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» 2015年09月11日 08時00分 UPDATE

テクノロジーエバンジェリスト 小川大地の「ここが変だよ!? 日本のITインフラ」:第27回 解凍パスワードは続けてメールします (1/2)

みなさんの会社に、「ファイルをメールで送る際」のルールはありますか? 「解凍パスワードは別メールで送ります」ってこと、ありますよね。実はこれ、“ここ変”です。

[小川大地(日本ヒューレット・パッカード),ITmedia]
photo みなさん、ちょっと重要な見積書ファイルをメールで送る場合はどうしていますか?

 企業のメッセージインフラとして、今日も当たり前のように利用されている「電子メール」。

 当たり前すぎて、もう何も疑問に感じていない方は多いのですが、実はここにも日本特有のガラパゴスがいくつか存在します。中でも最も“ここが変だよ”と言われているのが「ファイル添付」です。

 みなさんの会社には、メールでファイルを送る際にどのようなルールがありますでしょうか? また、相手にどのように届いているかご存じでしょうか?

ファイルは暗号化して、パスワードは別メールで

 2015年現在、多くの日本企業では、メールでファイルを送る際に、セキュリティの観点から次のようなルールが設けられています。

  • ファイルはそのまま添付せず、zipなどで圧縮し、パスワードをかけてから
  • 解凍パスワードは同じメールに記載せず、別メールで送信

 これらの目的は誤送信対策ですね。確かに、間違えて送ってしまってもパスワードがなければ(パスワードが記載された2通めを送る前に気がつけば)情報漏えいにはならない“はず”です。また、受信者が何も考えずに他人に転送してしまうケースに備えるためとも言われています。

 ただし、ファイルを頻繁に送らなければならないユーザーにとって、これは面倒なルールです。最近では、送信者が少しでもラクするため、また忘れずに確実に実施するために、普通にメールを送るだけで「2通のメール」を自動的に送ってくれるソフトウェアやSaaS型サービスも国内で広く使われています。

 さらに、受信者がzipファイルを解凍できない場合に備えて、自己解凍型のexeファイルを作ってくれるタイプなどもあるようです。これも一種の日本の“おもてなし”精神なのだと思います。

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