト上で、データを作成しなければならなかった。だが新システムにより、この作業は不要になった。店名やロゴのPDFパーツを登録しておけば、カレンダー申込管理システムが受注情報を元に自動で入稿データを作成してくれる。あとは、そのデータを印刷会社に納めるだけだ。

 従来は紙の伝票だけで受け付けていた注文も、オンラインで受注できるようになった。これも、FileMakerのWeb公開機能により、実現したものだ。

 「なにしろ販売店の数が多いため、注文書などのやり取りも膨大な量です。今でも紙の注文書を受け付けてはいますが、オンラインでも受注できるようにしたことで、事務処理の負荷が軽減できましたし、ミスのリスクも減りました」(関氏)

 このようにしてアクシスは、受注から請求まで、カレンダー制作の業務ワークフローを、自動化できたのである。

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