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» 2015年08月18日 08時00分 UPDATE

伊藤塾長の「実践マイナンバー 早わかり3分講座(緊急編)」:第2回 収集するのは、「誰」のマイナンバー?

「具体的に何をすればいいのか」と模索する企業担当者へ向け、やることをスッと理解できるマイナンバー実務Tips。今回のテーマは「集めるマイナンバーを洗い出す」です。

[伊藤健二&大橋恵子(パイプドビッツ),ITmedia]

この連載は……

 2016年1月に始まるマイナンバー制度。企業側の対応について、まだ情報収集の段階であったり、実際の運用ルールの作成に悩みが山積している担当者は多いことでしょう。

 本連載『実践マイナンバー 早わかり3分講座』では、マイナンバーの収集から保管、委託先の管理といった、実際に現場で直面する具体的な課題に特化し、その実務の対応ポイントを解説していきます。連載の途中で必要に応じ、みなさまにミニアンケートなどを実施し、その結果も解説していきたいと思います。


塾長:伊藤健二(パイプドビッツ総合研究所 政策創造塾塾長)

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パイプドビッツ総合研究所 政策創造塾 塾長/明治学院大学 学長特別補佐(戦略担当)。みずほ情報総研、慶應義塾大学にて7省庁の委員等で政策提言を行いつつ、産学官連携のプロジェクトを長年にわたって企画・推進する。慶應義塾大学では、産学官連携によりビジネスモデル研究・実践を行い、パイプドビッツと3年共同研究として三菱総研、みずほ情報総研など、さまざまなシンクタンクと連携した「政策創造プロジェクト」を推進し、政策創造塾を設立、塾長就任。2015年4月から現職。


進行と解説:大橋恵子(パイプドビッツ 経営ソリューション事業部長)

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法律事務所勤務の後、会計系のベンチャー企業に8年勤務。人事、法務、経理業務を経て、経営企画部門にてISMSの取得業務にも従事。3年間、省庁の実証プロジェクトにてプロジェクトマネージャーを務める。2014年4月より現職。主に中堅企業の人事ソリューションのマーケティング・販売、中小企業向けの会計システムの企画・マーケティングに携わる。



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 今回は、企業が「収集すべきマイナンバー」について整理していきたいと思います。

 実際の現場では、人事担当の方が相談してくるケースが多いためか、その企業が収集すべき対象を洗い出せていないケースが多々見受けられます。

 「従業員」はみなさん分かると思いますが、それ以外に企業が収集すべきマイナンバーの対象者は誰なのでしょう。


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 マイナンバーの記載が求められている書類は決まっています。

 つまり、各企業が提出している書類のうち「マイナンバーの記載が必要となる書類の対象者」が、今回、各企業が収集すべき対象の方々となってきます。このように整理すると、各企業が収集するマイナンバーの対象の方はシンプルに整理できます。


photo マイナンバー(個人番号)収集の対象者
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 まずは従業員とその扶養家族。加えて、支払調書を出す必要のある個人支払先が主な対象となります。

 その他には、店舗などで個人から不動産を賃借している場合の不動産のオーナーさん(個人事業主)や、信託銀行に委託せずに自社で株主に配当を行っている場合の株主がいる場合は、このような方も対象となりますね。


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 まず運用ルール作成の前に、自社が「誰のマイナンバーを収集すべきかを把握する」ことが重要です。

 そうしないと例えば、従業員用と個人支払先とで異なるマイナンバー管理システムを用意するといったことになりかねません。


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 提出する各書類などにおけるマイナンバーの記載開始時期によっても、収集すべきタイミングは異なると思います。こちらはいかがでしょう。


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 大別すると各書類へのマイナンバーの記載開始時期は以下のようになります。

 企業がマイナンバーを記載した書類を作成する時期までには、対象の方からマイナンバーを収集しておく必要があるということですね。


photo 各書類へのマイナンバー記載開始時期(2015年8月時点)
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 これに加えて、今年(2015年)の年末に各企業が従業員に提出してもらうことになる「平成28年分 給与所得者の扶養控除等申告書」にマイナンバーの記載欄が設けられることになりますね。


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 その通りです。

 したがって、今年(2015年)の年末に来年(2016年)の扶養控除等申告書を収集すると決めた企業は、少なくとも本年末までに、ガイドラインに沿ったマイナンバーを「収集」し、「保管する」仕組みを作る必要があります。


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 今回はマイナンバーの収集対象者について整理しました。

 次回は、企業の担当者が従業員からマイナンバーを収集するにあたって押さえておくべき「3つのポイント」を説明していきます。


今回のおさらい

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  • 運用ルール作成の前に、「マイナンバーを収集すべき対象」を明確にしよう
  • 従業員のマイナンバー収集の仕組みは年内に整える必要があります


<Information>マイナンバーセミナーのご案内

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 パイプドビッツでは、ガイドラインの解説にとどまらず収集から廃棄までの社内運用体制を、実際の運用ルール例やセキュリティ対策を交えて解説するマイナンバーセミナーを開催中です。

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