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» 2010年12月17日 08時00分 UPDATE

今すぐ始めたい中小企業のセキュリティ対策チェック:メール編 メールを保管する――アーカイブのススメ (1/2)

仕事に不可欠なツールであるメールは、相手と情報をやりとりするだけでなく、その記録として保存することにも大いに役立ちます。今回は容易に始められる「メールアーカイブ」の方法を解説します。

[新倉茂彦,ITmedia]

過去のメールを保持する必要性

 メールはビジネス上のコミュニケーションツールとして、重要で不可欠な存在になりました。これは誰もが認めるところでしょう。しかし、メールを「情報の書庫」としてどのように活用すべきかについてはあまり意識していない人が多いようです。FAXや紙の資料であれば、日常的に分類してファイルに保存していることでしょう。量に応じて大きくなり手間はかかりますが、その方法は簡単です。資料によっては数年単位で保存できます。

 紙ではなく、電子の媒体であるメールの情報管理はいかがでしょうか。「膨大な量のメールや、重要な添付ファイルデータを紙ファイルのように管理保管できたら素晴らしい」と思いませんか。ちょっとしたコツを覚えれば、誰にでもできるのです。しかも紙媒体の情報管理よりもはるかに効率が良いのです。

 電子データを有効に活用すれば、紙ファイルの中から必要な一部分を探すよりも簡単に見つけ出せます。これを「探す時間に対するコスト」として考えれば、その効果はとてつもなく大きなものとなっていきます。時間コストの意識は、ビジネスマンが持つべき必要最低限のスキルでもあります。メールの効率的な管理を怠ったことで失う時間とコストは計り知れないものでしょう。

 昨今の情報セキュリティ事件では、メールが重要な証拠として活用されつつあります。トラブルの際に、口頭では「言った、言わない」などの水掛け論がありますが、文章として残るメールは重要な記録として活用できます。メールを削除してしまえば、それもできません。ビジネス上のトラブルでは、メールのやりとりに含まれる文言が重要な証拠になってくることがあります。添付ファイルも同様です。

 メールに含まれる要素を「5W1H」で考えてみましょう。

What……なにを、対象、操作対象

When……いつ、時間、タイミング

Where……どこで、場所、舞台

Who……だれが、人物、行動主体

Why……なぜ、なんのために、目的、理由

How……どのように、いかにして、手段、実現方法


 メールには、ほぼこれらの項目情報が含まれています。メールが残ってさえいれば、紙ファイルよりも正確にやりとりした記録をトレースすることができます。送受信の時間は秒単位まで残りますし、どの接続元からか、どこのサーバを利用して送られたものかなどの情報も残ります。

 これらのメールの本文や添付ファイル、時間などの記録があれば、トラブルの元となった原因を断片としてでも探す際に有効な情報源となります。従業員や企業に「非がなかった」という証明にもなります。そのためにアーカイブが必要なのです。日常業務の中で過去の書類を探す機会が多くあります。電子メールのデータも、紙ファイルのようにしっかりと保管しておくことが今後ますます重要になるでしょう。

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