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» 2015年11月05日 08時00分 UPDATE

プロマネ1年生の教科書:プロマネの正しい判断は、正しい情報収集から生まれる (1/2)

プロジェクトに関する情報を集め、判断をするのがプロマネのお仕事。となれば、その情報を取り扱うスキルもまたプロマネには必要なのです。あなたのチームでは、情報がしっかりと共有できていますか? できていると思っている人ほどハマる落とし穴が……。

[岩淺こまき,ITmedia]

連載:プロマネ1年生の教科書

 現代のプロジェクトマネジャーは、昔よりも難しいといわれています。多様な人材や混沌とした状況に苦しみ、「自分は向かない」と自信を失うこともあるでしょう。この連載は、プロマネになりたての人や、役職に就いたが“やることが山積みで、関係者の間で日々翻弄されている”人が、限られた権限やリソースの中で「ヒューマン/ビジネススキル」を使ってチームをよい状態へ導くことをテーマに、さまざまなスキルや活用法をご紹介します。

 対人スキルに優れたプロジェクトマネジャーが使いこなす“7つ道具”を紹介する本連載。今回から数回にわたって3つ目の道具「情報を取り扱うスキル」を紹介していきます。

 そもそも、なぜプロマネに情報を取り扱うスキルが必要なのでしょうか。それは“正しい判断”を行うためです。プロマネの手元には、日々さまざまな情報が舞い込んできます。プロマネはこの情報を基に判断をしていくのが仕事です。判断を誤らないためにも、情報の取り扱いには注意しなくてはなりません。

 上手に情報を集め、活用するにはどんな工夫ができるのか、そのためにどんなフレームワークが使えるのか、知識として押さえておくとよいでしょう。情報の取り扱いについては、メンバーから情報を収集し、集めた情報を整理し、判断するというフローに従うと「情報収集」と「情報整理」の大きく2つに分けられます。今回はまず、「情報収集」についてみていきましょう。

プロマネが集めるべき“情報”とは何か?

 情報収集において、最初に確認すべきこととして“プロマネが集めるべき情報は何か?”ということがあります。

 プロマネが集めるべきはプロジェクト(チーム)に関する全ての情報ですが、一口に“情報”と言ってもさまざまなものがあります。情報とは事実や現象などの内容や様子のこと。「仕様の変更要求が出た」とか「作業上の遅れ」など明確な事実だけではなく、「何となくあのメンバーの様子がおかしい」「チームの雰囲気が乱れている」など、明確な言葉で示せない(数値化できない)事項も含まれます。

 こうした情報は、文字だったりうわさだったりと表現(発現)の方法はさまざまですし、プロジェクトに与える影響の広さや深刻さなど、重要度も異なるでしょう。まずは、この膨大な情報をしっかりと集めるために工夫が必要となるのです。

photo プロジェクトマネジャーには会議や日報など、さまざまな形で情報が入ってくるはずです

進捗報告の目的を“正しく”伝える

 情報収集の手段として、最も多いのは「チームの定例会議(報告会など名前はさまざま)」と「日々の報連相(日報など)」の2つでしょう。“既に両方やってるよ”という方も多いでしょうが、きちんと情報を集められているかは別の話。きちんと「情報収集」ができているチームは、正しく報連相することを“良し”とする文化ができています。この文化を作るのに必要な3つのステップを見ていきましょう。

 その第一歩は「進捗報告の目的を正しく伝えること」です。例えば、あなたのチームでは「よい情報よりも、悪い情報が上がってくるスピードが遅い」なんてことはありませんか。あるいはメンバーから、悪い情報がギリギリになって上がってきて、「何でもっと早く言わないんだ!」と思ったことはありませんか。

 一般的には「悪い情報ほど早く報告すること」といわれているものの、メンバー側にも「言ったらややこしくなりそうだから」とか、「次の定例までに頑張れば何とかなりそうだから」といった言い分があるわけです。これは、進捗報告を行う目的を正しく共有できていないために起こる事象といえます。

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