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» 2003年10月27日 00時00分 UPDATE

情報システム用語事典:RFP(あーるえふえぴー)

request for proposal / リクエスト・フォー・プロポーザル / 提案依頼書 / 提案要請書 / 入札依頼書

[@IT情報マネジメント編集部,@IT]

 企業が情報システムやITサービスなどを調達する際に、発注先となるITベンダに具体的なシステム提案を行うよう要求すること、またはその調達要件などを取りまとめたシステム仕様書を指す。日本語では「提案依頼(書)」「提案要請(書)」「提案要求(書)」「提案要望(書)」「提案募集(書)」「入札依頼(書)」「見積依頼(書)」「提案書提出要請(書)」など、さまざまな訳が使われる。

 ITベンダ側はRFPに基づいて大まかなシステム設計を行って提案書を作成し、ユーザー企業に提出する。ユーザー企業はその提案書を評価して、調達先の決定や契約の締結などを行うことになる。

 RFPには決まった書式はないが、システムの「概要と目的」「必要な機能」「求められるシステム条件」「サービスレベル」「予算」「納期」「契約条件」「評価プロセスと評価基準」「調達方針」「環境」など具体的な要求を盛り込む必要がある。さらに各要求に優先度を付け、システム導入にあたってゆずれない条件を明記することもポイントだ。またベンダに対して、「提案書の形式」「提出期限」「提出先」「提出方法」などを指定する。

 RFP作成については、まずユーザー企業内で対象となる部門スタッフ(エンドユーザー)へヒアリングを行い、現状の業務やシステムに対する改善要望を洗い出すことから始まる。この作業を担当するのは主にユーザー企業の情報システム部門だが、場合によってはシステム導入の対象部署から担当者が任命されることもある。いずれにしても、業界特有のビジネス用語をできるだけ排除することが重要だ。このヒアリング結果を受け、具体的な機能要件に落とし込む。

 RFPの作成は、ベンダへの情報提供のほかに、事前にシステム要件を明らかにすることで、開発フェイズに入ってからの混乱を未然に防止することが期待される。とはいえ、実際に開発作業に着手すると、エンドユーザーからの要求が変更される可能性もある。特に最近のプロジェクトでは、機能を少しずつ追加してエンドユーザーに検証してもらいながら開発を進めるスパイラル型開発が主流なので、出来上がったシステムを見てさらに高度な要求を突き付けるエンドユーザーも少なくない。また最初のRFPはあいまいで開発工程に入ってから、詳細な要求が決まるというパターンも多い。こうしたリスクを防ぐには、エンドユーザーの要望を初期段階で引き出すテクニックが必要となる。こうした声に応えるため、ユーザー企業のRFP作成を支援するコンサルティングファームも増えてきた。

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