マイナンバー2015
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» 2016年04月28日 07時00分 UPDATE

漏らさずしっかりガードするための「マイナンバーQ&A」(後編) (1/2)

2016年の1月からスタートしたマイナンバー制度。政府の方針の変化もあり、まだまだ広く世の中に周知されているとは言い難いマイナンバーの取り扱いについて、Q&A形式で紹介します。後編では、情シスが知っておきたい「マイナンバーの管理」と「マイナンバーの活用」について解説します。

[中尾健一(アカウンティング・サース・ジャパン),ITmedia]

 2016年の1月からスタートしたマイナンバー制度ですが、政府の方針が少しずつ変化していることもあり、まだまだ広く世の中に周知されているとは言い難い状況です。中小企業のマイナンバー担当者の中にも、疑問を抱えている人がいまだ多いという状況を踏まえ、マイナンバーで抱えがちな疑問を、Q&A形式でまとめてみました。

 おさらいをかねた前編に続き、後編では、情シスが知っておきたい「マイナンバーの管理」と「マイナンバーの活用」について解説します。

マイナンバーの管理

Q7:マイナンバーはどのように管理するのが望ましいのでしょうか

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 マイナンバーは機密情報なので、むやみに人目に触れるところで作業しないことです。

 企業などの場合は、マイナンバーを取り扱うエリアにはパーティションを設け、マイナンバーを用いた作業に関わらない社員は入れないようにしましょう。

 また、どうしてもマイナンバーの記載された書類を保管する必要がある場合は、必ず鍵のかかる場所に保管することも忘れないようにしてください。

 紙にマイナンバーが記載されている状態で保管しておくと、紛失のリスクや、思わぬ形で漏えいする恐れもありますので、できるだけ紙での管理は避けて、最近多く出回っているクラウド上のマイナンバー管理サービスを利用することが、より安心できる選択肢となります。

Q8:マイナンバーは他人に見られるのも問題でしょうか

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 マイナンバーは社会保障、税、災害対策の分野の手続のために行政機関等に提供するものです。必要な手続き以外で提示を求めたり、むやみに他人に見せたりすることは法律で禁止されています。

 また、以前個人が自身のブログでマイナンバーを公開したことが話題になりましたが、個人のブログやSNSなどで、自らのマイナンバーを公表することも法律違反になる可能性があります。気を付けましょう。

Q9:マイナンバーが漏えいしたときはどうしたら良いでしょうか

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 企業、個人ともに、マイナンバーの取り扱いには細心の注意が必要です。

 しかしながら、万が一マイナンバーが漏えいしてしまった場合にはどうすれば良いのでしょうか。

 これはその他の個人情報が流出した際も同じことが言えますが、まずは正確に状況の確認をしましょう。原因や流出したマイナンバーの範囲などを整理し、該当するマイナンバーの持ち主である本人にも連絡をするようにしましょう。

 マイナンバーの漏えいが起こった場合には、過失であっても個人情報保護委員会への報告が必要なケースがあります。事前にマニュアルやガイドラインを定めておくことはもちろんですが、いざというときはこうした機関にも相談のうえ、被害を最小限にとどめ、再発防止に努めましょう。

Q10:副業をしています。マイナンバー制度の導入で、副業が会社にばれてしまうのでしょうか

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 結論からいうと、マイナンバー制度が導入されたからという理由で、従業員の副業がばれるというのは誤解です。

 マイナンバー制度の導入前から、副業が給与所得の場合などには会社に知られるケースはありました。例えば住民税を特別徴収(会社が個人にかわって納入)している場合、住民税は前年度の所得により徴収額が決定されますので、勤務先の給与だけで決定する特別徴収額と金額が異なり、副業での収入が加算された特別徴収額になっていることで、結果として副業の事実を会社が把握することとなる場合もあります。

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