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» 2015年11月19日 08時00分 UPDATE

プロマネ1年生の教科書:「その報告、今必要?」 ホウレンソウから自分の時間を守る3つの方法 (1/2)

報告してくれるのはうれしいけど、四六時中ホウレンソウを受けて、自分の時間がなくなってしまう。そんな悩みを持っているプロマネは多いもの。自分の仕事は夜や土日に……なんて状況に陥る前に、できる工夫があるのです。

[岩淺こまき,ITmedia]

連載:プロマネ1年生の教科書

 現代のプロジェクトマネジャーは、昔よりも難しいといわれています。多様な人材や混沌とした状況に苦しみ、「自分は向かない」と自信を失うこともあるでしょう。この連載は、プロマネになりたての人や、役職に就いたが“やることが山積みで、関係者の間で日々翻弄されている”人が、限られた権限やリソースの中で「ヒューマン/ビジネススキル」を使ってチームをよい状態へ導くことをテーマに、さまざまなスキルや活用法をご紹介します。

 昼間は会議や部下からの報告に時間を奪われ、自分の仕事は夜遅くや場合によっては土日に回すことに……。プロマネの皆さん、こんな状況に追い込まれていませんか?

 前回はプロマネに必要な「情報を取り扱うスキル」の全体像と、情報を収集するためのチームの文化づくりについてご紹介しました。メンバーからウソがない正確な情報を出してもらうこと、これが正確な判断ができるようになる第一歩です。

 とはいえ、どんな情報でも“遠慮なく”報告されるのもまた問題。処理すべき事柄が増え、必要なものとそうでないものを判断する時間が膨らんでしまうのです。もう少し話を整理してから報告してくれよ――とならないために、プロマネが行うべき工夫について見ていきましょう。

photo 何でもかんでも相談される、という状況もまた問題です(写真はイメージ)

チームの「ホウレンソウルール」を伝える

 プロジェクトが始まってからしばらくは、プロマネとメンバーのお互いが出方を伺う“調整期間”であることが多いと思います。この際に「やりづらいな」と感じたら、正直にそれを伝えて“ホウレンソウルール”を決めるのが良いでしょう。これは個人の好みにもよるところが大きいので、やりやすいのはこんな感じ、と提案する形がスムーズです。

 「どのように報告されるのがよいか分からない」という方は、こちらの汎用的なフレームを参考にしてみてはいかがでしょうか。以下の図をベースに、どのようなツールを使って伝えるか(口頭やメールなど)などを加え、自分流にアレンジするとより使いやすくなります。

photo 情報精査の汎用的なフレーム

 話を整理しないまま(あるいは整理できずに)、何でも“ちょっといいですか”と相談する人は意外と多いものです。考えなしの行動に見えるかもしれませんが、不安な気持ちを払拭したいなど、一定の目的はあるはず。逐一ルールを提示する必要はありませんが、よほど相談が多いメンバーには、この表に基づいて「この間の相談って、本当は後でもよかったんじゃない?」など、振り返って話し合う機会を設けるのがオススメです。

端的にホウレンソウできるプレゼン力をつけさせる

 まとまった作業時間が欲しいのに、部下からの報告で集中が途切れてしまう……。こんな悩みがある人は多いのではないのでしょうか。細かい割り込みが、地味かつ確実にプロマネの時間を圧迫していきます。ルールを決めて回数を減らすだけでなく、1回あたりの手間もなるべく減らすアプローチも有効です。

 報告や相談を受けたときに、プロマネが何より欲しい情報は“自分の関わり方”でしょう。判断をする必要があるのか、ただ聞くだけでよいのか。それがすぐ分かるようにメンバーに徹底してもらうのです。

 「〇〇の案件についての報告(または連絡、相談)です。承認(指示)をいただきたいんですが、3分ほどお時間をいただけますか?」

 このような話の構成ならば、話を聞く前に「今聞くべきか、後で聞けばいいのか」が判断できるようになります。ホウレンソウをする側としても「ちょっと待って、それって相談? ただの報告?」と聞かれて話を中断されるのを防げます。こうしたルール作りはお互いのメリットになりますが、それだけでは新たなリスクが生まれてしまうので、注意が必要です。

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