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» 2007年01月16日 12時00分 UPDATE

ユーザーサイド・プロジェクト推進ガイド(17):社内用語を統一する「用語辞典」作成のポイント (1/2)

社内で用語を統一するためには、用語辞典を整備するのがよい。用語辞典作成のポイントを解説していこう。

[山村秀樹,@IT]

 前回「言葉の不統一がもたらす業務とシステムへの悪影響」では、システム開発プロジェクトは用語を統一する良い機会であり、用語辞書を作成することを提案しました。しかし、用語辞書の作成には大変なエネルギーが必要で、事前に用語辞書のポイントをしっかりと押さえておかないと大変なことになります。

 またプロジェクトメンバーがその苦労に勝る便利さを期待、実感できるようなものでないと、用語辞書を完成できずに終わってしまう可能性もあります。用語辞書の完成には、用語辞書に便利な機能を付加することも大きなポイントとなります。

用語辞書の項目

 用語辞書として必要な項目は、以下のとおりです。

  • 業務で使用する用語
  • システムで表示スペースに制約がある場合に使用する略語
  • 用語の意味
  • 用語を使う職場
  • 同じ意味の用語。システムに使用しない用語
  • 記載・更新・削除した作業者名とその日付
  • 調査当時、その用語や同義語を使用している帳票名。既存システムで使っていればその画面名や帳票名。および、調査した日付
  • 備考

 値を表す用語の場合は以下の項目も記載します。

  • 単位
  • 書式、けた数(YYYY/MM/DD、#,##0.00、NNNNNなど)
  • 値の範囲
  • 算出式

用語の登録・更新・削除と日付を明示する

 用語辞書全体のバージョンとしての日付以外に、各用語の調査日付は重要です。全体の日付は、印刷された用語辞書を使用する場合に、それが最新か否かを判別するために重要なものです。一方、個々の用語に関する日付は、その用語に関する情報の有効性を判断する材料になります。

 変更前の用語や削除した用語は、用語辞書から物理的に上書きしたり削除したりするのではなく、取り消し線や取り消しマークを付けて見えるように残します。そして、その作業日付を記しておきます。

 企業活動には、変化がつきものです。事業や部門の統廃合、新しい商品の開発や廃止、設備の増強や廃棄などが、少なくない頻度であります。それに伴い、新たに追加されるべき用語、不要となる用語、意味合いが変わってしまう用語があります。

 その意味で、用語の履歴は重要です。用語を調査したり検討したりする際、過去にどのような経緯があったかを知りたくなったり、必要になったりすることがあります。詳細な履歴でなくても登録日付があれば、その日付付近の議事録など関連資料を検索することができます。

用語の出所・出典を明示する

 用語辞書には、調査した時点でその用語や同義語を使用している帳票名、システムで使っていればその画面名や帳票名を、調査した日付とともに記載します。

 この記述は、チーム内での検討の場だけでなく、各職場に用語の検討内容を説明したり、調査をやり直したりする場合に大いに役立ちます。

用語の単位を明示する用語の単位を明示する

 単位は見過ごされがちなようですが、重要です。

 言葉自体からは意味が分からなくても、単位から意味が理解できるケースもあります。言葉だけでは分かりにくいことも、単位を付けて説明すると理解しやすくなり、誤解を防ぐこともできます。実際の画面や帳票にも必ず単位を表示するようにすべきです。

 例えば“原単位”でも、ある職場では単位重量に占めるその要素の重量で表したり、別の職場では単位重量に占める費用(金額)であったり、単位金額に占める金額であったり、さまざまです。名称をそれぞれ別にすればよいのですが、表示スペースの関係で、略語を使うしかない場合があります。この場合、原単位(g/kg)、原単位(\/kg)、あるいは原単位(\/\)などと示せば、説明が抜けたとしても誤解を回避できます。

 特に算出式を確認したり説明したりする場合、「売上(\)=単価(\/個)×数量(個)」のように、各要素に単位を付けると間違いを防ぐことができ、理解もスムーズにできます。これらがしっかりとした資料になっていると、新入社員や転入者の教育にも役立ちます。

帳票や画面を調べて用語を洗い出す

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 プロジェクトメンバーは、現場に出向いて業務調査をします。しかし、そこでいきなり「ここの業務で素人に分かりにくい言葉はありますか」「同じことを別のいい方をするものはありませんか」などと聞いても、彼らにとっては当たり前なことなのでピンと来ません。また、時間をかけて懸命に考えてくれることも期待できません。

 そこで、その業務で使われている伝票や日報などの帳票を借りて、そこから言葉を抽出します。調査する業務に関係するシステムが存在すれば、その画面や帳票から言葉を抽出します。画面や伝票、報告書などの帳票はシステム化の対象になる確率が高く、それら自身の現状仕様調査と兼ねて言葉も洗い出せば、二度手間にもなりません。

 調査の際、言葉とその意味、使用している職場や資料名だけではなく、値のあるものであれば、そのけた数などのフォーマットや単位も調べて控えておきます。小数点以下の有効けた数などが、資料によって違っていれば、そのことも記しておきます。有効けたの不備は問題になることが多いので、きっちりとフォローしておいてください。

違和感を放置しない

 打ち合わせや普段の会話の中に不明な言葉があれば、できるだけその場で意味を明快にするよう注意します。また、これまで得た知識が打ち合わせや会話中に「何かおかしい」とシグナルを発することがありますが、それを放置してはいけません。

 用語を洗い出す作業は、「用語は職場によって違う」という認識のない人たちと話し合う中で行う作業です。別の職場で使われている用語と同音で意味の違う用語などは、相手が自然でスムーズに話せば、何かしら違和感を覚えても、その後すぐに違和感が消えてしまうことがあります。これを放置すれば用語辞書の不備となり、後々気付いたときには、すでにプロジェクト作業が混乱してしまっているということになりかねません。

 「何かおかしい」と感じたことは、すぐにメモするようにします。人の話を途中でさえぎって質問をすることに遠慮を感じる場合がありますが、メモしておけば問い直すことができます。せっかくの疑問や違和感をそのまま忘れてしまえば、重要な事柄や貴重な機会を失うことになるかもしれません。

 メモは、物事を忘れてもいいように取るものです。メモを取ることによって、新たなことに集中することができます。メモを取ることは仕事の基本であり、プロジェクト作業でも基本となることです。疑問や違和感を忘れまいとして肝心の話を聞き漏らすようなことがあれば、話してくれた人と自分の時間を無駄にしたことになります。

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